Курсовая работа: Організація документообігу на підприємстві

- фото - й кінодокументи - такі, що створені способами фотографування й кінематографії. Це кіно - та фотоплівки та фотокартки. На них можна зафіксувати ті явища, які іншим способом зафіксувати важко чи неможливо;

- фонодокументи - такі, що створюються за допомогою будь-якої системи звукозаписування й відтворюють звукову інформацію (наприклад, записану під час проведення засідань, зборів, нарад тощо).

2. За змістом документи поділяють на:

- організаційно-розпорядчі;

- фінансово-розрахункові;

- постачально-збутові та інше.

Організаційно-розпорядчі документи (ОРД) - це управлінська документація, що слугує способом здійснення та регулювання процесів управління. Документи, які належать до ОРД, можна умовно поділити на такі групи:

- організаційні (положення, інструкції, правила, статути, тощо);

- розпорядчі (постанови, рішення, розпорядження, вказівки тощо);

- довідково-інформаційні (довідки, протоколи, акти, пояснювальні та службові записки, службові листи, відгуки, плани роботи, телеграми, телефонограми, звіти, доповіді тощо);

- з кадрових питань (заяви, накази по особовому складу, особові картки, трудові книжки, характеристики тощо);

- особові офіційні (пропозиції, заяви, скарги, автобіографії, розписки, доручення тощо).

3. За назвою розрізняють: накази, протоколи, положення, розпорядження, вказівки, інструкції, правила, статути, звіти, ордери, плани, службові листи, заяви тощо.

4. За видами документи поділяють:

- типові, що розробляються вищими органами для підвідомчих організацій з однорідними функціями і мають обов'язковий характер;

- трафаретні, котрі виготовляються друкарським способом: незмінювана частина тексту документа друкується на поліграфічних машинах, а для змінної інформації залишаються вільні місця. Такі документи зараз найпоширеніші, оскільки на їх складанні та обробленні економиться час;

- індивідуальні, які створюються кожного разу по новому. Це доповідні, службові, пояснювальні записки, автобіографії тощо.

5. За складністю документи бувають:

- прості, що містять інформацію з одного питання;

- складні, які містять інформація щодо двох і більше питань.

Слід урахувати, що прості документи легше оброблювати, контролювати їх виконання, здійснювати пошук.

6. За місцем складання розрізняють такі документи:

- внутрішні документи оформляють (виписують) на підприємстві й тут же застосовують. До них належать: авансові звіти підзвітних осіб, табелі обліку використання робочого часу, інвентарні картки основних засобів, прибуткові ордери тощо.

- зовнішні документи складають на стороні, їх отримують від інших підприємств і організацій. На вході обов'язково реєструють, оформляють, як правило, на бланках уніфікованих форм. До них належать: рахунки-фактури, платіжні доручення, виписки банків, постанови, листи, угоди тощо.

7. За терміном виконання документи бувають:

- звичайні безстрокові – це такі, які виконуються в порядку загальної черги;

- термінові – зі встановленим строком виконання. До них , належать також документи, які є терміновими за способом відправлення (телеграма, телефонограма);

- дуже термінові документи з позначенням «дуже терміново»;

8. За походженням документи поділяються на: