Курсовая работа: Якість і ефективність управлінських рішень

Сукупність взаємозв'язаних операцій становить більш складне структурне утворення — управлінські процедури, виконанням яких досягають певної локальної цілі. Процедури — це плани у тому відношенні, що вони встановлюють рутинний метод підходу до майбутньої діяльності, певний регламент функціонування апарату управління. Вони є орієнтирами для дії і в хронологічній послідовності детально вказують як саме потрібно виконувати необхідні дії.

Важливим засобом удосконалення процесів менеджменту є впровадження його раціональної технології, яка передбачає алгоритмізацію (опис менеджменту у вигляді взаємопов'яза­них операцій і правил їх здійснення). Технологія менеджменту — це сукупність практичних прийомів, методів і засобів впливу на керований об'єкт, які здійснюються на основі пізнання закономірностей управлінських процесів і використання відповідних правил і процедур. На відміну від технології процесів виробництва, що являє собою науку про фізичні, хімічні, біологічні та інші способи впливу на сировину,матеріали (предмети праці) для одержання відповідноїпродукції, технологія менеджменту — це перш за все процес збирання, обробки і передачі інформації з метою підготовкиприйняття і реалізації рішень. Суть технології менеджменту полягає в установленні організаційного порядку в системі і визначенні раціональної послідовності виконання управлін­ських робіт.

Умовами ефективності технології менеджменту стосовно організації кожного процесу є:

1) створення системи внутрішньо-виробничих, організаційно-правових документів для комплексної регламентації діяльності апарату управління (поло­жень про відділи і служби, посадових інструкцій, алгоритмів і стандартів на функції менеджменту і окремі види управ­лінської діяльності та ін.);

2) розробка і дотримання раціо­нальних процедур здійснення управлінських операцій;

3) пра­вильне поєднання в менеджменті кількісних і евристичних методів;

4) використання сучасної оргтехніки і спеціальних прийомів, що полегшують пошук альтернатив, вибір і обгрун­тування варіантів рішень та використання їх (метод "мозкової атаки", таблиці рішень, карти управлінських процедур)технологічні карти на документ, посадові операційні карти тощо);

5) повне врахування вимог законів формальної логіки(тотожності, протиріччя, виключення третього, достатньої підстави) і широке використання її категорій (мислення, суд­ження, висновок, силогізм, досвід, спростування, асоціація рефлексія, інтуїція та ін.).

До технології менеджменту ставляться інші вимоги: єдністьтехнологічного процесу, яка повинна забезпечувати поєд­нання робіт з таким розрахунком, щоб виключити взаємні перешкоди; неперервність технологічного процесу; мінімаль­на вартість і трудомісткість технологічних процесів; рівно­мірність завантаження апарату управління.

З точки зору технології процес менеджменту розглядаєтеся перш за все як поетапна діяльність, пов'язана з прийняттям і реалізацією господарських рішень.

Судячи з досвіду кращих промислових підприємств, при проектуванні процесу менеджменту доцільно розробляти різні технологічні документи: загальний алгоритм управління, різні карти, інструкції, технологічні довідники і стандарти. Для творчих процесів праці менеджерів слід розробляти техноло­гічну документацію у вигляді технологічних карт-довідників і укрупнених блоків-схем або алгоритмів, що визначають порядок і послідовність виконання робіт.

Технологія розробки, прийняття і реалізації рішень та процедур, здійснення логічних, аналітичних, інформаційно-пошукових, обчислювальних та інших операцій мають чітку послідовність. При розробці процедур менеджменту встанов­люють порядок здійснення окремих операцій, пов'язаних із збиранням, рухом, зберіганням, обробкою, аналізом інформа­ції, забезпеченням нею структурних підрозділів і окремих робочих місць, а також визначають інші дії, зумовлені потре­бою розв'язання господарських завдань.

Організаційна процедура приймання і виконання найваж­ливіших повторюваних рішень (прийняття на роботу, служ­бові просування працівника, звільнення з роботи, заохочення працівників, накладання стягнень, підбиття підсумків роботи за певний період, приймання і оцінка виконаних робіт тощо) вимагає вирішення таких питань: 1) на якому рівні і хто приймає рішення (одноосібно чи колегіально)? 2) хто готує інформацію, проект рішення та його обгрунтування? 3) з ким погоджується рішення (на підприємстві та за його межами)? 4) яка періодичність і форма контролю за ходом виконання рішення? 5) хто контролює і відповідає за правильність виконання рішення? 6) хто наділяється правом вносити зміни у зміст рішення і строки його виконання? 7) яка форма звіт­ності про виконання рішень? 8) хто дає висновок про вико­нання рішень і ступінь досягнення поставленої цілі (цілей)?

Визначення цілі	Визначення і прогнозування розвитку ситуації	Формулю­вання проблем	Вивчення обмежень
Вибір стратегії	Вибір методу вирішення проблем	Пошук альтернатив	Визначен­ня кри­теріїв
Оцінка рішень	Вибір кращого варіанта	Узгодження рішення	Прийняття рішення
Організація виконання рішення

Рис.1 Схема процесу розробки і прийняття рішення в менеджменті

На підставі аналізу процедур менеджменту можна побудувати модель процесу розробки рішень, що відображає послідовність здійснення основних груп операцій, пов'язаних і прийняттям і реалізацією управлінських рішень (рис.1). Ця модель включає: вибір цілі (цілей); оцінку ситуації і формування проблем; вибір критеріїв визначеності ефектив­ності рішення; пошук і розробку можливих варіантів дій (альтернатив); оцінку альтернатив; вибір (відбір) одного, найбільш ефективного варіанта дій; реалізацію рішень і оцінку ступеня досягнення поставлених цілей.

Орієнтація економіки України на впровадження ринкового механізму господарювання вимагає, щоб в управлінській діяльності більше уваги приділялось формуванню цілей, які визначають напрям і структуру діяльності колективу. На дум­ку психологів, людина може розглядатися як система, що реалізує певні цілі. Ціль — це запрограмований результат (бажана подія або певна їх величина), який повинен бути досягнутий за допомогою відповідних дій.

Кожне підприємство (об'єднання) є багатоцільовою системою, спрямованою на розв'язання багатьох завдань — виробничих (забезпечення виходу певного асортименту, валової і товарної продукції, прибутку тощо) і соціальних (досяг­нення проектного рівня оплати праці, створення відповідної соціальної інфраструктури, підвищення кваліфікації і культур­ного рівня працівників тощо). На практиці важко визначити, що є конкретною метою діяльності певного колективу або окремого виконавця, які зв'язки існують між різними цілями, чи не є вони суперечними. Отже, визначені цілі — відповідальна операція у процесі розробки рішень, яка є однією з найважливіших складових мистецтва менеджменту. Цю операцію починають з аналізу стану керованої системи, вияв-мення тенденцій її розвитку і бажаного стану в майбутньому. І Намічену ціль порівнюють і погоджують з цілями інших систем (відділів, служб, виробничих підрозділів) у вертикаль­ному і горизонтальному плані. При цьому встановлюють, наскільки дана ціль відповідає досягненню цілі вищого поряд­ку і чи стикується вона з цілями інших структурних підроз­ділів того ж рівня. У підприємствах, а тим більше в об'єд­наннях, є багато центрів прийняття рішень. Щоб виключити суперечливість рішень, потрібно, щоб ті, хто приймає рішення, знали мету організації, а перший керівник здійсню­вав належну координацію їхніх дій. При цьому головне зусилля необхідно спрямовувати не на координацію власне дій виконавців, а на їх цільову спрямованість.

Ціль може бути зображена у вигляді стовбура, а можливі засоби її досягнення (підцілі) — у вигляді гілок. Звідси таке графічне зображення дістало назву "дерева цілей". "Дерево цілей" з кількісними показниками може використовуватись як допоміжний засіб при розробці господарських рішень. У цьому випадку його називають "деревом рішення". Головна мета використання "дерева рішень" полягає в тому, щоб розробити струнку схему послідовного здійснення заходів у конкретній ситуації.

Для оцінки ситуації і підготовки рішення орган управління (керівник) повинен бути забезпечений повною і своєчасною інформацією. Зміст процесу управління полягає у перетво­ренні інформації зворотного зв'язку на інформацію управ­лінських рішень. Зворотний зв'язок дає змогу коригувати помилки і відхилення, регулювати виробничі й управлінські процеси.

Для прийняття рішення потрібна планова, нормативна, інструктивна, правова, статистична, облікова, наукова (ноу-хау) та інша інформація. Незалежно від виду вона має бути точною, повною, вірогідною, надійною, зручною для сприй­няття та оцінки. Носіями інформації для прийняття рішення є документ, креслення, схеми, графіки, газети, журнали, книги, кінофільми, записи на магнітній стрічці та ін. Важливими джерелами інформації є особисті спостереження, бесіди зі спеціалістами і працівниками, опитування експертів. Крім того, створюють комісії або творчі групи для вивчення питання, проводять анкетні опитування, інтерв'ювання тощо.

На практиці найчастіше потрібні дані не нагромаджуються, а переважає разове використання інформації. В результаті витрачається зайвий час на збирання інформації. Тому при створенні системи інформаційного забезпечення в кожному підприємстві доцільно точно визначити надходження інфор­мації від структурних підрозділів і службових осіб, встановити перелік даних і строки їх надходження (щодня, один раз на 5, 10 днів, щомісяця, разово), уточнювати форми її подання, передбачити порядок заповнення окремих форм і нагромад­ження інформації з тим, щоб створювати первинні довідково-інформаційні фонди.

Досить поширеною помилкою у розпорядницькій діяль­ності керівників є зневажливе ставлення до аналізу інформа­ції, що надходить, та переоцінка особистого досвіду. Сучасні масштаби виробництва не дають змоги керівнику "бачити все", тому без регулюючого впливу залишаються суттєві сторони діяльності підприємств (організацій).

Радикальними засобами забезпечення керівників усіх рангів своєчасною і повною інформацією про ситуацію, що безперервно змінюється, є широке впровадження автомати­зованих систем збирання і обробки інформації (в т. ч. АРМів), використання найновіших засобів зв'язку, наукових методів обробки інформації (групування, складання статистичних питань-таблиць, динамічних рядів, кореляційного і регресійного аналізу, математичного програмування та ін.). Залежно від характеру інформації, для її вивчення використовують різні логічні методи — порівняння, аналогії, синтезу, абстра­гування, узагальнення, індукції, дедукції та ін. У результаті глибокого і всебічного вивчення ситуації вдається виявити проблеми, вирішення яких є передумовою подальшої під­приємницької діяльності. В менеджменті під проблемою розуміють завдання, що вимагає розв'язання. Потреба розв'я­зання завдання зумовлюється відхиленням того, що має місце або очікується, від того, що намічене або бажане.

На практиці проблеми розподіляються на чотири групи:

1) структуризовані (для їх розв'язання використовують стан­дартні правила, інструкції, методичні вказівки і досвід);

2) добре структуризовані (їх розв'язують із застосуванням математичного програмування, економіко-математичного моделювання та інших кількісних методів);

3) слабко струк­туризовані (застосовують системний аналіз, експертні оцінки, методи математичної статистики, експертні оцінки;

4) неструктуризовані (застосовують системний аналіз, експертні оцінки, досвід, судження, інтуїцію, методи математичної статистики).

У своєму розвитку проблема проходить кілька стадій: прихованого розвитку, перетворення на негативне явище, перетворення на фактор, що є очевидною перешкодою в діяльності підприємства чи окремого його підрозділу. Якщо менеджеру вдається своєчасно (на стадії прихованого або, у крайньому разі, очевидного розвитку) виявити і правильно сформулювати проблему, то цим уже наполовину визна­чається успіх її вирішення.