Курсовая работа: Основные принципы письменных коммуникаций
Что такое «персональность» и какую роль она играет в письменных коммуникациях?
Практически любое письмо открывает персональное обращение к адресату. От того, насколько грамотно написано это обращение, может зависеть успех или неудача всего Вашего сообщения.
Персональность Вашего письма начинается с правильного указания на конверте имени получателя. Это может показаться очевидным, но сегодня даже официальные письма зачастую содержат уменьшительные имена, ошибки и такие анонимные выражения как «с семьей», «гость» или «сопровождающий». Чтобы избежать скандала, не сочтите за труд выяснить правильное имя того, кому Вы пишете.
Каждому имени на конверте должно предшествовать уважительное обращение. Если Вы не хотите сравняться по уровню бестактности с нынешним президентом МОК, не только перепутавшем инициалы Президента России, но и «забывшем», в какой должности находится его респондент, правильно выбирайте вид обращения, например «Господин Президент», «Глубокоуважаемый профессор» или «Ваше Святейшество». Если Вы знаете, какое обращение предпочитает адресат, используйте именно его.
Что делать, если я не знаю, кто конкретно будет читать мое письмо?
Такая ситуация действительно может возникнуть, особенно если Вы готовите рекламное письмо для последующей рассылки. В таком случае рекомендуются следующие приветствия «Уважаемые господа» или «Дамы и господа». Не стоит опускать традиционные приветствия, даже если Вы полагаете, что они не представляют особой ценности.
С точки зрения персональности то, что написано, должно передавать позицию «Вы», что означает необходимость сосредоточиться на нуждах и интересах Вашего адресата, а не на своих собственных. Что касается техники написания, то это означает ударение на «вы» и «ваши», а не на «я» и «мы». Например:
Неправильно
Мы отправили чек по почте.
Мы предлагаем клиентам скидку 5%
Я хочу выразить свою благодарность за ...
Правильно
Вы получите наш чек по почте
Вы получите 5% скидку
Благодарю Вас за помощь в ...
Грамотное использование слов «Вы» и «Ваши» сделает сообщение центром внимания читающего.
2. KISS-принцип: будьте проще!
В чем заключается KISS-принцип?
Возможно, KISS-принцип является наиболее важным не только в письменных коммуникациях, но и в бизнесе. Анаграмма KISS обычно раскрывается как «Keep It Short and Simple» — «Придерживайтесь краткости и простоты». В качестве альтернативы загруженным менеджерам предлагается другая формулировка: «Keep It Simple and Stupid» — «Придерживайтесь простоты и тупости». Это означает, что у большинства руководителей просто нет времени разбираться в словоблудии. Им нужна краткая информация по ключевым моментам, представленная в доступной форме! То же самое можно сказать и о получателях Вашего письменного сообщения. Вообразите, сколько Вы сэкономите бумаги, чернил и времени, если Ваши письма станут хотя бы на 10% короче!
Каковы основные правила применения KISS-принципа в письменных коммуникациях?
Если Вы составляете письменное сообщение и структурируете его в определенной логической последовательности, все требования к применению KISS-принципа можно свести к трем основным правилам:
слова короче
слов меньше
картинки, если это возможно.
Более подробно о каждом из этих правил мы поговорим в следующих разделах. Правила могут показаться очевидными, но достижение соответствия KISS-принципу в широком диапазоне информационных средств и каналов требует практического опыта и настойчивости.
Не слишком ли много времени я затрачу, занимаясь «шлифовкой» своих писем?
Действительно, поначалу время, отнимаемое перепланировкой и подчисткой теста, может показаться затрачиваемым впустую. Однако, результаты, которые дают блестяще отредактированные сообщения, оплатят предпринятые усилия сторицей и не один раз.
Полезные советы
ПРИДЕРЖИВАЙТЕСЬ КРАТКОСТИ И ПРОСТОТЫ:
СЛОВА КОРОЧЕ
--> ЧИТАТЬ ПОЛНОСТЬЮ <--