Курсовая работа: Особливості використання інформаційних технологій в документознавстві

· розширення доступу до інформації з боку більшої кількості користувачів й удосконалення можливостей отримання, збереження, поширення інформації при використанні різноманітних джерел;

· підвищення ефективності комплексу взаємозалежних, наукових, технологічних, інженерних дисциплін, що вивчають методи ефективної організації праці людей, зайнятих опрацюванням і зберіганням інформації.

Отже, ми з`ясували, що розуміє сучасна людина під поняттям "інформаційні технології", ознайомилися з класифікацією інформаційних технологій, процесом створення інформаційного продукту, як кінцевого результату кожного інформаційної технології. Оптимальна інформаційна технологія, яка володіє високою гнучкістю, мобільністю та адаптивністю до зовнішніх впливів, є неодмінною умовою підвищення ефективності управлінської праці. Впровадження такої технології нині актуальне, коли ринок вимагає на місцях більшої самостійності, відповідальності, соціологічної ініціативи при глибокій децентралізації управління.

1.3. Етапи розвитку інформаційних технологій

Сучасна людина широко користується різноманітними інформаційними технологіями. Але розвиток ІТ мав поступовий характер і складався з декількох етапів протягом ХХ - початку ХХІ століть.

Існує декілька точок зору щодо розвитку інформаційних технологій із використанням комп'ютерів, що визначаються різноманітними ознаками поділу.

Загальним для усіх викладених нижче підходів є те, що з появою персонального комп'ютера, ксерокса, принтера, тощо почався новий етап розвитку інформаційної технології. Основною ціллю стає задоволення персональних інформаційних потреб людини як для фахової сфери, так і для побутової.

Комп’ютерні ІТ пройшли у своєму розвитку етап машинних ресурсів, етап програмування, етап нових інформаційних технологій, етап високих ІТ.

Історія розвитку способів збору, збереження, переробки і передачі інформації та її видів тісно пов'язана з історією науково-технічного розвитку суспільства, але кожна чергова технологія повністю не витісняла попередню. Кожна наступна технологія інформаційного процесу, займаючи певне місце в ньому, розширювала весь технологічний арсенал інформації і зв'язку – від усного слова – до друкованого, від книги – до персонального комп'ютера. Іншими словами, "паперова" технологія отримання, переробки і передачі інформації в наш час доповнилася електронною.

Сучасний етап розвитку людства характеризується широким впровадженням інформаційних технологій у всі сфери життя. Сучасна людина вже не може уявити свого життя без інформаційних технологій. Інформація стає найважливішим, життєво необхідним ресурсом і відіграє важливе значення не тільки для конкретних користувачів, а й для держави та суспільства в цілому.

Інформаційна технологія у своєму розвитку пройшла декілька етапів. До другої половини XIX в. основу інформаційної технології складали перо, чорнильниця і книга. Комунікація (зв'язок) здійснювалася шляхом направлення пакетів (депеш). Продуктивність інформаційної опрацювання була вкрай низькою: кожен лист копіювався окремо вручну; крім рахівниць, на яких підсумовували також вручну, не було іншої інформації для прийняття рішень.

Поява у другій половині 60-х років великих продуктивних електронно-обчислювальних машин (ЕОМ) в обчислювальних центрах надала можливість змістити акцент в інформаційній технології на опрацювання не форми, а змісту інформації. Це було початком формування електронної технології. Як відомо, інформаційна технологія управління повинна містити як мінімум три найважливіші компоненти опрацювання інформації: облік, аналіз і прийняття рішень. Сформовані в 60-х роках концепції застосування автоматизованих систем управління (АСУ) не завжди і не повною мірою відповідають задачі вдосконалювання управління та оптимальної реалізації компонентів інформаційної технології. Методологічно ці концепції нерідко спираються на появу про необмежені можливості "кнопкової" інформаційної технології при неперервному нарощуванні обчислювальної потужності систем АСУ і застосуванні найбільш загальних імітаційних моделей, які у ряді випадків далекі від реального механізму оперативного управління.

Назва “автоматизована система управління не зовсім коректно відбиває функції, які такі системи виконують; точніше було б – “автоматизована система забезпечення управління (АСЗУ), тому що в існуючих АСУ поняття “система” не включає вирішальної ланки управління – користувача. Ігнорування цієї принципової обставини, очевидно, привело до того, що розширення мережі АСУ і підвищення потужності їх інформаційних засобів забезпечили завдяки великим масивам первинних даних покращання в основному облікових функцій управління (довідкових, статистичних, що стежать). Однак облікові функції відбивають тільки попередній стан об'єкта управління і не допускають оцінити перспективи його розвитку, тобто мають низький динамізм. В інших компонентах технології управління нарощування потужності АСУ не видало відчутного ефекту. Відсутність розвинутих комунікаційних зв'язків робочих місць користувача з центральним ПК, характерні для більшості АСУ пакетні режими опрацювання даних, низький рівень діалогової підтримки – все це фактично не забезпечує високої якості аналізу користувачами даних статистичної звітності і всього інтерактивного рівня аналітичної роботи. Тим самим ефективність АСУ на нижніх рівнях управлінських сходів, тобто саме там, де формуються інформаційні потоки, істотно падає внаслідок значної надмірності інформації, що надходить, при відсутності засобів узагальнення даних. Починаючи з 70-х років сформувалася тенденція перенесення центра ваги розвитку АСУ на фундаментальні компоненти інформаційної технології (особливо на аналітичну роботу) з максимальним застосуванням людино-машинних процедур. Однак як і раніше вся ця робота проводилася на потужних ПК, розташовуваних централізовано в інформаційних центрах. При цьому в основу побудови подібних АСУ була покладена гіпотеза, згідно з якою задачі аналізу і прийняття рішень належали до класу формалізованих, тобто таких, що піддаються математичному моделюванню. Передбачалося, що такі АСУ повинні були підвищити якість, повноту, дійсність і своєчасність інформаційного забезпечення осіб, що приймають рішення, ефективність роботи яких буде зростати завдяки збільшенню числа задач, що аналізуються.

Однак впровадження подібних систем дало досить практичні результати. Виявилося, що економіко-математичні моделі, які використовуються, мають обмежені можливості практичного застосування: аналітична робота і процес прийняття рішень відбуваються у відриві від реальної ситуації і не підкріплюються комунікаційним процесом формування. Для кожної нової задачі потрібна нова модель, а оскільки модель створювалася фахівцями з економіко-математичних методів, а не користувачем, то процес прийняття рішень здійснюється не в реальному масштабі часу, і губиться творчий внесок самого користувача, особливо при рішенні нетипових управлінських задач. При цьому інформаційний потенціал управління, зосереджений в інформаційних центрах, знаходиться у відриві від інших засобів і технологій опрацювання інформації внаслідок неефективної роботи нижніх рівнів і необхідності неперервних конверсій інформації. Це також знижує ефективність інформаційної технології при вирішенні задач на верхніх рівнях управлінських сходів. До того ж для сформованої в АСУ організаційної структури технічних засобів характерний низький коефіцієнт їхнього використання, значні терміни (не завжди виконувані) проектування автоматизованих систем і невисока їх рентабельність через слабкий вплив результатів автоматизації на ефективність управління.

З появою персональних комп’ютерів (ПК) на “гребені мікропроцесорної революції ” відбувається принципова модернізація ідеї АСУ: від інформаційних центрів і централізації управління до розподіленого інформаційного потенціалу, підвищення однорідності технології опрацювання інформації і децентралізації управління [3, с.21-23].

На всіх етапах розвитку людського суспільства інформаційні технології в документознавстві забезпечували інформаційний обмін між окремими людьми, колективами, суспільними інформаціями і відображали відповідний рівень розвитку й можливості систем реєстрації, зберігання, опрацювання та передавання інформації і, по суті, були синтезом методів та засобів оперування інформацією в інтересах тієї чи іншої сфери діяльності людини.

Таким чином, з початку ХХ століття до початку ХІ наукові досягнення людства простягнулися далеко за межі уяви пересічної людини в галузі інформаційних технологій і поступово. поетапно вивели її від стану "перо, папір і чорнильниця" до персональних комп`ютерів із широким спектром різноманітних і глобальних світових комп`ютерних мереж без яких неможливе існування сучасної людської спільноти.

1.3. Види сучасних інформаційних технологій

Сучасні інформаційна технологія в документознавстві повинні відповідати таким вимогам:

· забезпечувати високий рівень розчленування всього процесу опрацювання інформації на етапи (фази), операції, дії;

· включати весь набір елементів, необхідних для досягнення поставленої мети;

· мати регулярний характер. Етапи, дії, операції технологічного процесу можуть бути стандартизовані й уніфіковані, що надає можливість більш ефективно здійснювати цілеспрямоване управління інформаційними процесами;

· доцільність впровадження технічних засобів;

· можливість придбання технічних засобів у певні терміни;

· наявність придатних приміщень;

· можливість підготовки чи залучення спеціалістів до обслуговування техніки і її ремонту.

Реалізація технологічного процесу для інформаційної технології в документознавстві повинно бути такими технічними засобами виробництва інформації будуть апаратне, програмне і математичне забезпечення цього процесу. З їхньою допомогою відбувається опрацювання первинної інформації в інформацію нової якості. Виділимо окремо з цих засобів програмні продукти і назвемо їх інструментарієм, а для більшої чіткості можна його конкретизувати, назвавши програмним інструментарієм інформаційної технології.

Інструментарій інформаційної технології - один або декілька взаємозалежних програмних продуктів для певного типу комп'ютера, технологія роботи в яких позволяє досягти поставленої користувачем мети.

У якості інструментарію можна використовувати такі поширені види програмних продуктів для персонального комп'ютера як текстовий процесор (редактор), настільні видавничі системи, електронні таблиці, системи управління базами даних, електронні записні книжки, електронні календарі, інформаційні системи функціонального призначення, експертні системи і т.д.

Автоматизація діловодних процесів є обов'язковою умовою раціональної організації діловодства в кожній установі, засобом підвищення продуктивності і здешевлення управлінської праці.

Автоматизація діловодних процесів повинна здійснюватися на основі упорядкованої системи документування управлінської діяльності, уніфікації та скорочення кількості форм використовуваних документів.