Курсовая работа: Основы документационного обеспечения управления

Дума осуществляла надзор за деятельностью и кадровым составом центральных и местных учреждений, в ее подчинении было высшее ведение ратного дела, межевание земель, управление Москвой, коллективное управление страной «по уходу» (в отсутствие) государя.

Кроме того, при Думе функционировал и Счетный приказ для учета финансовой деятельности учреждений. Представители этих учреждений входили в состав Думы (думные дьяки), вели ее делопроизводство.

В целом офисы того времени, назвавшиеся приказными избами , или приказами, формировались под практические потребности по разрешению отдельных вопросов государственного управления. Именно поэтому период становления и развития государственного делопроизводства принято называть приказным периодом – по названию первых государственных учреждений – приказов. Этот период охватывает время с XV по XVIIв.

Процедура подготовки документов в приказном делопроизводстве включала следующие основные этапы:

поступление документа на рассмотрение;

подготовку дела к «докладу»;

рассмотрение и решение дела;

оформление документа, содержащего решение.

Рассмотрение дела в приказе начиналось по инициативе царя или по поступлении документа: жалобы, извета, челобитной или отписки. Указание царя передавалось им лично кому-либо из чинов приказа или передавалось в приказ через тех, кто был в это время при царе. По указу царя либо сразу готовилось решение, если приказ располагал для этого нужными сведениями, либо начиналось исполнение – рассмотрения вопроса и сбор необходимых материалов. Если во исполнение царского указа нужно было написать грамоту, дьяк писал ее сам или поручал это кому-нибудь из старших подьячих. Если для решения дела требовалась переписка с другими приказами, она велась без соблюдения особых формальностей короткими «памятями» (записками) подьячих одного приказа подьячим другого приказа.

При поступлении документа на нем на обороте делалась запись о получении документа с датой. При необходимости судья или дьяк делала помету «выписать», что означало подготовить справочный материал, т.е. начать рассмотрение дела. Подготовкой дел к рассмотрению занимались столы или повытья, где в соответствии с поручением старшей подьячий собирал нужный материал, составлял проект ответного документа (решение по делу) или инициативный документ по своему разумению; все последующие правки делались на этом же проекте на широком левом поле (4-5см) или поверх писанного текста.

После вынесения окончательного решения дьяк «чернил» подготовленный документ, т.е. исправлял его. Только после этого младший подьячий переписывал документ набело, подьячий «справлял» т.е. сверял беловик с черновиком, удостоверял – исправлял его своей подписью – «справой», которая выражала ответственность подьячего за точное соответствие беловика черновику, но еще не придавало юридической силы документу. Для этого необходима была «припись», которая свидетельствовала об ответственности за содержание документа. Черновик документа – «отпуск» определялся на хранение.

В случае необходимости решение по делу принималось после его коллективного обсуждения. Руководители приказов: судьи и дьяки, участвовавшие в принятии решений, - не ставили своих подписей на документов, это входило в обязанность того дьяка, который отвечал за ведение делопроизводства приказа. В Боярской Думе это было обязанностью думных дьяков:«…а на всех делах закрепляют и помечают думные дьяки, а царь и бояре ни к каким делам… руки не прикладывают, для того устроены они, думные дьяки ». Подпись долгое время заменялась печатью.

В XV в. дорогостоящий пергамент вытеснила бумага, которую первоначально привозили из западно-европейских стран, а со второй половины XVII стала использоваться и отечественная. Первоначально бумага изготовлялась из тряпья, а чернила делались из солей железа и дубинных веществ, добываемых из чернильных орешков – наростов на дубовых листьях. Сочетание железистых чернил и тряпичной бумаги делало текст особенно стойким, и он почти не выцветал. Документы этого периода, хранящиеся в архивах достаточно хорошо читаются.

С появлением так называемой скорописи – начертание округлых букв и использование графических сокращений слов и частей слов с вынесением их над строкой письма – свободно читать такие тексты стало довольно сложно, для этого требовались определенные знания и навыки.

В делопроизводстве приказов продолжало использоваться достаточного древняя «столбцовая техника делопроизводства» - собирался свиток из подклеенных друг к другу листов – столбец, столпик. Важные государственные акты могли иметь большие размеры, так, например, грамота царя Алексея Михайловича одному из монастырей на земли имеет длину более метра, а например, Соборное уложение 1649 г. насчитывает 309 м.

При необходимости вставить документ столбец расклеивался, а позднее вставки заверялись обычным порядком – по склейкам. Текст в столбцах писался только с одной стороны, оборотная сторона использовалась лишь для проставления помет, резолюций, адреса. Документы хранились свернутые в рулон, иногда для особо важных документов использовались специальные футляры (меха).

Такая форма документа не всегда была оптимальной, поскольку много времени уходило на развертывание и свертывание столбца при поиске необходимых сведений, сама склейка не была достаточно прочна. Все это приводило к быстрому ветшанию и износу столбцов.

Наряду со столбцовой формой документов в приказах зародилась а начало применяться книжная (тетрадная) форма. Тетрадь – это лист бумаги, сложенный вдвое. Тетради собирались вместе, переплетались по мере необходимости и составляли книги. В форме книг велись боярские списки, финансовые, учетные, регистрационные записи и др. Известно большое число разновидностей книг – более 300. Это учетно-статические стрелецкие, городовые, умолотные, денежные и другие книги.

Таким образом, история делопроизводства в XVI-XVII вв. показывает, что в связи с созданием системы центральных и местных учреждений создается и система делопроизводства, складываются кадры служащих, появляются устойчивые формы документов, приемы их составления, хранения и учета.

Однако государство еще не создало общих административных и делопроизводственных правил. Только с середины XVII в. принимаются некоторые меры для наведения порядка в делопроизводстве, появляются отдельные законодательные акты о порядке документирования и составления отдельных документов.

Коллежское делопроизводство

Отсутствие в приказном делопроизводстве установленного законом единообразного порядка точных форм письменных документов, конкретных сроков их исполнения, громадное число учреждений, запутанность их взаимоотношений между собой и в управлении территориями побудили правительство искать новые формы государственного устройства.

После переработки иностранных (шведских) образцов появляется учреждение нового типа и нормативное обеспечение, определяющее их состав, организацию, компетенцию и делопроизводство. Прежнее учреждения – приказы – были заменены коллегиями, канцеляриями, конторами, ратушами.

В результате реформ в области управления сложилась система учреждений: Сенат, Синод, Государев кабинет и коллегии – в центре; губернатор, воевода, комиссары и другие органы – на местах. Всего за 1718-1720гг. вместо упраздненных полусотни приказов было создано 12 коллегий: Иностранных дел, Военная, Адмиралтейств-коллегия, Камер-коллегия, Штатс-контор коллегия, Ревизион-коллегия, Юстиц-коллегия, Берг-коллегия, Мануфактур-коллегия, Коммерц-коллегия и Главный магистрат.

Первоначально каждая коллегия руководствовалась своим регламентом, затем законодательной основой реформы стал «Генеральный регламент», утвержденный Петром I в 1720г., по которому «государственные коллегии, також и все оных принадлежащих к ним канцелярий и контор служители не токмо во внешних и внутренних учреждений, но и во отправлении чина своего подданнейшие поступить имеют».

«Генеральный регламент» ввел систему делопроизводства, получившую название коллежской по названию типа учреждений. Доминирующее значение в этих учреждениях получил коллективный способ принятия решений присутствием коллегии, в состав которой, как правило, входили президент, вице-президент, два-три советника и асессоры. Этой форме принятия решений Петр I уделял особое внимание, отмечая, что «все лучшее устроение через советы бывает ».

Первым учреждением нового типа, на котором отрабатывалась новая технология делопроизводства, стал Сенат, создававшийся как орган коллективного управления, но быстро превратившийся в законосовещательный орган и орган надзора за правительственными учреждениями.

Много внимания было уделено устройство сенатской канцелярии. Для работы в новых условиях было решено из боязни перенесения приказных порядков не ограничиваться старым кадровым составом – дьяками и подьячими. Для занятия канцелярских должностей стали приглашать иностранных специалистов.

С изданием «Генерального регламента» делопроизводство становится на твердую почву закона. Этим законодательным актом окончательно отделяются обязанности присутствия как органа, принимающего решение, от делопроизводственной деятельности, которая закрепляется за самостоятельным подразделением – канцелярией. Центральной фигурой канцелярии становится секретарь. На нем лежала ответственность за организацию делопроизводства коллегии, подготовку дел к слушанию, докладывание дел на заседании коллегии, ведение справочной работы по делам, оформление решений и контроль за их исполнением, хранение печати коллегии. Кроме секретаря в состав канцелярии входили нотариус, регистратор, актуариус, канцеляристы, копиисты, переводчики, толмачи (для устного перевода) и вахмистр (сторож для охраны).

Вскоре при каждой коллегии стал стоять и прокурор , наблюдавший за порядком и законностью решения дел. В случае крайней волокиты он должен был доносить об этом генерал-прокурору Сената. Кроме того, в его обязанности входило наблюдение за исполнением указов. Для этого он имел особую книгу, на одной стороне которой он отмечал, когда и какой указ состоялся, а на другой – что по указу исполнено и когда. При прокуроре учреждался и штат сотрудников – фискалов .