Курсовая работа: Організація обліку

Наступним обов'язковим реквізитом є заголовок до тексту наказу, який має бути максимально стислим та ґрунтовним і точно передавати зміст тексту. Заголовок повинен грамотно узгоджуватися з назвою організаційно-розпорядчого документа, формуватися за допомогою віддієслівних іменників у прийменниковому відмінку та відповідати на запитання «про що?». Наприклад: «Про створення примирливої комісії». У випадку складання наказу на підставі уніфікованої форми постійна частина заголовка, що входить до назви форми, доповнюється змінною інформацією, котра конкретизує його зміст.

Підпис – обов'язковий реквізит наказу, що надає йому юридичної сили. Підписується, як правило, перший примірник наказу. Слід пам'ятати, що за відсутності посадової особи, підпис якої заготовлено на наказі, наказ підписує особа, котра виконує її обов'язки, або її заступник. При цьому обов'язково зазначається посада особи, яка підписала наказ, та її прізвище (виправлення вносяться чорнилом або машинописним способом, наприклад: «в. о.», «заст.»).

Реквізит «підпис» складається з найменування посади особи, яка підписує наказ (повне, якщо документ надруковано не на бланку, скорочене – на наказі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалів та прізвища (приклад рис. 1).

Приклад підпису наказу <...> Директор МП «Турист» ___________ (підпис) _______________ (ініціали, прізвище) або Заст. директора ___________ (підпис) _______________ (ініціали, прізвище)

Рис. 1

На наказах, що потребують особливого посвідчення їх аутентичності, проставляється відбиток печатки. Згідно з підпунктом 4.6.15 Примірної інструкції № 1153 печатку необхідно проставляти так, щоб вона захоплювала останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала наказ. При цьому на наказі має залишитися чіткий відбиток усіх елементів зображення печатки.

Як уже зазначалося вище, накази можуть мати додатки, вказівки на які даються у відповідних пунктах тексту. Наприклад: затвердити додану інструкцію з діловодства; затвердити графік документообігу (додається). У такому разі реквізит «Додаток» (на відміну від листів, претензій, позовних заяв тощо) після тексту наказу самостійно не оформляється. Самі ж додатки (документи) до наказів мають у правому куті позначку із зазначенням, додатком до якого наказу вони є. Приблизний зразок оформлення наведено на рис. 2.

Зразок оформлення додатків до наказу Додаток до наказу від 22.06.2003 р. № 38 ІНСТРУКЦІЯ З ДІЛОВОДСТВА <...> або Додаток 1 до наказу від 22.06.2003 р. № 45 ГРАФІК ДОКУМЕНТООБІГУ <...>

Рис. 2

1.4 Порядок погодження наказу

Проекти підготовлених наказів перед підписанням у деяких випадках погоджуються із зацікавленими структурними підрозділами, окремими посадовими особами. Погодження є, по суті, оцінкою проекту наказу.

Внутрішнє погодження провадиться з тими підрозділами, участь яких передбачено при виконанні цього наказу. На підприємствах, що мають юридичну службу, накази до підписання погоджуються з юристом. Якщо виконання наказу пов'язане з фінансовими витратами, потрібне погодження з головним бухгалтером (фінансовою службою). Наказ може бути також погоджений із заступником керівника підприємства, який займається питаннями, відображеними в наказі. Проект наказу візується також його укладачем.