Курсовая работа: Ділові засідання
Для того, щоб ефективно та без проблем вести ділове засідання необхідно, з одного боку, дотримуватися широковідомих та використовуваних правил ведення засідань будь-якого масштабу- так званихRobert'sRulesofOrder, а з іншого боку- виходити із принципів здорового глузду, які у загальних рисах визначають поведінку учасників.
Robert'sRulesofOrder є системою парламентської процедури, яка вперше була опублікована у США у 1876 р. По суті, ці правила - система, що визначає, яким чином має проходити засідання будь-якого рівня. Деякі з правил дуже детальні, але зовсім не потрібно знати їх усі і повністю. Однак необхідно чітко уявляти основні їх принципи.
Не всі засідання настільки формальні, щоб при їх проведенні жорстко дотримуватися названих правил. Багато ділових засідань є неформальними заходами, на які співробітники збираються тоді, коли цього вимагає робоча ситуація. Та навіть на засіданнях такого роду необхідно дотримуватися певної процедури. (Може статися так, що присутні, бажаючи висловити свою думку або захистити свій погляд, почнуть говорити одночасно.) Тому головуючому на самому початку засідання необхідно прийняти і довести до присутніх конкретні правила, за якими буде проходити обговорення та прийматимуться рішення.
Знання основних принципів процедури ведення засідань, які були визначені уRober'sRulesofOrder, безумовно допоможе при цьому:
-Головуючий відповідає за проходження засідання згідно з прийнятим порядком денним і не допускає переривання виступаючого іншими учасниками.
-Учасники, що бажають виступити, як правило, піднімають руку. Головуючий потім визначає особу, яка буде виступати. Очевидно, що коли на засіданні присутня незначна кількість співробітників, їм не обов'язково піднімати руку над головою, достатнім буде невеликий рух рукою вверх. Інколи може бути досить лише прямого погляду на головуючого.
-Після того, коли головуючий визначить учасника, який виступатиме, ця особа може говорити, викладаючи свою думку щодо конкретного питання, протягом відведеного їй часу. Якщо хтось намагається втрутитися у виступ, головуючий має право у ввічливій формі зауважити, що промова ще не закінчена. При цьому головуючий повинен надати право виступити усім бажаючим.
-Крім того, що головуючий не допускає втручання у виступи, він також стежить за тим, щоб оратор не повторював себе або ж не говорив не по суті.
-Після закінчення свого виступу оратор мусить надати іншим присутнім можливість висловити свою думку.
Основні принципи здорового глузду, які визначають принципи поведінки учасників, можуть бути передані учасникам як частина порядку денного, або ж їх можна встановити на початку засідання:
-Бути відкритим для сприймання інформації, що надається.
-Шукати способи та шляхи використання отриманої інформації.
-Не допускати особистих випадів проти будь-кого ні в якій формі (словами, жестами, позою чи мімікою).
-Вчасно повертатися з перерв. Якщо вам необхідно терміново вийти із приміщення, де проводиться засідання, робіть це, не заважаючи присутнім продовжувати роботу.