Курсовая работа: Использование оперограммы и функциограммы в оргпроектировании процессов

1.Принцип лаконичности. Графическое изображение должно содержать лишь те элементы, которые необходимы для сообщения существенной информации, точного понимания и значения или принятия не ниже некоторой допустимой величины оптимального решения.

2.Принцип обобщения и унификации. Не следует дробить информацию. Графическое изображение должно быть рационально обобщенным. В пределах всего комплекса графических средств представления информации символы, обозначающие одни и те же объекты или явления, должны быть обязательно унифицированы, то есть иметь единое графическое решение.

3.Принцип акцента на основных смысловых элементах. Наиболее существенные с точки зрения восприятия наблюдателем информации элементы следует выделять размерами, формой, цветом.

4.Принцип автономности. Части графического изображения, передающие относительно автономные сообщения, необходимо обособлять и четко отграничивать от других частей. Разбиение сложной графической информации на отдельные простые изображения значительно облегчает ее восприятие и понимание.

5.Принцип структурности. Каждая автономная часть графического изображения, занимающая в общем изложении центральное, узловое положение, должна иметь четкую, легко запоминающуюся и отличающуюся от других форму.

6.Принцип стадийности. В зависимости от стадий – последовательных разделов изложения информации – должен выбираться состав сообщений в целях освобождения от лишней в данном случае информации путем пространственного разделения всей информации и ее последовательного восприятия.

7.Принцип использования привычных ассоциаций и стереотипов, который требует учитывать устойчивые, привычные ассоциации между символами и обозначенными или объектами и явлениями, а так же стереотипные реакции на определенные символы и сигналы.

2. Использование оперограммы для моделирования технологии процессов

2.1 Описание состава и назначения графической модели оперограммы

В литературе представлены разные формы изображения оперограмм, но по составу показателей характерными являются: перечень операций, исполнители, трудоемкость.

Для описания технологии работы аппарата управлении используются следующие виды графических моделей: сетевые модели, блок-схемы, графики Гантта, оперограммы, организационно-технологические карты.

Наиболее распространенным и многовариантным средством изучения технологии управленческих работ является оперограмма, так как она применяются для изображения простых первичных процессов управления. Этот вид графических моделей прочно вошел в практику организационно проектных работ.

Целью использования оперограммы является анализ и моделирование процессов, а итогом - их рационализация и документирование. Например, сейчас характерно применение оперограмм для анализа схем документооборота.

В целях установления рациональных маршрутов движения документов и исключения лишних инстанций прохождения документов, определения видов работ по документированию управленческих действий проводится анализ сведений о видовом и количественном составе документопотоков. Эти сведения получают на основе составления оперограмм и схем направления движения потоков документов.

С помощью оперограмм фиксируются операции, выполняемые с определенным комплексом документов. Оперограммы показывают, из каких стадий и элементов складывается данный процесс работы, какова связь каждой операции с определенным рабочим местом, характеризуют функции соответствующих исполнителей.

В частности, направления движения потоков входящих документов.

Построение схемы направления движения потоков входящих документов позволяет выявить на стадии их предварительного рассмотрения два документопотока: регистрируемые и нерегистрируемые документы. Нерегистрируемые документы определяются на основании Перечня документов, не подлежащих регистрации, составляемого в каждой организации.

Регистрируемые документы в свою очередь делятся на подлежащие регистрации в службе документационного обеспечения управления и подлежащие регистрации непосредственно в структурных подразделениях. Документы, подлежащие регистрации в структурных подразделениях, передаются им, минуя руководство организации. На такие документы составляется специальный Перечень документов, не подлежащих регистрации в службе документационного обеспечения управления.

В рамках составления оперограмм входящих, исходящих документов определяется объем документооборота, производится его первоначальный анализ и выявление направлений рационализации. Когда выделяются определенные управленческие операции для изучения объекта. Управленческая операция — это часть управленческой процедуры, выполняемая руководителем, специалистом или др. служащим с применением или без применения технических средств с целью выработки, обоснования, принятия и реализации управленческих решений. При ее выделении происходит систематизация отдельных элементов и выстраивание логически протекающего в организации конкретного процесса управления.

Выделение и проработка таким образом документопотока, его систематизация и подробное описание нуждается в графическом, более простом представлении информации. Все средства для описания процессов можно разделить по формату представления на текстовые, табличные и графические. У каждого формата есть свои преимущества и недостатки.

Текстовому характерна простота, нет необходимости в обучении, но присутствует низкая степень формализации, плохая структурированность.

Табличный хорошо структурирует информацию, но слабо отражает ветвления процесса.

Преимуществом графического формата является наглядность, наилучшее восприятие, но необходимо обучение использованию формата.

Моделирование технологии управленческих процессов начинается с определения процесса, а затем уже к составлению его описания. Документация по процессу хорошо "работает" только тогда, когда содержит все необходимые элементы. Описание элементов процесса (кто, что, где, когда, почему и как), необходимые для разработки "хорошего" процесса даны в приложении 6.

"Хороший" процесс должен:

· охватывать все шесть вопросов и содержать все ключевые элементы; содержать как текст, так и иллюстрации;

· иметь краткое, хорошо написанное описание, удобное для использования;

· описание процесса должно быть хорошо структурированным и иметь оглавление (для быстрого поиска нужных разделов).

Хороший процесс должен быть иллюстрирован, но не все иллюстрации хороши. Некоторые иллюстрации приводят к путанице и больше вредны, чем полезны. Что же является хорошей иллюстрацией? Самое лучшее — это моделирование процесса, которое помогает строить наглядные графические модели, охватывающие все шесть вопросов.