Курсовая работа: Особенности создания информационного обеспечения систем организационного управления

Заключительным этапом формирования информационного обеспече­ния является организация технологического процесса переработки информации,включающая:

- формирование документооборота;

- определение состава операций по переработке информации, выпол­нение которых будет проводится с помощью средств механизации и авто­матизации;

- выбор состава комплекса технических средств по переработке ин­формации. используемой при решении управленческих задач.

При проектировании документооборота необходимо обеспечивать: наличие в каждом документе необходимой и достаточной для принятия решения информации, четкую ее адресность, определение источников и потребителей информации:

- организацию рациональных потоков информации за счет устране­ния дублирования документов и показателей, содержащихся в документах;

- минимизацию маршрутов прохождения документов от источника до потребителя;

- эффективный контроль за сроками исполнения документов;

- максимально возможное использование средств механизации и ав­томатизации документооборота;

- унификацию форм документов.

Технологический процесс переработки информации должен включать механизацию операций по переработке информации. Операции дифферен­цируют на рутинные и творческие. К рутинным относятся операции, свя­занные с сортировкой, заполнением, размножением документов и т.д. К творческим - операции по переработке информации, результатом выпол­нения которых является управленческое решение.

На основе рассмотренных требовании методика проектирования си­стемы менеджмента должна определять:

- задачи, обеспечивающие выполнение функций управления;

- исполнителей задач;

- информацию, необходимую для выполнения задач и функций

управления;

- режим передачи информации, используемой в решении управленче­ских задач;

- объемы поступающей органам управлений информации в соот­ветствии с составом решаемых задач;

- порядок и формы представления информации, необходимой для

управления;

- время, затрачиваемое органами управления на переработку инфор­мации;

- задачи по переработке информации, выполнение которых возможно с использованием средств автоматизации и механизации (ЭВМ, микро­процессоры. средства телекоммуникации, электронные пишущие машин­ки, терминальные устройства и Др.).

Для проектирования систем управления В.Г.Версан предложил графическую информационную модель . Движение информации в этих моделях от источника к потребителю, операции ее переработки, зафикси­рованные графически, позволяют на этапе анализа комплексно представить весь информационный процесс, выявить дублирование, лишние опе­рации и документы, неточности в распределении работ между исполните­лями и т.д.

Пример заполнения карты носителя информации (см.строку З):

1. Распоряжение
2	3	4	5	6
42	5/18	0.3	0.5/1	1/М

1 - наименование носителя информации;

2 - шифр документа, относящегося к группеорганизационно-распоря­дительной документации;

3 - "5" - шифр головной организации(источника формирования до­кумента),

"IS" - шифр дирекции НИИ - потребителядокумента;

4 - время переработки документа;

5 - "0,5" - условный объем информационного сообщения в знаках, "I" - информационное сообщение несет один документ;

6 - документ поступает в институт 1 раз(или; 7 - документ по перио­дичности поступления является срочным(Ср),