Курсовая работа: Использование системы управления базами данных Acceess при ведении бухгалтерского учета затрат на производство
Еще одно важное диалоговое окно Access 2007, доступное в режиме конструктора таблиц, окно Индексы, позволяет указать первичный ключ таблицы и набор индексов для сортировки данных.
Каждое поле таблицы тоже обладает набором свойств. Первые четыре из них задаются в верхней части окна конструктора – в таблице с перечнем полей.
Ниже перечислены четыре основных свойства полей таблицы.
– Имя поля. Каждое поле таблицы обязательно должно иметь имя. Имена могут иметь длину до 64 символов, могут содержать пробелы (но не ведущие) и знаки пунктуации. Точки (.), восклицательные знаки (!) и квадратные скобки ([]) в именах полей не допускаются. Имена полей в таблице должны быть уникальными: два поля одной таблицы не могут иметь одинаковые имена. Хорошей практикой в программировании считается не включать в имена полей пробелов. Их обычно заменяют символами подчеркивания или используют прописные и заглавные буквы, чтобы длинные имена полей легче читались.
– Тип данных. Тип данных каждого поля тоже нужно указать обязательно. Происходит это в результате выбора значения второго столбца таблицы полей из раскрывающегося списка. Перечень допустимых типов данных фиксирован и включает следующие варианты: Текстовый, Поле MEMO, Числовой, Дата/время, Денежный, Счетчик, Логический, Поле объекта OLE, Гиперссылка, Мастер подстановок. (Тип данных Гиперссылка впервые появился в Access 2007.)
– Описание. Значение этого свойства задавать не обязательно. Введенный здесь текст будет появляться в строке состояния, после выбора пользователем соответствующего поля в режиме таблицы.
– Ключевое поле. Чтобы задать свойство Ключевое поле, выделите поля, которые вместе будут составлять первичный ключ, и щелкните на кнопке Ключевое поле панели инструментов. Слева от названий выбранных полей появятся изображения ключа. Поля базы данных не просто определяют структуру базы – они еще определяют групповые свойства данных, записываемых в ячейки, принадлежащие каждому из полей. Ниже перечислены основные свойства полей таблиц баз данных на примере СУБД Microsoft Access.
– Имя поля – определяет, как следует обращаться к данным этого поля при автоматических операциях с базой (по умолчанию имена полей используются в качестве заголовков столбцов таблиц).
– Тип поля – определяет тип данных, которые могут содержаться в данном поле.
– Размер поля – определяет предельную длину (в символах) данных, которые могут размещаться в данном поле.
– Формат поля – определяет способ форматирования данных в ячейках, принадлежащих полю.
– Маска ввода – определяет форму, в которой вводятся данные а поле (средство автоматизации ввода данных).
– Подпись – определяет заголовок столбца таблицы для данного поля (если подпись не указана, то в качестве заголовка столбца используется свойство Имя поля).
– Значение по умолчанию-то значение, которое вводится в ячейки поля автоматически (средство автоматизации ввода данных).
– Условие на значение – ограничение, используемое для проверки правильности ввода данных (средство автоматизации ввода, которое используется, как правило, для данных, имеющих числовой тип, денежный тип или тип даты).
– Сообщение об ошибке – текстовое сообщение, которое выдается автоматически при попытке ввода в поле ошибочных данных.
– Обязательное поле – свойство, определяющее обязательность заполнения данного поля при наполнении базы.
– Пустые строки – свойство, разрешающее ввод пустых строковых данных (от свойства Обязательное поле отличается тем, что относится не ко всем типам данных, а лишь к некоторым, например к текстовым).
– Индексированное поле – если поле обладает этим свойством, все операции, связанные с поиском или сортировкой записей по значению, хранящемуся в данном поле, существенно ускоряются. Кроме того, для индексированных полей можно сделать так, что значение в записях будут проверяться по этому полю на наличие повторов, что позволяет автоматически исключить дублирование данных.
Поскольку в разных полях могут содержаться данные разного типа, то и свойства у полей могут различаться в зависимости от типа данных. Так, например, список вышеуказанных свойств полей относится в основном к полям текстового типа. Поля других типов могут иметь или не иметь эти свойства, но могут добавлять к ним и свои. Например, для данных, представляющих действительные числа, важным свойством является количество знаков после десятичной запятой. Поля других типов могут иметь или не иметь эти свойства, но могут добавлять к ним и свои. Например, для данных, представляющих действительные числа, важным свойством является количество знаков после десятичной запятой. С другой стороны, для полей, используемых для хранения рисунков, звукозаписей, видео клипов и других объектов OLE, большинство вышеуказанных свойств не имеют смысла.
Типы данных . Таблицы баз данных, как правило, допускают работу с гораздо большим количеством разных типов данных. Так, например, базы данных Microsoft Access работают со следующими типами данных.
Текстовый – тип данных, используемый для хранения обычного неформатированного текста ограниченного размера (до 255 символов).
Числовой – тип данных для хранения действительных чисел.
Поле Мемо – специальный тип данных для хранения больших объемов текста (до 65 535 символов). Физически текст не хранится в поле. Он храниться в другом месте базы данных, а в поле храниться указатель на него, но для пользователя такое разделение заметно не всегда.
Дата/время – тип данных для хранения календарных дат и текущего времени.
Денежный – тип данных для хранения денежных сумм. Теоретически, для их записи можно было бы пользоваться и полями числового типа, но для денежных сумм есть некоторые особенности (например, связанные с правилами округления), которые делают более удобным использование специального типа данных, а не настройку числового типа.
Счетчик – специальный тип данных для уникальных (не повторяющихся в поле) натуральных чисел с автоматическим наращиванием. Естественное использование – для порядковой нумерации записей.
Логический – тип для хранения логических данных (могут принимать только два значения, например Да или Нет).
Гиперссылка – специальное поле для хранения адресов URL Web-объектов Интернета. При щелчке на ссылке автоматически происходит запуск броузера и воспроизведение объекта в его окне. Мастер подстановок – это не специальный тип данных. Это объект, настройкой которого можно автоматизировать ввод данных в поле так, чтобы не вводить их вручную, а выбирать их из раскрывающегося списка.