Курсовая работа: Информационное обеспечение работы менеджера

Управление в любой организации выделяется в особую функцию, на выполнение которой ориентируются некоторые подразделения организаций. Это органы управления. Все действия органов управления по осуществлению своих функций можно определить как управленческую деятельность.

В рамках организации можно выделить управляемый процесс (объект управления) и управляющую часть (органы управления). Их совокупность определятся как система управления.

Органы управления оказывают на управляемый процесс определенные воздействия, оформленные в виде определенных решений. Чтобы это происходило, им требуется сопоставлять фактическое состояние управляемого процесса с требуемым состоянием, достижение которого является целью управления. Для этого необходимо получать информацию об управляемом процессе. Другими словами, управляющая и управляемая части взаимодействуют друг с другом, причем такое взаимодействие реализуется в виде передачи информации по информационному контуру.

Система управления

Информация об Управляющие

управляемом процессе воздействия

Схема 1 Информационный контур в системе управления

Информационный контур вместе со средствами сбора, передачи, обработки и хранения информации, а также персоналом, осуществляющим эти действия с информацией, образует информационную систему данной организации. Информационная система может быть автоматизированной, а также может основываться на бумажных носителях. В любой автоматизированной информационной системе можно выделить:

- персонал, осуществляющий сбор, формирование, распространение и использование информации;

- пользователей информационной системы – потребителей информации;

- техническую составляющую информационной системы в виде оборудования;

- программное обеспечение;

- информационные ресурсы организации.

Для эффективного управления организацией необходима достоверная информация об ее деятельности. Она служит фундаментом для формирования любых документов, которые лежат в основе управления. Любые действия руководителей опираются на информацию. Ее свойства:

- достоверность, т.е. не искажает истинного положения дел;

- адекватность, т.е. с помощью полученной информации об объекте создается образ определенного уровня соответствия;

- полнота, если информация достаточна для понимания и принятия решений;

- краткость и четкость, она должна быть выражена языком, на котором говорят те, кому она предназначена;

- своевременность, т.е. информация несет в себе сведения, необходимые в данный момент для понимания и принятия решений.

Недокументированная информация

Документированная информация – комплекс взаимосвязанных документов, применяемых в процессе выполнения различных функций управления

Схема 2 Информационные ресурсы организации

В рамках любой организации информация для управления используется в двух видах: она либо оформлена как документы (планы, заявки, приказы и т.п.), либо имеет недокументированную форму (речевая информация и т.п.).

Документ – информационное сообщение в бумажном или электронном виде, оформленное по определенным правилам и заверенное в установленном порядке. Перемещение документов и работа с ними в организации – ее документооборот. Документооборот – система создания, передачи, приема и архивирования документов, а также контроля за их исполнением и защиты от несанкционированного доступа.

1.2 Информационное обеспечение управленческой деятельности

Существенная часть информации для руководителя должна быть задокументирована, поэтому частью информационного обеспечения управленческой деятельности является документационная система организации. Она включает в себя документированную информацию и документооборот. В информационном обеспечении управленческой деятельности все документы можно различить по следующим признакам:

1. по наименованию:

- письма;

- телеграммы, телефонограммы;

- заявления;

- предписания;

- характеристики;

- справки;