Курсовая работа: Организация компьютерного учета на примере УФКСС и ДМ Администрации г. Жуковского
• начисление заработной платы сотрудникам производится по Положению об оплате труда работников государственных учреждений физической культуры и спорта Московской области;
2.3.Организация компьютерного учета по видам учета
Для организации аналитического учета по бухгалтерским счетам в системе «1C: Предприятие» используются виды субконто, предназначенные для ведения аналитического учета с набором значений, задаваемых пользователем. Виды субконто определяются и вводятся в конфигурацию для того, чтобы предоставить возможность назначать бухгалтерским счетам свойства ведения аналитического учета с использованием определенных типов данных.
Состав видов субконто, используемых в программе, определяется требованиями нормативных документов, регламентирующих порядок ведения на счетах аналитического учета (Инструкции по применению плана счетов бюджетного учета), и возможностью получения бухгалтерских итогов в разрезе объектов аналитики, как для составления отчетности, так и для внутренних целей предприятия.
В данной конфигурации содержится набор видов субконто, обеспечивающий возможность ведения аналитического учета по бюджетным счетам в необходимых разрезах, регламентированных требованиями к ведению аналитического учета по конкретным счетам плана счетов. Справочник имеет наименование, совпадающее с наименованием соответствующего ему вида аналитического учета, например «Контрагенты», «Материалы», «Основные средства» и т. д. Наличие субконто позволяет более детально раскрыть информацию о средствах предприятия, накапливаемых на счетах бухгалтерского учета. С помощью него вывод информации можно организовать так, чтобы информация о средствах собиралась со всех счетов, на которых ведется аналитический учет. Это позволяет получить полную информацию о данных, даже если они учитываются на нескольких синтетических счетах.
Ведение аналитического учета по конкретному счету определяется настройкой субконто, задаваемой в плане счетов. Для одного счета может быть задано ведение аналитического учета по нескольким видам субконто. Так, например, для счета 03020000 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» может быть определено ведение аналитического учета по двум видам субконто: «Контрагенты» и «Договоры». Аналитический учет, который основывается на нескольких видах субконто по одному счету, называется многомерным,то есть имеет несколько разрезов представления информации. Вышеописанный пример с аналитическим учетом по счету 03020000, как раз иллюстрирует многомерность аналитического учета. Итоги можно получать как по контрагентам в разрезе договоров, так и по договорам в разрезе контрагентов.
С другой стороны, аналитический учет может быть многоуровневым, если одним из субконто счета является многоуровневый справочник. Например, на предприятии при учете товаров требуется получать информацию, как по отдельным товарам, так и по группам товаров. В этом случае справочник «Товары» будет иметь многоуровневую структуру. При такой организации справочника товаров можно в дальнейшем получать итоговую аналитическую информацию как по группе товаров, так и по каждому товару в отдельности.
По счету может также вестись и количественный учет. Сама возможность ведения количественного учета задается на этапе конфигурирования. По конкретному счету будет вестись количественный учет, если для него задан соответствующий приз-нак в плане счетов. Для количественного счета накапливается итоговая информация в количественном (натуральном) выражении. Возможность ведения количественного учета обычно используется в совокупности с аналитическим учетом. В этом случае можно получать более полную отчетную информацию по объектам аналитического учета — такую, например, как наличие товаров на складе, количество основных средств, закрепленных за одним подразделением и тому подобное.
Система «1С:Предприятие» позволяет вести валютный учет по нескольким валютам. Сама возможность ведения валютного учета задается в конфигурации системы. Все используемые валюты задаются в справочнике валют. Конкретный счет считается валютным, если ему задан соответствующий признак в плане счетов. Для всех валютных счетов итоговая информация накапливается на счете для каждой валюты отдельно, а также по счету в целом. По каждой валюте итоговая информация по счету накапливается как в валютном выражении, так и в ее эквиваленте базовой валюты. Если в справочнике валют имеется курс, то при вводе проводок будет автоматически вычисляться сумма проводки по валютной сумме и текущему курсу. Также при ведении валютного учета, в системе «1С:Предприятие» предусмотрен учет курсовых разниц.
Ведение синтетического учета в полном объеме описано ниже по ходу работы.
2.4.План счетов
Перед учетом любых хозяйственных операций прежде всего определяется план счетов, на основе которого в дальнейшем будет вестись бухгалтерский учет. На предприятиях может использоваться стандартный план счетов, установленный нормативными документами а также другие специальные планы счетов.
Система счетов зависит от учетной политики предприятия. Как правило, на предприятии используется один план счетов, но на некоторых предприятиях, таких как совместные, может использоваться и несколько планов счетов. В системе «1С:Предприятие» предусмотрена возможность ведения нескольких планов счетов.
Сам план счетов создается на этапе конфигурирования. При этом часть счетов может быть введена уже на этапе конфигурирования, такие счета обычно играют важную роль в работе различных элементов конфигурации — документов, отчетов. Остальные счета вводятся уже при работе с информационной базой. Такой дифференцированный ввод счетов служит защитой от возможных ошибочных действий пользователя при работе с программой, которые могут нарушить целостность учета. Если при конфигурировании системы было назначено несколько планов счетов, то в верхней части таблицы будут присутствовать закладки с названиями планов счетов.
План счетов имеет многоуровневую структуру. На верхнем уровне находятся счета, на нижних — подчиненные им субсчета.
На этапе конфигурирования для любого реквизита планов счетов можно задать хранение истории изменения его значения. Подобные реквизиты планов счетов называются периодическими.
План счетов в системе «1С:Предприятие» играет основополагающую роль в организации компьютерного учета на предприятии. Именно в нем, благодаря установке разного рода реквизитов счетов, обусловливаются правила и структура ведения аналитического, количественного, валютного и синтетического учета. План счетов в системе «1С:Предприятие» воспринимается не только в традиционном бухгалтерском смысле, но и как основа алгоритмов автоматизации. Благодаря данным заложенным в план счетов строятся правила автоматического построения проводок в отдельных разделах автоматизации бухгалтерского учета. В тоже время он выступает как конструктор при подгонке автоматизации бухгалтерского учета для специальных нужд предприятия, создавая новые счета и определяя возможности для их включения в процесс организации компьютерного учета. Некоторое количество счетов, введенных в процессе конфигурирования и не подвластных обработке в плане счетов, существенно снижают возможности плана счетов как средства приспособления под определенные нужды предприятия программы автоматизации бухгалтерского учета без знаний в области программирования,. Этот аспект существенно снижает как производительность системы так и возможности ее полноценного использования.
2.5.Роль документов в организации компьютерного учета
В системе «1C:Предприятие» информация о хозяйственных операциях, совершаемых на предприятии, может вводиться при помощи документов и сохраняться в журналах документов. При настройке конфигурации производится настройка документов и создаются необходимые журналы для их хранения.
Внешний вид журнала и его свойства определяются при настройке конфигурации задачи и может быть самым разнообразным.
Документ может автоматически формировать бухгалтерскую операцию, отражающую соответствующую хозяйственную операцию в бухгалтерском учете.
В процессе настройки конфигурации задачи можно создавать практически неограниченное число журналов документов и назначать для хранения в одном журнале документы нескольких видов, причем одни и те же документы могут отображаться в нескольких журналах. Кроме того, в системе «1С:Предприятие» существуют общие журналы, в которых отображаются все введенные в систему документы. Набор документов, отображаемых в том или ином журнале, полностью определяется конфигурацией. Один и тот же вид документа может отражаться в нескольких журналах.
Кроме журналов, формируемых на стадии конфигурирования, в системе «1C: Предприятие» существуют два предопределенных журнала — «Полный» и «Прочие».
Полный журнал отображает документы всех видов, и позволяет работать со всеми введенными в систему документами (разумеется, в пределах назначенных пользователю прав доступа).
Журнал «Прочие» используется для отображения тех документов, для которых в процессе описания конфигурации явно не указан конкретный журнал, в котором он должен отображаться.
Окно с журналом документов в общем случае представляет собой таблицу. Каждая строка журнала является ссылкой на документ. В заголовке окна журнала выдается название журнала, заданное при конфигурации, и интервал видимости документов, который можно изменить при работе. По значениям реквизитов, которые выводятся в графах журнала, можно осуществлять произвольный поиск.
Механизм отбора документов предоставляет пользователю возможность просматривать в журнале документы, отобранные по некоторому значению их реквизитов или по видам документов: например, можно отобрать все документы по конкретному складу или конкретной организации-контрагенту, или отобрать все приходные накладные. Механизм отбора настраивается в конфигурации.
На протяжении всего сеанса работы в системе хранятся истории отборов. Если потребуется, можно вернуться к проводившемуся раньше отбору и выбрать его еще раз.
Как уже отмечалось выше, любая операция хозяйственной деятельности предприятия может быть зафиксирована путем ввода информации в документ соответствующего вида и записиэтого документа в журнал.
Документ может иметь две основные части: шапку и табличную часть.
К шапке относятся реквизиты, которые являются общими для документа, то есть имеют один экземпляр на документ. Например, для такого документа, как счет, это название клиента, реквизиты клиента и размер скидки. Табличная часть документа представляет собой список однотипных данных, которых может встречаться более одного на документ. Это, например, список товаров с количеством и номенклатурой для того же счета. Такое построение позволяет бухгалтеру более быстро составлять документы и снижает вероятность появления ошибок. Если это обусловлено конфигурацией, форма ввода документа может проверять корректность и полноту введенных данных, что также снижает вероятность появления ошибок. В случае неправильного ввода могут появляться соответствующие сообщения. Практически любой документ имеет поля для ввода даты и номера документа. Эти реквизиты обязательны для заполнения, и программа не позволит закончить ввод документа, если они не заполнены. Данная функция позволяет автоматически вести учет документов и значительно снижает возможность их подложной выписки.
Уникальность номеров и правила их автоматического присвоения могут быть определены едиными для нескольких видов документов. Например, это может быть сквозная нумерация для приходных и расходных накладных. Новый документ может быть введен путем копирования уже существующего документа. В результате на экран будет выдана форма документа, в которой все реквизиты, за исключением номера и даты документа, будут скопированы из реквизитов документа-образца, что также позволяет экономить время бухгалтера. Для этих же целей в «1С:Предприятии» имеется возможность копировать информацию из документа одного вида в документ другого вида. В этом случае для ввода новых документов можно использовать механизм «на основании». Этот механизм позволяет, например, создать накладную, перенеся в нее информацию из ранее выписанного счета. Эта процедура позволяет