Курсовая работа: Электронный документ и его место в делопроизводстве и архивном деле
Разработка первой спецификации цифровых компакт-дисков послужила основой для создания дисков с комплексным представлением информации, то есть способных хранить не только звуковую, но и текстовую, графическую, видеоинформацию. Однако первая спецификация давала возможность диску работать лишь на конкретной модели накопителя. Разработанная вскоре вторая спецификация определяла уже как логический, так и файловый форматы диска.
Вскоре был принят международный стандарт ISO-9660 для цифровых дисков, определявший их логический и файловый форматы. Все диски, соответствующие данному стандарту, совместимы друг с другом. Этот стандарт определяет способ записи по типам информации: текст, графика, звук и т. д. Стандарт доступен для любой операционной системы, существующей в настоящее время.
Благодаря своим малым размерам, большой емкости, надежности и долговечности аудио компакт-диск получил широкое распространение.
CD- ROM – наиболее распространенный вид оптических дисков для использования в персональных компьютерах.
CD-ROM – компакт-диск с постоянной памятью, предназначенный для хранения и чтения значительных объемов информации (550 Мбайт и более). Он содержит компьютерную информацию, которая считывается дисководом, подключенным к ПЭВМ.
CD-ROM появились в 1985 г. на рынке баз данных и представляют собой отпечатанную из пластмассы круглую пластину.
На один CD-ROM можно вместить 150 тыс. страниц текста, что равно 17 библиям. Емкость такого диска, при малом размере, равная 650 Мбайт, эквивалентна емкости около 450 трехдюймовых дискет.
CD-ROM относится к средствам мультимедиа, то есть интерактивным аудиовизуальным средствам, позволяющим одновременно проводить операции с подвижными графическими изображениями, текстом и звуком. Информация обычно представляется в виде комплекса: графика – меню – гипертекст (инструмент последовательных ссылок на текстовые и графические фрагменты при поиске нужной информации).
CD-ROM по своей конструкции, внешнему виду и физическим параметрам почти идентичен аудио компакт-диску. Принципиально одинаковы устройства для считывания информации с компакт-диска и CD-ROM. Различия состоят только в том, что используются различные способы преобразования сигнала в отображаемую информацию. Считывающее устройство компьютера работает как с CD-ROM, так и с аудио компакт-диском.
Главным преимуществом CD-ROM, по сравнению с жесткими и гибкими дисками, является высокая информационная емкость. Особенностью CD-ROM является то, что информацию, находящуюся на диске, нельзя изменить и нельзя записать на носитель непосредственно с компьютера. Существует еще одна особенность CD-ROM. Информация на нем расположена на одной спиральной дорожке, а не на кольцевых дорожках, как на магнитных дисках. Такое размещение информации замедляет ее считывание по сравнению с использованием жесткого магнитного диска, из-за чего возрастает время доступа и замедляется передача данных. Для жестких магнитных дисков среднее время доступа к информации и передача данных приблизительно равно 35 м/сек, а для CD-ROM 350-500 м/сек.
Таким образом, существует несколько типов носителей ЭД, к которым относятся магнитный и оптический.
1.2 Электронные технологии в делопроизводстве
В Российской Федерации к числу приоритетных задач относится правовое обоснование использования электронного документа в делопроизводстве организаций, а также при передаче электронных документов на хранение, в том числе, на государственное архивное хранение. Определенная роль в их решении принадлежит архивному ведомству и ВНИИДАД, который проявляет заинтересованность и непосредственно участвует в соответствующих разработках.
Первым шагом урегулирования вопросов использования документов, создаваемых средствами вычислительной техники, была разработка ГОСТ 6.10.4-84 “ Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения”, в числе авторов которого был Главархив СССР. Форма государственного стандарта была использована для законодательного закрепления юридической силы новых документов.
Отечественные специалисты до настоящего времени не пришли к единому пониманию “электронного документа”. Неопределенность приводит к трудностям придания юридической силы информации, записанной на машинном носителе. Единственным технически возможным способом придания доказательности “электронному документу” является использование электронной подписи. Единственное действующее в масштабе государства определение дано в ГОСТ Р 51141-98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения”, который определяет “документ на машинном носителе” как документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной[2] .
Стандартом было установлено, что машинограмма должна быть создана с учетом требований государственных стандартов на унифицированные системы документации. Постепенно машинопись была заменена на компьютерную печать.
Что касается машинного носителя, то стандарт установил и для него обязательные реквизиты оформления по типу бумажных документов:
o наименование организации - создателя документа
o местонахождение организации - создателя документа или почтовый адрес
o дата изготовления документа
o код лица, ответственного за правильность изготовления документа на машинном носителе или код лица, утвердившего документ.
Обязательные реквизиты документа на машинном носителе предлагалось размещать способом, позволяющим однозначно идентифицировать реквизит. В дальнейшем при внедрении стандарта были предложения располагать реквизиты на специальных этикетках, на начальной площади ленты и т.д.
В действительности стандарт обеспечил использование лишь машинных распечаток - машинограмм, которые стали оформляться как традиционные бумажные документы.
ГОСТ 6.10.4-84 лег в основу подготовки разделов ГСДОУ (ВНИИДАД,1991г.) и Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации (Росархив, М., 1992), касающихся требований к машиночитаемым документам.
Во всех последующих выходящих нормативных и методических документах ВНИИДАД затрагиваются вопросы использования и хранения электронных документов: в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, в новых Правил работы государственных архивов и архивов государственных организаций и др. (2007)
“Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения”(Росархив, ВНИИДАД. М., 2000) также ориентирован и на документы “на нетрадиционных носителях”, уравнивая их по срокам хранения с бумажными документами. Например, статья 64 “Кодификационные картотеки, базы данных (справочные, полнотекстовые) по законодательным актам и другим нормативным документам(инструкциям, правилам)”- на государственное хранение не передаются.
Заинтересованность архивного ведомства нашла отражение в Положении об Архивном фонде Российской Федерации (Указ Президента Российской Федерации от 17 марта 1994г. N 552), где установлен срок временного хранения документов государственной части Архивного фонда на машинных носителях в ведомственных архивах - 5 лет.
Отсутствие законодательного акта об электронной подписи не является реальным препятствием использования ЭД. Имеются законодательные акты Российской Федерации, на основании которых издаются ведомственные положения, инструкции, обеспечивающие законное функционирование ЭД. Такими актами являются Федеральный закон “Об информации, информационных технологиях и о защите информации” от 27 ибня №149-ФЗ 2006г.. и Гражданский кодекс Российской Федерации 1995г., соответствующие статьи которых используются в ведомственных нормативных актах Центрального Банка России, Высшего Арбитражного суда Российской Федерации, Государственные стандарты (например, ГОСТ Р 34.10-94 “Информационные технологии. Криптографическая защита информации. Процедуры выборки и проверки электронной цифровой подписи на базе ассиметричного криптографического алгоритма”) и др. для юридического обеспечения обмена электронными документами.
Подготовлен проект Модельного закона об электронной цифровой подписи, который предполагается как свод унифицированных правил и процедур в рамках СНГ, которые будут приняты всеми участниками и введены в соответствующих странах в качестве законодательных актов. «Наличие такого закона обеспечит юридически закрепленный обмен электронными документами в рамках СНГ.[3] Информацию о проекте Модельного закона СНГ». см. в журнале “Компьютерра” № 13(342) от 11 апреля 2000г., с.26-27.
Госдумой принят Федеральный закон “Об электронной цифровой подписи” от 13 декабря 2001 г. №129-ФЗ