Курсовая работа: Официальный документ как материальный носитель информации основные составляющие документа и их
Постепенно бумага вытеснила все писчие материалы (папирус, пергамент). В настоящее время существует несколько сотен разновидностей и сортов бумаги, предназначенных для различных целей (газетная, офортная, ватманская, фотобумага, картографическая, офсетная и т.д.). Книги печатаются на типографской бумаге, рукописные и машинописные документы — на писчей бумаге, карты и атласы — на картографической. Выпускают специальные сорта бумаги для изготовления карточек, каталогов длительного (марка А) и временного (марка Б) хранения, для документов ЭВМ (перфокарт, перфолент) и т.д. В качестве основных компонентов композиционного состава бумаги используют волокна растительного происхождения, выделяемые из древесных, хвойных и лиственных пород, из стеблей однолетних растений, семенных коробочек и листьев некоторых растений, а также хлопок, лен, джут и т.п.
С целью улучшения качества бумаги в ее состав вводят наполнители, которые повышают ее прочность и белизну, способствуют образованию гладкой поверхности. В качестве наполнителей применяют каолин, мел, гипс, диоксид титана, тальк, асбест, бланфикс.
В состав печатной, писчей, чертежной бумаги для уменьшения их гигроскопичности вводят естественные и искусственные смолы, белковые вещества (желатин, казеин), крахмал и др. Печатную бумагу проклеивают канифолью.
Бумага соответствует многим требованиям: относительно проста в изготовлении, доступна, в меру прочна, достаточно долго хранится и позволяет легко фиксировать информацию. Самое ценное качество бумаги — она позволяет тиражировать информацию. Массовое распространение информации с помощью книгопечатания стало возможным лишь в результате промышленного изготовления бумаги.
Появление искусственных носителей на полимерной основе (шеллак, полихромвинил, полупроводник, биомасса) пополнило видовое разнообразие документов, способных нести звуковую речь, музыку, движущееся и объемное изображение. Были созданы грампластинки, магнитные пленки, фото- и кинопленки, магнитные и оптические диски — материальные носители такой информации, которая не может быть зафиксирована на бумаге.
Законодательство всех стран мира предусматривает четкое указание – на каких носителях принимается информация. В нашей стране, как минимум, все министерства об этом упоминают в своих указаниях. В частности, Федеральная служба по налогам и сборам РФ предусматривает прием налоговой и бухгалтерской отчетности на бумажных носителях, магнитных дисках, но с приложением дубликата на бумаге, либо, в качестве эксперимента через Интернет на электронный адрес. Вместе с тем бумажный носитель продолжает оставаться основным носителем информации в России.
Массовое производство приспособлений для хранения документов и работы с ними: папок, конвертов, канцелярского оборудования, а также различных механизмов, пишущих машин и т.д., потребовало упорядочения и унификации формата бумаги.
Формат – (от лат. Formo – придаю форму) рамер страницы книги, листа, карточки и т.д.
Эта работа в нашей стране была успешно произведена еще в 20-е годы прошлого столетия на заре советской власти, когда впервые была введена система взаимоувязанных производственных и потребительских форматов бумаги. В основу были положены широко распространенные немецкие форматы DIN (DeutscheIndustrialeNormal)
Эта система модернизировалась, уточнялась. В настоящие время действует ГОСТ 9327-60 « Бумага. Потребительские форматы». Стандартные форматы обязательны в нашей стране для подготовки управленческой документации. Подобные формы приняты и Международной организацией по стандартизации (ISO).
ИСО 216:1975 Писчая бумага и некоторые виды печатной продукции. Потребительские форматы – серии А и В».
Для измерения форматов принята метрическая система мер. Площадь основного формата АО (841 мм 1189 мм), что приблизительно равно одному квадратному метру площади. Каждый последующий формат получается из предыдущего делением большей стороны пополам. Все форматы геометрически подобны. Т.е. отношение сторон – примерно постоянно.
Документы оформляются главным образом в формате А4 (210*297) и А5 (148*210). Отдельные виды документов, содержащие таблицы и графики-ведомости, планы и т.д., оформляются на формате А3 (297*420).
Форматы потребительских бумаг в разных странах не всегда совпадают.
Любой документ должен иметь поля, т.е. определенное пространство между краями листа бумаги и текстом. Поля необходимы для подшивки документов, для проставления некоторых служебных отметок в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003, размер полей должен быть не менее: левое поле – 20 мм, левое поле – 10 мм, верхние поле – 15 мм, нижние поле – 20 мм.
Это минимальные размеры полей, меньше поля не допустимы, т.к. дальнейшее оформление и хранение документов будет затруднительным, большие поля допустимы. В соответствии со стандартом ИСО 3535-1977 «Формуляр-образец и конструкционная сетка» за рубежом при оформлении документов применяются следующие размеры полей: левой стороны – 20 мм плюс минус 10 мм, верхние поле – 10 плюс минус 1,0 мм.
В соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти РФ документ должен иметь следующие размеры полей: верхние – 20 мм, левое – 20-27,5 мм, правое – 10-22,5 мм, нижние – не менее 20 мм. Некоторые органы законодательной власти в России, не выходя за рамки ГОСТа, вводят дополнительные критерии и требования к оформлению документов.
В качестве материальной основы полимерных документов используются многослойные полимерные системы. Эти документы иногда называют пленочными или пластиночными.
Чаще всего материальной основой пленочных материалов является фотографический материал — светочувствительный, предназначенный для получения на нем фотографического изображения.
Фотоматериалы подразделяются на черно-белые и цветные, негативные и позитивные. Фотоматериалы делятся на кинопленку, фотопленку и фонограммную кинопленку.
Кинопленка — фотографический материал на гибкой основе, предназначенный для получения киноизображения, записи и воспроизведения звука.
Фотопленка — фотографический материал на гибкой основе, предназначенный для различных видов съемки и печатания.
Фонограммная кинопленка предназначена для записи негативов фотографических фонограмм переменной ширины.
К полимерно-пленочным документам относятся: кинодокументы (кино-, диа-, видеофильм), фотодокументы (диапозитив, микрофильм, микрокарта, микрофиша), фонодокументы (магнитные фонограммы для записи изображения и звука), документы для использования в ЭВМ (перфоленты).
Группу полимерно-пластиночных документов составляют: гибкий магнитный диск, магнитная карта, гибкая и жесткая грампластинка, оптический диск — как жесткий, так и мягкий.
Таким образом, первый признак информации: она не может существовать без материального носителя.
Если отправить документ во времени, то необходимы: долговечный материальный носитель и соответствующие условия хранения, если в пространстве, то способ доставки.
Передающий объект и материальный носитель информации имеют разную природу, поэтому изменения, которые вносит передающий объект в структуру материального носителя, условны. Это некоторая специально выработанная система правил, которая была бы понятна воспринимающему объекту (узелки на веревочке или графическое изображение нот на бумаге), т.е. система кодирования информации.
В основе кодирования лежит выработка языка передачи информации. Язык можно рассматривать как систему дифференцированных знаков вместе с правилами их использования.