Курсовая работа: Порядок організації діловодства на новоствореному підприємстві

Створимо фірмовий бланк вигаданої підприємства «Будсервіс». Цей бланк у верхній частині містить логотип, назву підприємства і додаткову інформацію про неї, а в нижній– девіз компанії.

При створень бланка виконаємо такі операції в Microsoft Word:

1. Створити новий шаблон документа:

Виконати команду Файл > Створити, потім:

на панелі управління Створення документа, що відкрилося в правій частині вікна Microsoft Word, вибираємо пункт Загальні шаблони;

у діалоговому вікні Шаблони на закладці Загальні виділяємо Новий документ;

у правій частині діалогового вікна вибираємо опцію Шаблон і натискаємо кнопку ОК.

2. Задати параметри сторінки:

Виконуємо команду Файл > Параметри сторінки і вибрати формат паперу А-4, потім на закладці Поля вибрати величину полів згідно ДСТУ 4361-2003 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів верхнє, нижнє і ліве поля документа – 2 см, а праве – 1,5 см.

Універсальний фірмовий бланк можна використовувати як для односторінкових, так і для багатосторінкових документів. Докладну інформацію про підприємство (адреса, телефон і т. п.) розмістимо тільки на першій сторінці документа, а для всієї решти сторінок створимо спрощений варіант бланка, який міститиме тільки назву підприємства і логотип. Для цього необхідно перемкнутися на закладку Джерело паперу діалогового вікна Параметри сторінки (меню Файл) і включити опцію Розрізняти колонтитули першої сторінки, також перевірити відстані від колонтитулів до краю сторінки (не повинні перевищувати 1,25 см).

3. Додати в шаблон елементи фірмового бланка:

Зробимо доступними ділянки колонтитулів документа. Для цього необхідно виконати команди Вигляд > Колонтитули.

Використовуючи найзручніший спосіб розміщення реквізитів документа, які будуть включені у фірмовий бланк, – застосувати «приховану» таблицю. У ділянку верхнього колонтитулу вставити таблицю, що складається з трьох стовпців і двох рядків. Для цього виконаємо команди Таблиця > Вставити > Таблиця і задамо кількість стовпців і рядків майбутньої таблиці. Об'єднаємо деякі ячейки, щоб надати таблиці потрібну форму для розміщення елементів бланка. Це можна зробити різними способами. Наприклад, натиснути на кнопку Об'єднати ячейки на панелі інструментів Таблиці і межі.

При роботі з таблицями дуже зручно використовувати цю панель інструментів. Щоб відобразити її на екрані, виконаємо команди меню Вигляд > Панелі інструментів > Таблиці і межі. А перш ніж об'єднувати ячейки, необхідно їх виділити.

У першому елементі таблиці розмістимо логотип підприємства. Для цього виконаємо команди меню Вставка > Малюнок > З файлу, відкрити диск і теку, в якій зберігається графічний файл з логотипом, виділимо його і натиснемо кнопку Вставити.

При необхідності можна зрадити розмір доданого малюнка. Для цього потрібно клацнути на ньому мишею і «перетягнути» один з кутових маркерів виділення на рамці навколо малюнка.

Змінимо розмір елементу таблиці, в якій знаходиться логотип, підігнавши його під розмір малюнка. Для цього потрібно «перетягнути» межу осередку за допомогою миші.

Тепер набираємо назву компанії, адресу і банківські реквізити в решті елементів таблиці, а також змінюємо шрифт і вирівнюємо текст. На панелі інструментів Таблиці і межі є група кнопок, що відповідають за вирівнювання даних усередині елементів таблиці, а також вид вирівнювання для виділених елементів таблиці.

Далі зробимо таблицю «невидимою», тобто відключимо в таблиці всі межі, окрім нижньої. Це створить враження візуальної межі між елементами бланка і основним документом. Для цього:виділимо всю таблицю і виконаємо команди меню Формат > Межі і заливка; на закладці Межа вибираємо потрібний тип лінії; клацнути мишею на зразку (у правій частині вікна Межі і заливка) на тих лініях, які хочемо прибрати, тим самим відключаючи їх; залишимо тільки нижню лінію.

З верхнім колонтитулом закінчили.

Тепер додамо текст у нижній колонтитул і відформатуємо його. Щоб зробити «наочною» лінію над нижнім колонтитулом, необхідно виділити текст у ньому, а потім ще раз виконати команди Формат > Межі і заливка. Повторимо ті самі дії, що і для таблиці, тільки тепер залишимо верхню межу.

Усі елементи додані для першої сторінки фірмового бланка. Щоб вийти з ділянки колонтитулу, необхідно двічі клацнути в порожньому місці документа поза колонтитулом. Ми побачимо, що всі додані елементи забарвилися в світло-сірий колір. Це свідчить про те, що елементи знаходяться у колонтитулах. Якщо виконати попередній перегляд перед друком (кнопка Попередній перегляд) на панелі інструментів Стандартна, побачимо, що створений бланк на папері виглядатиме нормально.

Перейдемо до створення бланка другої сторінки. По-перше, додамо ще одну порожню сторінку документа. Для цього поставимо курсор введення в порожній рядок документа і натиснемо комбінацію клавіш Ctrl+Enter. Оскільки при завданні параметрів сторінки ми включили опцію Розрізняти колонтитул першої сторінки, то ми побачимо, що на доданій сторінці колонтитули будуть порожні. Далі залишилося скопіювати зміст колонтитулів першої сторінки на другу і трохи відредагувати їх. Для цього:

дважди клацнемо мишью у ділянці верхнього колонтитулу на першій сторінці;

виділимо таблицю;

клацнемо на виділеній таблиці правою кнопкою миші і виберемо команду Копіювати;

клацнемо правою кнопкою миші у області верхнього колонтитулу на другій сторінці і виберемо команду Вставити;

виділимо елементи таблиці, що містять інформацію про компанію, і видалимо цей рядок таблиці: Таблиця > Видалити рядки;

аналогічним чином скопіюємо нижній колонтитул.