Курсовая работа: Использование системы управления базами данных Acceess при ведении бухгалтерского учета затрат на производство

Эти объекты служат для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде. С помощью запросов выполняют такие операции как отбор данных, их сортировку и фильтрацию. С помощью запросов можно выполнять преобразования данных по заданному алгоритму, создавать новые таблицы, выполнять автоматическое наполнения таблиц данными, импортированными из других источников, выполнять простейшие вычисления в таблицах и многое другое.

Формы

Если запросы – это специальные средства для отбора и анализа данных, то формы – это средства для ввода данных. Смысл их тот же – предоставить пользователю средства для заполнения только тех полей, которые ему заполнять положено. Одновременно с этим в форме можно разместить специальные элементы управления (счетчики, раскрывающиеся списки, переключатели, флажки и прочее) для автоматизации ввода. Преимущества форм раскрываются особенно наглядно, когда происходит ввод данных с заполненных бланков. В этом случае форму делают графическими средствами так, чтобы она повторяла оформление бланка – это заметно упрощает работу наборщика, снижает его утомление и предотвращает появление печатных ошибок.

Отчеты

По своим свойствам и структуре отчеты во многом похожи на формы, но предназначены только для вывода данных, причем для вывода не на экран, а на принтер. В связи с этим отчеты отличаются тем, что в них приняты специальные меры для группирования выводимых данных и для вывода специальных элементов оформления, характерных для печатных документов.

Страницы

Это специальные объекты баз данных, реализованных в последних версиях СУБД Microsoft Access (начиная с Access 2000). Правда, более корректно их называть страницами доступа к данным . Физически это особый объект, выполненный в коде HTML, размещаемый на Web-странице и передаваемый клиенту вместе с ней. Сам по себе этот объект не является базой данной, но содержит компоненты, через которые осуществляется связь переданной Web-страницы с базой данных, остающейся на сервере. Пользуясь этими компонентами, посетитель Web-узла может просматривать записи базы в полях страницы доступа. Таким образом, страницы доступа к данным осуществляют интерфейс между клиентом, сервером и базой данных, размещенной на сервере. Эта база данных не обязательно должна быть базой данных Microsoft Access. Страницы доступа, созданные средствами Microsoft Access, позволяют работать также с базами данных Microsoft SQL Server.

Макросы и модули

Эти категории объектов предназначены как для автоматизации повторяющихся операций при работе с СУБД, так и для создания новых функций путем программирования. В СУБД Microsoft Access макросы состоят из последовательности внутренних команд СУБД и являются одним из средств автоматизации работы с базой. Модули создаются средствами внешнего языка программирования, в данном случае языка Visual Basic for Applications. Это одно из средств, с помощью которых разработчик базы может заложить в нее нестандартные функциональные возможности, удовлетворить специфическое требование заказчика, повысить быстродействие системы управления, а также уровень ее защищенности.

3. Использование MS Access 2007 при ведении бухгалтерского учета затрат на производство на предприятии ООО «Вектор»

3.1 Создание новой базы данных

Новая база данных совершенно пуста – в ней нет никаких таблиц, форм, отчетов или каких-либо других объектов. Основной составной частью базы данных в СУБД Access является таблица – хранилище всей информации об объектах предметной области. БД считается созданной, если в ней размещена хотя бы одна таблица.

Создание БД включает три этапа: создание файла БД, описание таблицы и загрузка таблицы. Для создания файла базы данных необходимо выполнить следующие действия:

Кнопка office – Создать – задаем имя файла «Курсовая работа» – ок.

В результате на диске буден создан файл с начальным размером 64 Кбайта, в которой резервируются участки для размещения таблицы, запроса и других компонентов БД. В дальнейшем по мере добавления новых таблиц, запросов и т.д. размер файла будет увеличиваться порциями по 32 Кбайта. Признаком завершения первого этапа является появление на экране окна базы данных.

Второй этап создания базы данных состоит в разработке структуры – описании таблицы. Если окно базы данных на экране отсутствует, что говорит о закрытом состоянии базы данных, ее необходимо открыть. Для этого используем алгоритм:

Кнопка office – Открыть – Курсовая работа – ОК.

Вместо кнопки office можно воспользоваться кнопкой на ленте «Открыть» или использовать сочетание клавишь ctrl+o.

3.2 Создание таблиц в базе данных, списков для ввода данных

Если в какое-либо поле надо вводить повторяющиеся данные, то эти данные можно предварительно оформить в виде списка и настроить таблицу таким образом, чтобы в процессе заполнения таблицы можно было выбирать значения из этого списка.

Например, если требуется вводить список затрат на производство, то в режиме конструктора при выборе типа поля «затрат на произвлдство» выбираю тип «Мастер подстановок». В диалоговом окне задаю «будет введен фиксированный набор значений» и «Далее», ввожу значение списка (Код ЗП) переходя по столбцу вниз с помощью клавиши со стрелкой и «Далее», ввожу имя столбца подстановки «Наименование ЗП» и «Готово».

Открыл таблицу для заполнения, когда курсор оказался в поле «месяц», то в нем появился указатель списка, нажав на этот указатель, выбрал нужное значение из развернувшегося списка и нажал Enter.

Сформировал таблицу «Выборка по стоимости», используя список значений поля таблицы с именем «Код ЗП».

При заполнении таблицы значения полей: «Код ЗП», «Дата произведения затрат», скопировал из таблицы «Справочник затрат на производство» (отметил копируемые поля, Главная – Копировать, пометил поля, в которые копирую данные тоже вместе с именами, Главная – Вставить).

Связал эту таблицу с ранее созданными таблицами по полю «Дата произведения затрат»:

1) Выбрав кнопку «Схема данных» или выполнил команду «Сервис» – «Схема данных»;

2) в диалоговом окне щелкнул правой клавишей мыши на свободном месте;

3) выбрал команду «Добавить таблицу»;

4) из списка выбрал таблицу «Справочник затрат на производство» и нажал «Добавить»;

5) связал эту таблицу с таблицей «Сумма затрат» по полю «Код ЗП».

3.3 Создание отчета в БД «Учет затрат на производство»

Расчетная затрат на производство по дням, для этого выполним последовательно:

Создание – Мастер отчетов – Выбрал запрос «Наименование ЗП» – Выбрал поля: «Код ЗП», «дата произведения затрат», «сумма затрат» – Далее – Далее – Задал сортировку по полю «дата произведения затрат» от 1.05.2010 до 20.05.2010 – Далее – выбрать макет «табличный» и ориентацию «книжная» – далее – Выбрал стиль «выделенный». Далее – задал имя отчета «Затраты на производство» – Готово.<