Печатается от границы левого поля шрифтом Times New Roman Cyr N 12 через 1,5 интервала. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

4. Приложение. Если служебная записка имеет приложения, названные в тексте, отметка о наличии приложений оформляется по следующей форме:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если служебная записка имеет приложения, не названные в тексте, их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров. Например:

Приложения:	1.	Справка по итогам работы Архива Государственного Аппарата в первом полугодии 2006 г. на 4 л. в 1 экз.
2.	Расчет потребности Архива Государственного Аппарата в компьютерной и организационной технике на 3 л. в 1 экз.

5. Подпись. Служебные записки подписываются должностными лицами в пределах прав и компетенции, установленных должностными инструкциями, и в соответствии с распределением обязанностей. В состав реквизита "Подпись" входят полное наименование должности лица, подписывающего служебную записку, его личная подпись, инициалы и фамилия. Например:

Начальник отдела учета

и систематизации законодательства

Правового управления А.П.Любимов

Наименование должности печатается с выравниванием по левому краю в границах, отведенных для реквизита. Длина самой длинной строки не должна, как правило, превышать 8 ( 9 см. Инициалы и фамилия размещаются на расстоянии не менее 12,4 см от границы левого поля. Если длина строки в расшифровке подписи превышает 4 см, допускается смещение ее в сторону площади, отведенной для личной подписи.

При подписании служебной записки несколькими лицами, занимающими равные должности, их подписи располагают на одном уровне. При подписании служебной записки несколькими лицами, занимающими разные должности, их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей уровню занимаемых должностей. Например:

Консультант

отдела прохождения документов

и делопроизводства Управления

документационного обеспечения И.В.Ларионова

Специалист-эксперт

Архива Государственного Аппарата Н.Е.Юркевич

6. Дата. Оформляется словесно-цифровым способом. Печатается ниже реквизита "Подпись" от границы левого поля. Например:

15 марта 2007 года

7. Номер. Состоит из буквенно-цифрового индекса. Печатается ниже реквизита "Дата" от границы левого поля. Например:

2.6-18/216

8. Отметка о переносе данных на машинный носитель. Располагается в пределах нижнего поля справа и проставляется в момент изготовления документа.

Образец оформления служебной записки прилагается.

3 Разновидности писем в деятельности организации

Первым письмом в составленной переписке является письмо-извещение . Письмо-извещение - служебное письмо, информирующее о публичных мероприятиях (совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т.п.).

Письма-извещения, как правило, рассылаются широкому кругу организаций, учреждений, предприятий с целью их привлечения или приглашения к участию в проводимых мероприятиях. В зависимости от конкретной ситуации письма-извещения могут только сообщать о проводимом мероприятии, времени и месте проведения, но могут одновременно приглашать к участию, сообщать об условиях участия в мероприятии и содержать другую вспомогательную информацию.

Письмо-извещение может иметь приложения, содержащие карту участника, анкету участника, программу мероприятия и другие информационные материалы.

Письмо-извещение может быть одновременно письмом-приглашением, а приглашение -отдельным документом.

Письма-извещения, как правило, рассылаются по списку, поэтому реквизит «Адресат» оформляется обобщенно или не оформляется вообще.

Подписывают письма-извещения руководитель организации или заместитель руководителя, отвечающий за организацию и проведение мероприятия. Письма-извещения могут подписываться и несколькими руководителями, если мероприятие проводится совместно несколькими организациями.

Этот вид письма используется организациями, предприятиями или учреждениями для сообщения адресату какой-либо информации, могущей заинтересовать его. Такой информацией может быть изменение цен, сроков поставки; открытие нового производства, филиала, представительства; производстве нового вида продукции и т.п... В данной переписке письмо-извещение используется для уведомления фирмы - потенциального покупателя партии компакт-дисков о выходе нового альбома популярной группы.