Курсовая работа: Основные принципы письменных коммуникаций
Тесты на оценку удобочитаемости широко используются в зарубежной практике бизнес коммуникаций. Существует целый ряд методов, с помощью которых можно оценить сложность написанного. Один из наиболее популярных методов был разработан американским ученым Робертом Ганнингом и получил название Индекса туманности.
Индекс туманности Ганнинга используется как индикатор для определения уровня удобочитаемости написанного по критерию: какой уровень образования нужен читателям, чтобы понять написанное. Лучше всего применять его к тексту, состоящему, по крайней мере, из 200 слов. Существует определенная последовательность использования Индекса туманности, включающая: (1) количественный анализ текста по заданным критериям, (2) интерпретация и анализ показателя туманности, (3) редактирование текста в случае необходимости.
Не вдаваясь в математические подробности расчета Индекса туманности, мы, тем не менее, перечислим критерии, которые являются наиболее важными для определения степени удобства чтения Вашего текста:
общее количество слов в тексте
количество законченных мыслей в тексте
средняя длина предложения
процент сложных слов (более трех слогов).
В общем случае, Индекс туманности тем выше, чем больше средняя длина предложения и процент сложных слов в тексте. А чем выше Индекс туманности, тем сложнее читать Ваш текст.
Существуют ли практические рекомендации по подготовке удобочитаемых текстов?
Да, существуют. Вот, например, рекомендации вышеупомянутого Роберта Ганнинга:
Пишите короткими предложениями. Старайтесь, чтобы предложение содержало не более 20 слов.
Отдавайте предпочтение простым словам и мыслям.
Лучше использовать знакомые читателю слова.
Избегайте ненужных слов
Пишите так, как говорите. Старайтесь избегать высокопарного слога.
Употребляйте глаголы, обозначающие действие.
Старайтесь соотносить написанное с опытом читающего.
Пишите так, чтобы выразить мысли, а не произвести впечатление на читающего.
9. Привлечение внимания: как сделать так, чтобы Ваш текст дочитали до конца.
На мой взгляд, многие из перечисленных рекомендаций по сути сводятся к обеспечению простоты и сжатости сообщений. Не получу ли я в результате блеклый текст, который никто не будет читать?
Действительно, придерживаясь только «простоты и тупости", можно легко впасть в другую крайность — получить короткий и примитивный текст, который будет совершенно неинтересен читателю. На наш взгляд, стремление к простоте и краткости вовсе не означает, что Ваш текст должен быть примитивным и невыразительным! Русский язык формировался столетиями и по своей выразительности, несомненно, является одним из богатейших мировых языков. Помните, что в Вашем распоряжении разнообразные стили, интонации, структуры предложений, средства пунктуации, слова-синонимы. Ведя переписку, очень важно выработать гибкий подход и уметь изменять его в соответствии с требованиями конкретной ситуации.
Как можно быстро «оживить" стиль делового письма?
Даже самый «прозаический» стиль можно быстро и красочно оживить, регулярно обращаясь к добротному тезаурусу или словарю книжного формата. Многие «редакторские» программные пакеты имеют функцию тезауруса. В результате Вы легко подберете слова-синонимы (близкие по смыслу, но различные по написанию), и Ваш текст станет более привлекательным, оставаясь при этом ясным и лаконичным. Кроме того, в каждом синониме заключен собственный смысловой оттенок, который позволит Вам наглядно выделить ту или иную мысль Вашего сообщения.
Как привлечь внимание читателя к тексту с помощью средств пунктуации?
Эффект от правильного применения средств пунктуации может быть огромным! Например, выделяя главные аргументы своего письма с помощью маркеров (или так называемых «пулек»), Вы, несомненно, привлечете к ним зрительное внимание читателя.
Грамотное использование абзацев, каждый из которых содержит только одну основную мысль, также поможет читателю сосредоточиться на каждой из этих мыслей.
Наконец, в Вашем распоряжении разнообразные знаки препинания, — точки, двоеточия, точки с запятой, запятые, кавычки, скобки, вопросительные и восклицательные знаки, тире, многоточия. Грамотно используя эти знаки, Вы можете выделить те или иные мысли, расставить смысловые акценты, разбить или объединить предложения, то есть существенно повысить «читабельность» текста.
Если я хочу привлечь внимание читателя, могу ли я использовать в тексте письма пословицы, метафоры и другие выразительные средства?
Да, можете, но с достаточной степенью осторожности. Общеизвестно, что метафоры и образные выражения могут повышать силу воздействия сообщения. Метафоры используются и для того, чтобы придать абстрактным идеям более конкретный вид. Однако если Ваше деловое письмо будет перегружено общеизвестными сравнениями и штампами, это не добавит Вам популярности в глазах читателя и, скорее всего, затруднит понимание написанного. Слишком частое употребление Ваших «любимых» слов и выражений также может оказаться утомительным для читателя.
Полезные советы