Курсовая работа: История создания и научная деятельность Всесоюзного научно-исследовательского института документоведения и архивоведения

· изучить историю создания перечней документов;

· рассмотреть современную систему перечней документов и структуру перечней;

· изучить экспертизу ценности документов: перечни.

1. История ВНИИДАД

Деятельность ВНИИДАД можно рассматривать по трем, достаточно условным, периодам.

1.1 Первый период

Институт в первый период своего существования, примерно до середины 1970-х годов базировал свою деятельность на реализации идей, привнесенных из недр Главархива СССР А.С. Малитиковым. Д.Д. Головановым, В.Н. Автократовым, Д.И. Сольским, А.Н. Соковой, А.В. Елпатьевским, и др. Было осознано понимание проблематики института как комплексной, находящейся на стыке нескольких научных дисциплин — документоведения, архивоведения, естественнотехнических вопросов архивного дела, а также науки управления, правоведения, информатики, источниковедения, прикладной химии, физики, биологии; тогда же были осуществлены более или менее удачные попытки комплексного решения ряда актуальных для того времени документоведческих и архивоведческих проблем.

В области документоведения это были достаточно широко известные «Основные положения Единой государственной системы делопроизводства», в которых изложена вся совокупность процессов работы с документами в сфере управления, а также комплекс государственных стандартов на управленческую, в первую очередь, организационно-распорядительную документацию.

В области архивоведения — завершение реализации на методическом уровне идеи «позитивного» отбора документов на государственное хранение; подготовка коллективной монографии, посвященной комплектованию и экспертизе ценности документов; научно-методическое обеспечение дифференцированного описания документов в государственных архивах; первые попытки подходов к механизации и автоматизации архивного поиска; начало изучения экономических основ архивного дела; подготовка правил публикации исторических источников.

В сфере естественнонаучных проблем обеспечения сохранности документов был создан ряд нормативов и технологических разработок по хранению и консервационно-реставрационной обработке различных видов документации, а также по вопросам страхового микрофильмирования.

1.2 Второй период

Второй период в деятельности института продолжался с середины 1970-х годов по 1991 г.

К этому времени были, в основном, исчерпаны те первоначальные идеи и проблематика, которые привнесли сотрудники Главархива при создании института.

Деятельность ВНИИДАД имела важное значение для формирования в управленческой среде более адекватного понимания роли делопроизводства в управлении. Это был период интенсивной переоценки сложившихся взаимоотношений между руководителями, специалистами и работниками делопроизводства. Как следствие — улучшилось и положение ведомственных архивов.

ЕГСД, ГОСТы на документы и УСОРД стали базой для разработки Типовой системы документационного обеспечения управления, к которой институт приступил в 1977 г. Система была направлена на совершенствование документационного обеспечения управления аппарата министерств и ведомств. Эта работа, включавшая автоматизированные технологии, программные, технические и информационные подсистемы, продолжалась почти 10 лет и шла очень трудно. В значительной мере ориентированная на общегосударственную программу автоматизации, она, как и многие другие проекты в нашей стране, во второй половине 1980-х годов оказалась в ситуации, когда громоздкие, дорогостоящие и нетехнологичные ЭВМ были вытеснены персональными компьютерами, а также новыми средствами коммуникации и репрографии, которые произвели революцию в технологии управления и документационного обеспечения. (Подобная ситуация создалась к концу 80-х годов и в архивоведческом направлении института при создании автоматизированной системы информации по центральному фондовому каталогу).

Институт почти полностью игнорировал зарубежный опыт управления документацией в те годы. Однако следует иметь в виду, что недооценка достижений мировой науки и практики в области информационных технологий и соответствующая техническая политика характерна для всей советской системы.

В области архивоведения превалировали исследования проблем экспертизы ценности и комплектования, причем исходным постулатом стал принятый ранее тезис: максимум полноты сохраняемой информации при минимуме объема материалов, принимаемых на хранение. Институтом были осуществлены исследования ценности приоритетов современной документации; причем в большинстве своем исследования относились не только к управленческой, но и к научно-технической и кинофотофонодокументации, документам по личному составу, картографическим и патентным документам. (В начале 70-х годов был образован специальный сектор, а впоследствии – отдел НТСД.) результаты отражены в целом ряде методических разработок, применяющихся и в сегодняшней практике.

Исследованиями в области комплектования и экспертизы ценности в разные годы существования института руководили А.В. Елпатьевским, Н.М. Шепукова, Э.В. Колосова и др.

Исследование проблем археографии и научного использования документов велось по трем основным направлениям:

· Разработка теоретических и методических основ археографии;

· Изучение вопросов развития археографии;

· Подготовка и издание научно-информационных справочников

По первому направлению к середине 70-х годов подготовлен ряд трудов по теории и методике археографии. По второму – разработан ряд проблем по истории публикационной деятельности архивных учреждений. По третьему – подготовлены два выпуска аннотированного каталога «Советская археография» (О.Ф. Козлов, З.К. Водопьянова, В.А. Владыкина, Ю.С. Воробьева, М.П. Дьячкова).

Во второй половине 70-х годов институт приступил к изучению потребностей общества в ретроспективной документной информации, направлений и форм использования документов ГАФ СССР. Коллективом специалистов (В.А. Лебедев. И.А. Иоффе, Н.Н. Коннова, С.Л. Романова и др.) были подготовлены рекомендации по определению эффективности использования документальных изданий: по теории и методике отбора документов для различных типов и видов документальных изданий и создания научно-справочного аппарата к ним; по совершенствованию организации и форм использования документов ГАФ СССР.

С начала 80-х годов в институте ведутся исследования в области автоматизации поиска архивной информации и других архивных технологий. Они прошли несколько этапов, определяемых, главным образом, сменой технической базы автоматизации – вычислительной техники.

Следующий этап – разработка автоматизированных систем научно-технической информации по документам Архивного фонда и тематическим комплексом документов на ЭВМ среднего класса, когда в институте был образован отдел автоматизированных систем поиска ретроспективной информации. Зачинателями и основными разработчиками АСНТИ по документам ГАФ СССР явились: Р.Н. Ефименко, Н.А. Таченко, В.В. Толочко и др. В этот период (1979-1990) институтом была создана АСНТИ по документам ГАФ СССР, информационную базу, которой составили около 80 тыс. описаний фондов государственных архивов из ЦФК.

Были проведены теоретические исследования по разработке лингвистического, информационного, математического и экономического обеспечения системы, явившейся основой для подготовки технорабочего проекта АСНТИ (О.В. Голосов, М.Ш. Цаленко, Н.А. Березина и др.).

Однако начало промышленной эксплуатации АСНТИ совпало с появлением нового поколения ЭВМ, что потребовало пересмотра концептуальных положений по созданию архивных автоматизированных информационных систем. Было принято решение по разработке автоматизированного банка данных (АбнД) по документам ГАФ СССР. Технорабочий проект АбнД был выполнен, но промышленная эксплуатация систем не проводилась.

В конце 80-х годов был разработан комплекс методических пособий по избирательному выделению документов на специальную обработку на основе определения приоритетов, оценки, классификации и индексации физического состояния бумаги и текстов, видов дефектов и признаков разрушения, что позволило формализовать описание физического состояния и вести учет документов, более точно определять потребности архивов в специальной обработке документов.