Курсовая работа: Основные требования к подготовке служебных документов и ведению деловой переписки в деятельности

При направлении документов в государственные органы Российской Федерации, в которых введены звания, в случаях, когда эти звания включаются в реквизит «Адресат», указывается также (строчными буквами) звание подписывающего.

Допускается в уместных случаях завершать документы словосочетанием «С уважением,».

3.4 Приложения

При наличии приложений к документу в реквизите «отметка о наличии приложения» указываются краткое содержание каждого из них, их регистрационные номера, номера экземпляров, количество листов и грифы секретности. Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Если приложение одно и его наименование упоминается в тексте документа, то в реквизите «приложение» оно не повторяется, а указывается: «По тексту» и далее его регистрационный (подписной) номер, номер экземпляра количество листов и гриф секретности.

При большом количестве приложений на них составляется отдельная опись, а в самом документе указывается: «Приложение: согласно описи № ___ на ___листах». При наличии нескольких приложений к документу на каждом из них проставляется порядковый номер: «Приложение № 1», «Приложение № 2» и т.д.

Если прилагаемый документ имеет свое приложение, то после основной записи дополнительно указывается: «… и приложение к нему, всего на __ листах».

При направлении документа нескольким адресатам, а приложения к нему – отдельным из них, в реквизите «отметка о наличии приложения» указывается, кому оно направляется. Например: «Приложение:…, только в первый, третий адрес».

Заключение

Документы играют важную роль в деятельности пограничных органов управления. Правильное понимание должностными лицами органов управления теоретических основ документоведения, твердое знание современных требований, предъявляемых к составлению и оформлению документов, к организации их движения, учета и хранения, в значительной мере способствует повышению эффективности управленческого труда, вносит в работу управленческого персонала организованность и слаженность. Важная роль в привитии культуры документной деятельности принадлежит сотрудникам секретариатов и делопроизводств пограничных органов различного уровня[5] .

При составлении деловых писем необходимо помнить, что по письму можно судить не только о человеке, который его написал (исполнителе), но и об организации, которую он представляет.

Служебная (деловая) документация является одним из важнейших ресурсов общества, необходимым источником информации для управленческих решений, доказательством в правовых отношениях, документированной памятью общества.

Список использованной литературы

1. Висовень В.Н., Комиссаров А.В., Конопатов С.Н. Служебное документоведение. Курс лекций.- М., 2008.

2. Делопроизводство в кадровой службе\Сост. А.В. Верховцев – М.: ИНФРА-М, 1999.

3. Кибанов А.Я., Захаров Д.К., Коновалова В.Г. Этика деловых отношений. Учебник.- М.: ИНФРА-М, 2009.

4. Кудряев В.А. и др. Организация работы с документами. Учебник. – М.: ИНФРА-М, 1999.

5. Петрова Ю.А., Суняева Ю.Ю., Наумова Р.Л. Настольное руководство секретаря и помощника руководителя. – М., 2009.

6. Приказ ФПС России от 18 мая 2002 г. № 320. «Об утверждении инструкции по делопроизводству в войсках, органах и организациях пограничной службы Российской Федерации».

7. Приказ Министерства обороны РФ от 23 мая 1999 г. № 170 «Об утверждении инструкции по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации».

Приложение

Вариант служебного письма

ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА БЕЗОПАСНОСТИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПОГРАНИЧНАЯ …………………. ________________№________________ г. Москва, 125040

Заместителю начальника …………. …………………………………………

На № _____от __________ _____г.

Уважаемый ……………………………..!