Курсовая работа: Документирование деятельности предприятия с участием иностранного партнёра
Каждая фирма имеет свое определенное название. Частные фирмы могут быть зарегистрированы под именем собственника или под нарицательным именем. Товарищества с ограниченной ответственностью обычно содержат в своем названии имена владельцев и сокращение Ltd.
Американские корпорации имеют в своем названии сокращение Corp, Inc или Co. Pte. Ltd - сокращение, используемое в частными компаниями с ограниченной ответственностью во Франции.
Почтовый адрес обычно состоит из номера улицы и дома; местности; названия округа, провинции; почтового кода. В зарубежной переписке необходимо прибавлять и название страны в которую адресовано письмо (на языке страны отправителя). Если у адресата есть почтовый ящик, то его номер проставляется вместо номера дома и улицы.
Когда письмо отправляется на временный адрес, используют маркер до востребования. Почтовый адрес также может содержать инструкции почте и/или адресату.[3]
Основная часть письма содержит сообщение. Обычно оно не превышает одну страницу. Если размер сообщения больше, то оно продолжается на новом листе.
Приветствие в каждой стране имеет определенную форму и как правило специфично для каждой страны. Во Франции как правило используется обращение Мадам и Месье. Заключительная фраза должна согласовываться с приветствием.
Подпись может ставиться только теми лицами, которые это делать уполномочены. Этим полномочием наделены владелец компании, официальные лица компании и служащие, которым это полномочие было передано. Поскольку подписи очень трудно прочитать, то имя лица печатается под самой подписью. Название фирмы ставится под подписью.
2.3 Дополнительные части делового письма
Кроме основных частей письмо может содержать и дополнительные:
Вниманию конкретного лица;
Краткое содержание письма;
Приложение и копии;
Постскриптум;
Заглавие листа продолжения;
Маркер вниманию конкретного лица применяется когда необходимо доставить письмо, адресованное организации, конкретному лицу или отделу; печатается ниже адреса со словом “вниманию”.
Суть письма для удобства читающего может излагаться перед началом текста. Обычно помещается ниже приветствия, но может ставиться и выше приветствия. Краткое содержание письма печатается заглавными буквами, подчеркивается или берется в квадратные скобки.
Когда письмо отсылается с приложениями или копиями это должно быть отражено в нижнем левом углу листа. Как правило используется слово “копия(и)” за которым следует перечисление лиц, которым она(и) предназначена(ы). Ссылка на приложения может указываться в левом поле напротив той строки, где упоминается приложение, В нижнем левом углу бланка письма ставится слово “приложение(я)” с последующим их перечислением.
Постскриптум, напечатанный в нижней части письма добавляется для сообщения читающему чего-либо произошедшего в последнюю минуту или для того чтобы подчеркнуть какой-нибудь важный аспект.
Заглавие листа продолжения содержит имя адресата, дату и номер страницы. Расположение зависит от компоновки письма.
Например:
ООО “Арт Компакт”
2006-06-01
Страница 2
Или:
ООО “Арт Компакт” 2 2007-06-01
Конверт
На конверте пишутся два адреса - адресата и отправителя. Адрес получателя - это подробный внутренний адрес. Когда используют конверт с окном, то внутренний адрес служит и как адрес на конверте.
Формы пунктуации
Пунктуация в основной частиписьма такая же как и в любом другом печатном тексте. По отношению к другим частям письма существует три различных вида пунктуации: открытая, закрытая и смешанная.
В письме с закрытойпунктуацией знаки препинания ставятся после даты, каждого элемента внутреннего адреса, приветствия и заключительной фразы.