Курсовая работа: Особливості використання системного підходу у документознавстві

- централізованість – у кожній системі повинна бути центральна ланка, яка стоятиме над всіма рівнями ієрархії;

- емерджентність – властивості системи в цілому відрізняються від властивостей окремих її елементів [9, с.106].

В.П. Андрущенко та Н.І. Горлач вважають, що однією з найважливіших системних характеристик являється ентропія, що є кількісною мірою безладу в системі. Ентропія характеризує співвідношення дезорганізованості| і організованості систем різної природи. При прогресивному розвитку системи у ній швидше зменшується ентропія. Якщо ентропія у деякій системі збільшується, то це означає, що в системі переважають процеси руйнування, деструкції, рух у бік неврегульованості, невизначеності й хаосу, що зрештою може привести до руйнування та загибелі даної системи [1, с.124].

Отже, крім того, що системи можна класифікувати, вони ще й мають деякі характерні властивості. Це властивості, які мають системне походження та забезпечують працездатність системи.

Науковці А. Л. Гапоненко та А. П. Панкрухіна висловлюють думку про те, що системний підхід в управлінні ділиться на декілька етапів діяльності, які можна віднести до документознавства.

1. Виділення об'єкта уваги із загальної маси явищ і процесів, меж системи, її основних частин, елементів, зв'язків з навколишнім середовищем. Виявлення головних або важливих властивостей складових елементів і системи в цілому. При цьому система не обов'язково є матеріальним об'єктом; вона може бути, наприклад, алгоритмом, програмою або моделлю.

2. Визначення основних критеріїв доцільної дії системи, а також основних обмежень і умов існування.

3. Визначення варіантів структур і елементів, виявлення головних чинників|факторів|, що впливають на систему.

4. Розробка моделі системи.

5. Оптимізація роботи системи по досягненню мети.

6. Визначення оптимальної схеми управління системою.

7. Установлення надійного зворотного зв'язку за наслідками функціонування, визначення надійності функціонування системи [30, с.161].

А.В. Демидова основні поняття системного підходу представляє у вигляді логічної послідовності, в якій усі поняття взаємопов’язані. Мета – Елементи – Зв'язки елементів – Структура – Стан системи – Функціонування – Взаємодія з навколишнім середовищем – Організація – Управлінська дія – Результат. Так, мета – це збереження або досягнення бажаного або необхідного стану системи.

Елементи – частини системи. Зв'язки елементів – взаємини між елементами системи, що виявляються в обміні енергією, інформацією, речовиною. Структура – внутрішня будова системи, обумовлена стійкими зв'язками між її елементами. Стан системи – сукупність параметрів, що характеризують систему в цілому.

Функціонування – процес переходу з одного стану системи в інший або збереження заданого її стану.

Організація – структурно-функціональний стан системи. Організація описує головні відносини, які конструюютьсистему як ціле і визначають її сутність. Управлінська дія – цілеспрямована дія на систему для корекції її стану шляхом зміни вхідних параметрів. Результат – підсумковий стан системи, досягнутий під впливом управління і функціонування системи [30, с.284].

Отже, системний підхід у документознавстві має включати в себе такі основні етапи діяльності, як: виділення об’єкту, визначення його основних критеріїв, визначення чинників, що впливають на об’єкт, побудова моделі та визначення надійності функціонування системи.

На думку В.В. Кафідова, системний підхід у документознавстві передбачає не тільки вивчення об’єкта як системи (тобто сполучення його структурних компонентів — зовнішньої форми, матеріального носія та змісту, інформації, аналізу функціонального складу кожної з них тощо), а й сукупностей документів — потоків, масивів (фондів, колекцій, зібрань), груп, що об'єднані за певною ознакою [16, с.25].

Як системний об'єкт можуть розглядатися потоки управлінської документації чи їх частина в установі, сукупна продукція видавництва, фонди архівів, бібліотек чи музеїв, класифікаційні ряди документів. Функціональне спрямування як структурних частин цих об'єктів, так і в цілому, представляє складову загальної характеристики документа як системи. Однак, такого роду системні дослідження неможливі без застосування класифікаційного методу. Будь-який аналіз структури потоків або масивів ґрунтується на групуванні його частин на основі подібностей чи відмінностей як елементів системи чи структурних складових. Навіть дослідження конкретного документа не може уникнути процедури віднесення його до якогось класу чи виду. Часто класифікаційний метод називають типологічним, однак слід зауважити, що типологізація є частковим проявом класифікації.

Як системний об'єкт в документознавстві може аналізуватися і процес, наприклад, створення або організація користування документом, оскільки вони, як і кожна складна технологія, мають системну природу, а отже, і сукупність операцій — структурне впорядкування, а кожна операція — конкретну функціональну орієнтацію і т.д. Сукупності користувачів документів теж науково вивчаються за конкретними класифікаційними ознаками, як і види потреб у документній інформації, котрі можна представити також у певній системі інформаційних потреб. У динамічному документальному середовищі така ситуація стимулює створення документів, що цілком укладається у схему «стимул – реакція» [16, с.25].

Отже, системний підхід у документознавстві вивчає не лише систему, як об’єкт, а й сукупність документів, потоки управлінської документації та інформації.

Такі науковці як А.В. Ігнатьєва та М.М. Максімов виділяють загальні риси системного підходу, які можна віднести до документознавства:

- у дослідженні об'єкту як системи кожен елемент описується з урахуванням його місця у цілому|загалом|;

- дослідження системи невіддільно від дослідження умов її існування;

- для системного підходу специфічна проблема породження властивостей цілого з властивостей елементів і навпаки;

- у системному дослідженні недостатні суто причинні пояснення функціонування і розвитку об'єкту;

- джерело перетворення системи або функцій знаходиться звичайно в самій системі;

- самоорганізація систем пов'язана з доцільною поведінкою, допущенням безлічі індивідуальних характеристик і мір свободи [15, с.17].

Інший вчений В.В. Кафідов виділяє наступні позитивні риси системного підходу, які відносять до документознавства: