Курсовая работа: Основные требования к подготовке служебных документов и ведению деловой переписки в деятельности

· достоверность, точность и обоснованность приводимость доводов и фактов;

· официально-деловой стиль и язык документа;

· грамотность текста документа в профессиональном и литературном отношении;

· логика и краткость (лаконизм) изложения информации;

· ясность документа, исключающая двоякое понимание содержащейся в нем информации;

· наглядность;

· юридическая безопасность (документ соответствует компетенции органа управления, а его содержание и оформление не противоречит требованиям законов и других нормативно-правовых документов).

2. Понятие делового письма и общие требования к написанию деловых писем

Деловое письмо – документ, применяемый для связи, передачи информации на расстояние между двумя корреспондентами, которые могут быть как юридическими, так и физическими лицами[3] .

Деловые письма отличаются от личных тем, что деловые письма, если только они не конфиденциальные, открыты для ознакомления многих и это налагает на них определенный – деловой – стиль изложения[4] .

Одним из главных каналов связи различных предприятий, организаций и учреждений с внешним миром является именно деловое письмо.

С помощью данного вида писем ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, в них излагаются взаимные претензии, приглашения, просьбы и т. п.

Общие требования написания деловых писем:

· бумага для делового письма должна быть хорошего качества, абсолютно чистой, аккуратно обрезанной;

· бланк письма должен быть с эмблемой организации, ее полным названием, почтовым и телеграфным адресом, телефоном, факсом, электронным адресом и банковскими реквизитами;

· служебные письма печатаются на лицевой стороне листа, без помарок; все страницы, кроме первой, нумеруются арабскими цифрами;

· ширина поля с левой стороны листа должна быть не менее 2 см, абзац начинается с красной строки с отступлением в пять интервалов от левого края строки;

· текст печатается через полтора – два интервала;

· наименование организации или фамилия и адрес человека, куда отправляется письмо, проставляется на левой стороне листа;

· ниже, с края строки или в центре листа, пишется вежливое обращение, например, «Уважаемый Иван Иванович»;

· после обращения часто ставят восклицательный знак, чтобы следующую фразу начать с красной строки и с заглавной буквы;

· подпись ставится в правой стороне листа, после заключительной фразы вежливости, например, «С уважением…»;

· резолюции на всех видах входящей корреспонденции должны делаться карандашом или на отдельных листах;

· письмо складывается текстом внутрь, а наиболее важные деловые письма не сгибаются, для чего посылаются в больших плотных конвертах;

· на телеграфный запрос следует дать ответ в течение 3-х дней, на письмо- 10.

К содержанию деловых писем предъявляются следующие требования:

· точность и ясность изложения мыслей;

· максимальная доступность текста для понимания, употребление простых фраз, точно и однозначно выражающих суть;

· краткость, отсутствие лишних слов и пустых фраз;