Курсовая работа: Особливості використання інформаційних технологій в документознавстві
Засоби механізації і автоматизації діловодних процесів повинні бути сумісними і передбачати можливість їх об'єднання в єдину систему.
Склад програмного забезпечення і засобів, що використовуються, залежать від конкретних умов роботи апарату управління з документами, зокрема від організаційної структури апарату управління, його розміщення, умов праці співробітників, кількості і змісту документів, потреб в оперативній і ретроспективній інформації, ступеня централізації робіт з документами.
З метою більш раціонального використання технічних засобів, ПК та запобігання їх простою засоби, які технічно неможливо або економічно недоцільно встановлювати на кожному робочому місці, слід використовувати централізовано.
Застосування обчислювальної техніки (до появи ПЕОМ) дало великий ефект у прийнятті одноманітних і типових управлінських рішень, але не вплинуло на такі сфери прийняття рішень в управлінні, як визначення завдання, встановлення мети впровадження рішень, оцінювання результату.
Елементи процесу управління можуть бути автоматизовані тільки в умовах АРМів управлінського персоналу. Зближення процесів збирання вхідної інформації, формування, відображення і використання вихідної інформації сприяють впровадженню режиму реального часу в опрацювання інформації.
Інформаційна технологія опрацювання даних використовується для розв’язання добре структурованих задач. Ця технологія застосовується на рівні операційної (виконавчої) діяльності персоналу невисокої кваліфікації з метою автоматизації деяких рутинних постійно повторюваних операцій управлінської праці. Тому впровадження інформаційних технологій і систем на цьому рівні істотно підвищить продуктивність праці персоналу, звільнить його від рутинних операцій, можливо, навіть призведе до необхідності скорочення чисельності працівників.
Існує декілька особливостей використання інформаційних технологій в документознавстві пов'язаних з опрацюванням даних, що відрізняють дану технологію від усіх інших:
• виконання необхідних підприємству задач по опрацюванню даних. Тому в будь-якій фірмі обов'язково повинна бути інформаційна система опрацювання даних і розроблена відповідна інформаційна технологія;
• вирішення тільки добре структурованих задач, для яких можна розробити алгоритм;
• виконання стандартних процедур опрацювання. Існуючі стандарти визначають типові процедури опрацювання даних і регламентують їхнє дотримання організаціями усіх видів;
• виконання основного обсягу робіт в автоматичному режимі з мінімальною участю людини;
• використання деталізованих даних;
• вимога мінімальної допомоги у вирішенні проблем з боку спеціалістів інших рівнів.
Багато даних на рівні операційної діяльності необхідно зберігати для наступного використання або на цьому ж рівні, або на іншому. Для їхнього зберігання створюються бази даних.
Основна функція системи опрацювання даних – це реалізація таких типових операцій опрацювання даних, якими є:
· збирання, реєстрація і перенесення інформації на машинні носії;
· підготовки інформації в місця її зберігання й опрацювання;
· введення інформації в комп’ютер, контроль її введення та компонування в пам'яті комп'ютера;
· створення і ведення внутрішньомашинної інформаційної бази;
· опрацювання інформації на комп’ютері (накопичення, сортування, редагування, вибірка, арифметична і логічна опрацювання) для вирішення функціональних задач системи (підсистеми) управління об'єктом;
· виведення інформації у вигляді табуляграм, відеограм, сигналів для прямого управління технологічними процесами, інформації для зв'язку з іншими системами;
Практично всі системи опрацювання даних інформаційних систем незалежно від сфери їх застосування включають один і той самий набір складових (компонентів), що називаються видами забезпечення.
Прийнято виділяти інформаційне, програмне, технічне, правове, лінгвістичне забезпечення.
Інформаційне забезпечення – це сукупність методів і засобів розміщення й організації інформації, що включають у себе системи класифікації і кодування, уніфіковані системи документації, раціоналізації документообігу та форми документів, методів створення внутрішньомашинної інформаційної бази інформаційної системи. Від якості розробленого інформаційного забезпечення значною мірою залежить достовірність і якість прийнятих управлінських рішень.
Програмне забезпечення – сукупність програмних засобів для створення та експлуатації СОД засобами інформаційної техніки. До складу програмного забезпечення входять базові (загальносистемні) та прикладні (спеціальні) програмні продукти. Базові програмні засоби служать для автоматизації взаємодії людини і комп'ютера, організації типових процедур опрацювання даних, контролю і діагностики функціонування технічних засобів СОД.
Прикладне програмне забезпечення являє собою сукупність програмних продуктів, призначених для автоматизації вирішення функціональних задач інформаційної системи. Вони можуть бути розроблені як універсальні засоби (текстові редактори, електронні таблиці, системи управління базами даних) і як спеціалізовані, тобто такі, що реалізують функціональні підсистеми (бізнес-процеси) об'єктів різної природи (економічні, інженерні, технічні тощо).
Технічне забезпечення – це комплекс технічних засобів, які застосовуються для функціонування системи опрацювання даних, і містить у собі пристрої, за допомогою яких виконуються типові операції опрацюванняданих як поза комп’ютером (периферійні технічні засоби збирання, реєстрації, первинної опрацювання інформації, оргтехніка різного призначення, засоби телекомунікації і зв'язку), так і на комп’ютерах різних класів.
Правове забезпечення – це сукупність правових норм, що регламентують створення і функціонування інформаційної системи. Правове забезпечення розробки інформаційної системи включає нормативні акти договірних взаємовідносин між замовником і розроблювачем ІC, правове регулювання відхилень. Правове забезпечення функціонування СОД включає: умови надання юридичної чинності документам, отриманим із застосуванням комп’ютерної техніки; права, обов'язки і відповідальність персоналу, в тому числі за своєчасність і точність опрацювання інформації; правила користування інформацією і порядок вирішення суперечок щодо її достовірності.
Лінгвістичне забезпечення – це сукупність мовних засобів, що використовуються на різних стадіях створення та експлуатації СОД для підвищення ефективності розробки та забезпечення спілкування людини і комп’ютера.