Курсовая работа: Порядок організації діловодства на новоствореному підприємстві

4. Зберігаємо шаблон фірмового бланка

При збереженні шаблонів слід враховувати декілька особливостей.

Виконуємо команди Файл > Зберегти, Word зберігає файл не в папці Мої документи, як завжди, а в спеціальній папці Шаблони. Щоб дізнатися, де знаходиться ця папка у комп'ютері, натисніть кнопку списку в полі Папка діалогового вікна Збереження документа. Можна зберегти шаблон у будь-якій іншій папці, але при створенні документа він був показаний у вікні Створення документа, його потрібно зберегти саме у пропонованою програмою папці Шаблони.

У полі Ім'я документа надрукуємо назву фірмовий бланк. У полі Тип файлу вказаний рядок Шаблон документа (^* .dot). Усі шаблони мають розширення *.dot. Натискаємо кнопку Зберегти.

1.5 Розрахунок чисельності персон

На підставі пункту 3 статті 64 Господарського кодексу України (далі– ГК) підприємство самостійно визначає свою організаційну структуру, встановлює чисельність працівників і штатний розклад.

При визначенні підприємством, яке створилося чисельності необхідних працівників або відповідних фахівців враховуються виробничий і технологічний цикли (де є виробництво), виконувані роботи або послуги, що надаються, з урахуванням перспектив розвитку підприємства, чисельність найнятих працівників, а також цілі і завдання, що стоять перед підприємством. Виходячи з цього, власник або уповноважений ним орган самостійно або спільно з відділом праці і заробітної платні (ВПіЗ), якщо такий є в організаційній структурі управління підприємством, розраховує необхідну кількість фахівців для ефективного і якісного виконання поставлених завдань. Багато підприємств, де немає ВПіЗ, досягають ефективної чисельності найнятих працівників шляхом проб і помилок.

В Україні діють Міжгалузеві нормативи чисельності працівників, зайнятих підбором, розстановкою, підвищенням кваліфікації і обліком кадрів (далі – нормативи), затверджені наказом Міністерства праці і соціальної політики України від 18 грудня 2003 року № 341 (далі– Наказ № 341). Дані нормативи передбачені для фахівців кадрової служби, які виконують роботи не тільки з обліку кадрів, але і зайняті підбором кадрів, розстановкою і підвищенням їх кваліфікації (перепідготовкою) працівників. Міжгалузеві нормативи передбачені для визначення чисельності працівників відділу кадрів або іншої кадрової служби, тому їх рекомендується враховувати при складанні штатного розпису підприємства.

Указані нормативи розрахунку чисельності містять підготовчо-завершальний час, час на обслуговування робочого місця, час відпочинку і на особисті потреби, включаючи фізичні паузи, в обсязі 10 % від оперативного часу. Наведені норми встановлені на виконання робіт одним працівником у людино-годинах для виконання одиниці об'єму робіт (один звіт, одна заявка, одна відомість, одна вакансія та ін.). Якщо на підприємстві необхідно провести розрахунок кількості працівників відділу кадрів, зайнятих тільки обліком кадрів, роботодавець може самостійно визначити чисельність працівників кадрової служби. Таке право йому дане пунктом 3 статті 64 ГК.

При визначенні кількості фахівців відділу кадрів (кадрової служби), слід також враховувати загальну чисельність працівників підприємства, кількість структурних підрозділів на підприємстві, обсяг робіт, що виконуються на персональних комп'ютерах (ПЕОМ), чисельність військовозобов'язаних і допризовної молоді, а також інтенсивність руху кадрів.

Функції, права і обов'язки структурних підрозділів відповідно до пункту 2 статті 64 ГК підприємства визначаються положеннями про них, які затверджуються в порядку, визначеному статутом підприємства або іншими засновницькими документами. Окрім структурних підрозділів, підприємство, згідно пункту 4 статті 64 ГК має право створювати філіали, представництва, відділення та інші відокремлені підрозділи. Такі відокремлені підрозділи не мають статусу юридичної особи і діють на підставі положення про них, затвердженого підприємством. Проте кадровий документообіг цих відокремлених підрозділів може здійснюватися через головний підрозділ, що оговорюється в положеннях про підрозділи.

При незначній чисельності найнятих працівників (а іноді і при їх значній чисельності) власник або уповноважений ним орган може покласти на секретаря з його згоди виконання обов'язків з кадрового обліку і діловодства. При цьому враховується фактор доцільності та ефективності виконання такої роботи.

Секретарю, що виконує роботу кадрової служби, необхідно знати наступне.

Основними обов'язками працівників, зайнятих підбором, розстановкою, підвищенням кваліфікації і обліком кадрів, є:

- забезпечення підприємства кількісним і якісним складом керівників, фахівців, технічних службовців і працівників відповідних спеціальностей і кваліфікацій, їх ефективного використання;

- забезпечення перепідготовки і підвищення кваліфікації керівників, фахівців, технічних службовців і працівників;

- складання резерву кадрів;

- організація періодичної атестації працівників;

- оформлення прийому, переведення і звільнення працівників;

- ведення обліку особового складу підприємства;

- надання довідок про трудову діяльність, складання графіка і оформлення відпусток;

- оформлення листів тимчасової непрацездатності;

- збереження і заповнення трудових книжок працівників;

- підготовка документів для призначення пенсії працівникам;

- складання звітності з питань праці;

- розробка режиму праці і відпочинку;

- здійснення контролю за виконанням працівниками підрозділів наказів, розпоряджень з питань роботи з кадрами;

- організація контролю за станом трудової дисципліни, розробка заходів по зниженню втрат робочого часу та ін. [11; C. 17].

Відповідальність за організацію підбору, розстановки, підвищення кваліфікації (перепідготовку) і облік кадрів на підприємстві покладена на власника підприємства або уповноважений орган, який здійснює керівництво підприємством.

Нормативи чисельності працівників кадрових служб згідно Наказу № 341 розроблені залежно від трудомісткості типового складу виконуваних робіт і розраховані залежно від факторів, що мають найбільший вплив на їх величину. Нормативна чисельність працівників, зайнятих підбором, розстановкою, підвищенням кваліфікації (перепідготовкою) і обліком кадрів, розраховується в такій послідовності: