Курсовая работа: Основные вопросы проектирования баз данных, принципы работы с Microsoft Office Access 2003

Основу функционирования формы составляют процедуры обработки событий, написанные на VBA.

2.4 Отчеты базы данных

Отчет – это гибкое и эффективное средство для организации данных при выводе на печать. С помощью отчета имеется возможность вывести необходимые сведения в том виде, в котором требуется. С помощью отчетов возможно выполнение следующих действий:

– добавление в отчет эмблемы или рисунка;

– группировка записей по различным условиям;

– вычисление итоговых значений;

– представление данных на диаграмме.

Большая часть сведений в отчете берется из базовой таблицы, запроса или инструкции SQL, являющихся источниками данных для отчета. Другие сведения вводятся при разработке отчета.

На этапе проектирования отчета определяются заголовки таблично представляемых данных, поясняющие надписи, элементы графического оформления и т.п. Кроме того, возможно динамическое создание программным способом разричных элементов оформления в ходе форматирования отчета. Также на этапе проектирования определяются выражения для расчета итоговых значений.

Для создания связи между отчетом и исходными данными применяются элементы управления (аналогично использованию их в формах). Ими могут быть поля, содержащие имена или числа, надписи для заголовков, декоративные линии для графического оформления отчетов.

Создание отчетов во многом аналогично созданию форм. Отличие процедуры создания отчета от процедуры создания формы заключается в ориентации первой на последующий вывод на печать – т.е. диалог с пользователем весьма упрощен и носит односторонний характер. Иными словами, отчет ориентирован на вывод информации на бумажные носители, а форма – на ввод/вывод информации на текущий момент времени.

Вся информация в отчете разбивается на разделы, каждый из которых имеет специальное назначение. При печати разделы располагаются на страницах в определенном порядке. Например:

– заголовок отчета;

– верхний колонтитул;

– область данных;

– нижний колонтитул;

– примечание отчета.

Заголовок отчета печатается в отчете один раз в самом начале отчета. Верхний колонтитул печатается вверху каждой страницы отчета. Область данных представляет собственно данные отчета. Нижний колонтитул печатается в нижней части каждой страницы отчета. Примечание отчета печатается один раз на последней странице отчета. Наличие того или иного раздела определяется конкретными требованиями к отчету.

В режиме конструктора на экране отображается макет каждого раздела отчета в одном экземпляре.

2.5 Макросы, модули, программы в MSACCESS

Макросом называют набор из одной или более макрокоманд, выполняющих определенные операции, такие как открытие форм или печать отчетов. Макросы могут быть полезны для автоматизации часто выполняемых задач. Например, при нажатии пользователем кнопки можно запустить макрос, который распечатает отчет.

В MSACCESS существует также специальный макрос AutoExec. Он позволяет автоматически выполнить макрокоманду или набор макрокоманд при открытии базы данных. В процессе открытия базы данных Microsoft Access проводит поиск макроса с этим именем и, если такой макрос существует, автоматически запускает его.

В ядре базы данных Microsoft Jet определены объекты, такие как таблицы, запросы, связи и индексы, с помощью которых выполняются операции сохранения и упорядочения данных в базах данных Microsoft Access. Такие объекты называют объектами доступа к данным (DAO). Программы Visual Basic, в которых используются объекты доступа к данным, могут применяться для совместной работы с другими приложениями, такими как Microsoft Excel, использующими ядро базы данных Jet.

Кроме того, в Microsoft Access определен ряд объектов, предназначенных непосредственно для обработки данных, таких как формы, отчеты и элементы управления.

Программы Visual Basic могут использоваться для создания процедур обработки событий.

Использование программ Visual Basic позволяет упростить взаимодействие пользователя с базой данных за счет предварительной разработки специальных процедур обработки данных. Важным понятием неразрывно связанным с программами Visual Basic является понятие модуля.

Существует два основных типа модулей: модули класса и стандартные модули. Каждая процедура в модуле может быть либо процедурой-функцией Function, либо процедурой Sub.

Модули форм и модули отчетов являются модулями класса, связанными с определенной формой или отчетом. Они часто содержат процедуры обработки событий, запускаемых в ответ на событие в форме или отчете. Процедуры обработки событий используются для управления поведением формы или отчета и их откликом на события, например, такие как нажатие кнопки.