Курсовая работа: Организационные формы бухгалтерского учета на предприятии и их совершенствование в условиях рынка

4. Долгосрочные обязательства;

5. Капитал и резервы;

6. Доходы

7. Расходы

8. Счета производственного учета [4, c.21].

1.3 Документация операций и организация документооборота на предприятии

Документацией называется процесс оформления операций документами, который представляет собой первичную стадию бухгалтерского учета.

Согласно другому определению, документация - письменное свидетельство о совершенной хозяйственной операции или о праве на ее совершение. Каждая хозяйственная операция оформляется документами. Документ служит не только основанием для фиксирования операций, но и способом первичного наблюдения и регистрации их. Документация служит целям контроля, даст возможность проводить документальные проверки, обеспечивает сохранность имущества. [2]

Документ (от лат. - свидетельство, доказательство) в широком смысле - это любой носитель информации, подвергаемый регистрации.

Бухгалтерский документ - это письменное свидетельство, которое подтверждает факт совершения хозяйственной операции, право на ее совершение и/или устанавливает материальную ответственность работников за доверенные им ценности.

Согласно Закону РК от 28.02.07 г. № 234-111 «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» (статья 6-1) бухгалтерская документация включает в себя первичные документы, регистры бухгалтерского учета, финансовую отчетность и учетную политику. [1]

В большинстве случаев деятельность бухгалтера связана непосредственно с делопроизводством, которое охватывает совокупность нижеследующих работ:

- составление корреспонденции (переписка);

- прием поступающих (входящих) документов;

- отправка исходящих документов;

- регистрация и контроль за исполнением документов;

- хранение отработанных документов в текущем архиве;

- прекращение хранения документов в текущем архиве.

На счетных работников возлагается определенная ответственность за правильную организацию делопроизводства, ибо от этого зависит дальнейшая работа всего учетного аппарата.

Постановка делопроизводства на предприятии в конечном итоге зависит от размеров, традиций и направления бизнеса. Развитие различных периферийных, технических устройств и аппаратов регистрации документов и первичных данных усовершенствовало способы наблюдения и ввода данных о хозяйственных фактах. Но это обстоятельство не освобождает от необходимости оформления юридически полноценного подтверждения той или иной хозяйственной операции. Например, показания счетчиков периодически должны фиксироваться в специальных журналах за подписью ответственных лиц, а затем переноситься в первичные бухгалтерские документы. Это значит, что оформление документа должно соответствовать всем юридическим нормам и служить доказательством отражаемого факта.

По общепризнанной методологии ведения документации для любой организации в современных условиях можно выделить три вида документопотока (структуры информационного обмена): входящие, внутренние, исходящие (таблица 1).

Таблица 1 - Структура информационного обмена

Форма документа	Документопоток информации
	входящей	внутренней	исходящей
Электронные	Сообщения электронной почты, различная факсимильная информация	Сообщения корпоративной сети, факсы, отчеты, распоряжения	Ответы на письма по электронной почте, факсимильная информация
Бумажные	Письма, договоры, контракты, законодательные акты, нормативные документы, периодические издания	Приказы, инструкции, отчеты, бухгалтерские документы и т.п.	Письма, договоры, пресс-релизы и т.д.

Как видно, наименования документов могут быть разными, но они в конечном итоге указывают на характер отражаемых в них фактов, что облегчает работу с ними. Важное контрольное и информационное значение имеет дата, поскольку хозяйственные факты могут быть однотипными и повторяющимися. Для предотвращения возможности повторно использовать один и тот же документ на них ставят штампы гашения.

Для установления персональной ответственности за достоверность сведений, указанных в документе, а также подтверждения правомочности ее осуществления необходимо обеспечить собственноручную подпись личности. Перечень должностных лиц, имеющих право подписи первичных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с финансовым директором.

Получают распространение «электронные подписи». Субъект, использующий электронные подписи, должен установить надлежащие меры предосторожности и контроля, касающиеся права использования и доступа к электронным подписям.

Путь, который проходят документы от момента выписки до сдачи на хранение в архив, называется документооборотом.

В наиболее общем виде движение документов (поступление от сторонних организаций и лиц, обработка, принятие к учету, сдача в архив) регламентируется графиком документооборота, утвержденным руководителем предприятия. Он может быть оформлен в двух вариантах - в виде схемы и в виде перечня работ по созданию, проверке, обработке документов, выполняемых структурными подразделениями организаций с указанием ответственных исполнителей и сроков.

Ответственность за соблюдением графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

График документооборота должен быть увязан с должностными инструкциями и учетной политикой предприятия. Ответственность за соблюдением графика документооборота, а также за своевременное и доброкачественное создание документов и передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в них данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы. Число таких лиц должно быть минимальным, с обязательным закреплением за каждым из них перечня документов, которые они имеют право подписывать.

Главное связующее звено документооборота - данные первичных документов, характеризующие хозяйственные факты количественно и качественно.