Курсовая работа: Організація обліку

Для виділення частини тексту наказу можуть використовуватися курсив, підкреслення, напівжирне зображення, а також зсув окремих елементів тексту щодо меж основного тексту.

Як правило, накази мають оформлятися на бланках підприємства. Водночас зауважимо, що виготовлення бланків конкретних видів наказів доцільне, якщо їх кількість на рік перевищує 200 одиниць.

Кожний надрукований аркуш наказу (на бланку чи без) повинен мати такі розміри полів:

– ліве: 2,75 – 3,50 см (1,25 – 2,25 см при розташуванні тексту на звороті листа);

– праве: 1,25 – 2,25 см (2,75 – 3,50 см при розташуванні тексту на звороті листа);

– верхнє – 2,50 см;

– нижнє – 2,00 см.

Слід мати на увазі, що для наказів довготривалого та постійного термінів зберігання, які буде переплетено або підшито у справу, розмір лівого поля встановлюється на рівні 3,50 см.

При оформленні тексту наказу на двох і більше аркушах другий та наступні аркуші має бути пронумеровано арабськими цифрами, причому номер аркуша розташовується посередині верхнього поля без крапки чи тире, а також без слова «сторінка» (стор. або с.). Якщо наказ оформляється на обох сторонах аркуша, непарні номери проставляються на лицьовому боці, а парні – на звороті аркуша.

Особливу увагу слід приділити реквізитам наказу – необхідним складовим елементам цього виду документів.

1.4 Обов'язкові реквізити наказу

Конкретний набір реквізитів залежить від виду наказу, етапів його підготовки та роботи з ним. Оскільки накази складаються з тих самих складових частин (реквізитів), то, вивчивши порядок складання та оформлення цих реквізитів (написання дат, грифів затвердження, погодження, порядку підписання тощо), можна грамотно оформити будь-який наказ.

Так, наказ, що складається на підприємстві, повинен мати такі обов'язкові реквізити і стабільний порядок їх розміщення:

– найменування підприємства – автора наказу;

– код форми наказу (при використанні ПК);

– назву виду організаційно-розпорядчого документа (наказ, розпорядження);

– дату;

– реєстраційний індекс;

– заголовок до тексту наказу;

– текст наказу;

– візи;

– підпис.

Під час підготовки та оформлення наказу склад обов'язкових реквізитів може бути доповнено іншими реквізитами (зокрема, кодом підприємства за ЄДРПОУ), якщо цього вимагає його форма чи оброблення.

Стисло зупинимося на деяких із перелічених реквізитів.

Найменування підприємства має відповідати найменуванню, зазначеному в статуті. Скорочене найменування вживається тільки в разі, коли воно офіційно зафіксоване у статуті підприємства.

Дата й реєстраційний індекс (реєстраційний номер) наказу – це найважливіші пошукові ознаки наказу. Саме за цими реквізитами знаходять потрібний наказ серед інших аналогічних. При цьому зауважимо, що під реєстрацією наказу розуміється фіксація факту його створення шляхом проставляння на ньому умовного позначення – реєстраційного індексу (його ще називають номером наказу) з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про наказ. Реєстрація наказів здійснюється з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням та оперативним використанням наявної в них інформації.

Основним принципом реєстрації наказів є одноразовість: кожний наказ реєструється на підприємстві лише один раз – у день підписання. У разі передачі зареєстрованого наказу з одного структурного підрозділу до іншого він повторно не реєструється.

Під час реєстрації наказу проставляється умовне позначення – реєстраційний індекс, що складається з порядкового номера в межах групи наказів, які реєструються, і доповнюється індексами за номенклатурою справ. Журнальна форма реєстрації наказів допускається на підприємствах з обсягом документообігу до 500 – 600 наказів на рік.

Оскільки реєстраційний індекс наказу – це його умовне цифрове (іноді – літерно-цифрове) позначення, що проставляється при реєстрації, то для нього відводиться місце у бланку наказу поряд із датою. Реєстрацію наказів звичайно провадять децентралізовано за двома основними групами наказів. Накази щодо основної діяльності – в канцелярії, накази щодо особового складу – у відділі кадрів.

При цьому накази щодо особового складу та основної діяльності мають окрему нумерацію в межах своєї групи. У наказах щодо особового складу до порядкового номера звичайно додаються літери К (кадри) чи О/С (особовий склад). Наприклад: наказ № 8к, наказ № 8-к або наказ № 9о/с, наказ № 9-о/с.