Курсовая работа: Основные вопросы проектирования баз данных, принципы работы с Microsoft Office Access 2003

– обязательное поле – свойство, определяющее обязательность заполнения данного поля при наполнении базы;

– пустые строки – свойство, разрешающее ввод пустых строковых данных (от свойства "обязательное поле" отличается тем, что относится не ко всем типам данных, а лишь к некоторым, например к текстовым);

– индексированное поле – если поле обладает этим свойством, все операция связанные с поиском или сортировкой записей по значению, хранящемуся в данном поле, существенно ускоряются. Кроме того, для индексированных полей можно сделать так, что значения в записях будут проверяться по этому полю на наличие повторов, что позволяет автоматически исключить дублирование данных.

1.4 Типы данных

Таблицы баз данных, как правило, допускают работу с большим количеством разных типов данных. Так, например, базы данных MicrosoftAccess работают со следующими типами данных:

– текстовый – тип данных, используемый для хранения обычного неформатированного текста ограниченного размера (до 255 символов);

– поле МЕМО – специальный тип данных для хранения больших объемов текста (до 65 535 символов). Физически текст не хранится в поле. Он хранится в другом месте базы данных, а в поле хранится указатель на него, но для пользователя такое разделение заметно не всегда;

– числовой – тип данных для хранения действительных чисел;

– дата/время – тип данных для хранения календарных дат и текущего времени;

– денежный – тип данных для хранения денежных сумм. Теоретически, для их записи можно было бы пользоваться и полями числового типа, но для денежных сумм есть некоторые особенности (например, связанные с правилами округления), которые делают более удобным использование специального типа данных, а не настройку числового типа;

– счетчик – специальный тип данных для уникальных (не повторяющихся в поле) натуральных чисел с автоматическим наращиванием. Естественное использование – для порядковой нумерации записей;

– логический – тип для хранения логических данных (могут принимать только, два значения, например "да" или "нет");

– поле объекта OLE – специальный тип данных, предназначенный для хранения объектов OLE, например мультимедийных. Реально, конечно, такие объекты в таблице не хранятся. Как и в случае полей МЕМО, они хранятся в другом месте внутренней структуры файла базы данных, а в таблице хранятся только указатели на них (иначе работа с таблицами была бы чрезвычайно замедленной);

– гиперссылка – специальное поле для хранения адресов URLWeb-объектов Интернета. При щелчке на ссылке автоматически происходит запуск браузера и воспроизведение объекта в его окне;

– мастер подстановок – это не специальный тип данных. Это объект, настройкой которого можно автоматизировать ввод в данных поле так, чтобы не вводить их вручную, а выбирать из раскрывающегося списка.

2 . Основы MicrosoftOfficeAccess

2.1 Таблицы базы данных

В режиме таблицы добавляются, редактируются или просматриваются табличные данные. Также можно проверить орфографию и напечатать табличные данные, отфильтровать и отсортировать записи, изменить внешний вид таблицы или изменить структуру таблицы, добавив или удалив столбцы. В режиме конструктора таблицы можно создать целую таблицу, добавляя новые поля или удаляя и настраивая существующие поля таблицы.

Чтобы добавить поле, в верхней части окна таблицы в режиме конструктора следует ввести имя поля и определить его тип. Чтобы переименовать поле, необходимо изменить его имя в столбце <Имя поля>.

Уникальная метка, называемая ключом, используется для определения каждой записи таблицы. Ключевые поля в таблицах используются для создания межтабличных связей. Чтобы определить ключ, необходимо выделить строку с описанием нужного поля и нажмите кнопку <Ключ> на панели инструментов.

Тип данных определяет, какого вида данные допускается вводить в поле. Чтобы определить или изменить тип данных, выберите столбец <Тип данных>, нажмите в поле кнопку со стрелкой и выберите тип данных из списка.

2.2 Запросы базы данных

С помощью запросов можно просматривать, анализировать и изменять данные из нескольких таблиц. Они также используются в качестве источника данных для форм и отчетов. Наиболее часто используется запрос на выборку. При его выполнении данные, удовлетворяющие условиям отбора, выбираются из одной или нескольких таблиц и выводятся в определенном порядке. Запрос можно создать с помощью мастера или самостоятельно с помощью конструктора. Кроме того, запрос может быть записан в виде инструкции SQL.

Чтобы ограничить записи, которые следует включить в динамический набор при выполнении запроса, нужно определить условия отбора в строке <Условие отбора> для одного или нескольких полей.

Данные, возвращаемые в запросе, можно отсортировать в том или ином порядке. При указании порядка сортировки для нескольких полей Microsoft Access сортирует сначала крайние левые поля и далее слева направо.

2.3 Формы базы данных

Формы являются объектом базы данных, которые обычно используется для отображения данных в базе данных. Форма может быть кнопочной, открывающая другую форму или отчеты базы данных. Большинство форм являются присоединенными к одной или нескольким таблицам и запросам из базы данных.

Графические элементы, такие как линии и прямоугольники, сохраняются в макете формы. Связь между формой и ее источником записей создается при помощи графических объектов, которые называют элементами управления.

Эффективность формы повышается посредством добавления в нее разделов. Формы могут содержать следующие разделы: заголовок, верхний колонтитул, область данных, нижний колонтитул и примечание. Кроме того, форма может содержать другие формы – так называемые подчиненные формы. Это обеспечивает возможность построения достаточно сложных диалоговых систем.