Курсовая работа: Официальный документ как материальный носитель информации основные составляющие документа и их

Передачу информации одним человеком другому можно рассматривать как процесс передачи сообщений, закодированных в виде знаков. Смысл и значение этих знаков требует соответствующего восприятия и понимания.

Совокупность знаков для потребителя может остаться только сообщением и не превратиться для него в информацию, если он не может декодировать совокупность этих знаков (например, текст на иностранном языке, произведение авангардной живописи, математические формулы и т.п.). Способность воспринимать информацию целиком зависит от получателя, его возможностей и способностей, имеющегося информационного тезауруса и т.д.

Приемником информации может быть человек либо техническое устройство (ЭВМ, контрольно-измерительный прибор и т.п.), следовательно, понятие информации субъективно: без воспринимающего субъекта информация не реализуется, остается «вещью в себе». От психофизиологических или технических характеристик приемника информации зависят объем, глубина, качество и другие параметры информации. Иными словами, информация имеет объектную форму в виде сообщений и субъектную — как процесс ее восприятия и понимания. С субъектной точки зрения информация есть результат ее восприятия (выделение сигнала из окружающей среды), ее распознавания (идентификации), верификации (расшифровка значения и смысла), перекодирования и систематизации (отнесение к тем или иным классам понятий).

Речь (язык) – это звуковые волны, они не живут сами по себе. Для того чтобы сохранить языковую речь во времени и пространстве, появилась письменность. Т.е. появился код – информация стала кодированной, значит, её можно сжать, уплотнить при передаче.

Возникла потребность в материальных носителях, которых нет в природе в готовом виде – изобрели бумагу и механические, а затем и электронные способы буквопечатания. Далее перешли (информации стало больше, она стала разнообразнее, сложнее – ее уже невозможно было передать и усвоить через обычный машинописный текст) к фиксации объемных и движущихся изображений, звуковой информации. Далее информации стало еще больше, а потребность в скорости передачи увеличилась – появились компьютеры, породившие ксерокс, принтер, сканер, мультимедийный эффект и, в конечном итоге, - всемирный банк данных – Интернет.

Первоначально возникли неформальные коммуникации. В них для передачи использовались жесты, знаки, звуки. Они распространялись по неофициальным каналам. Основные достоинства этого рода коммуникаций:

· оперативность;

· избирательность;

· обеспечение быстрой обратной связи.

Техника (способ) передачи может быть разной: личный разговор, телефон, радио, телемост, видео, Интернет «ICQ». Однако при всем разнообразии способов передачи у них имеются существенные недостатки:

· ограничен круг распространения;

· отсутствует механизм объективного контроля и оценки достоверности информации;

· информация не может хранится и использоваться в будущем.

На бытовом, межличностном уровне неформальные коммуникации существуют и будут существовать всегда. Для устранения вышеуказанных недостатков сформированы формальные коммуникации, появилось понятия «документирование» и, естественно, все формальные коммуникации функционируют только через документ и называются документальными коммуникациями.

Документ в массовых коммуникациях выполняет очень важную функцию, являясь одновременно средством социального общения, кумулирования знаний и социального опыта, регламентирования общественной жизни.

Коммуникации можно также классифицировать по разновидностям материального носителя, по способу нанесения информации на материальный носитель, по способу передачи информации, по способу восприятия информации адресатом, по количеству передаваемой информации, по тому, какие средства, в том числе и технические, используются для передачи информации.

Рамочными структурами документальных коммуникаций являются среди многих:

· издательская деятельность;

· книготорговая деятельность;

· библиотечное дело;

· библиографическая деятельность;

· процессы управления;

· архивное дело;

· информационная деятельность;

· музейное дело.

Каждая из этих сфер в качестве объекта своей деятельности рассматривает документ в его взаимоотношении с потребителем. Различаются между собой названные структуры документальных коммуникаций ориентацией на разные виды документов, формами и методами их обработки и предоставления их потребителю. Все вышеперечисленное – это основные закономерности возникновения и развития коммуникаций на сегодняшний день.

5. Основные составляющие документа

Основными составляющими документа являются код, язык и материальный носитель. Самыми распространенными являются бумажные носители. К бумажным относятся деловые документы, научно-техническая документация, книги, журналы, газеты, рукописи, карты, ноты, изоиздания, перфоленты, перфокарты и др.

Бумага(лат. bambagia — хлопок) — многокомпонентный материал, состоящий в основном из специально отобранных мелких растительных волокон, тесно переплетенных между собой, связанных силами сцепления различного вида и образующих тонкий лист.

Изобретение бумаги, согласно первым упоминаниям, относится к 12 г. до н. э., а уже в 76 г. бумагу применяли для книг. Способ изготовления бумаги был открыт в Китае в 105 г. Цай Лунем. Он изготовил ее из древесного луба, пеньки и тряпья. Со временем бумага проникает в Японию, Испанию, Италию. В 10 в. производство бумаги осуществляется во всех странах Европы.