Курсовая работа: Построение системы информационного обеспечения
Показатели, которые описывают различные логические взаимосвязи, не представляется возможным объединить при помощи математических действий. Тем не менее, и в данном случае возможно построение системы показателей. Разные показатели, которые связаны между собой с объективно логической точки зрения, относят к определенной сфере показателей (например, показатели ликвидности) и рассматривают каждый показатель отдельно. При этом говорят о системе упорядочения.
При создании системы показателей необходимо учитывать следующие признаки ее формирования.
Показатели должны быть величинами, отражающими количественные характеристики, т.е. они должны быть (однозначно) измеряемыми в денежных или количественных единицах.
Между отдельными показателями, образующими систему показателей, не должны существовать отношения конфликтного характера, т.е. системы показателей должны представлять собой свободную от каких-либо внутренних конфликтов совокупность показателей, упорядоченных на основании объективно-логических критериев.
Показатели могут относиться к данным как прошлых, так и будущих периодов. При осуществлении сравнительных расчетов необходимо обращать внимание на то, чтобы показатели имели одинаковое временное отношение.
Построение системы показателей не может быть произвольно изменено для возможности сравнения результатов на протяжении относительно длительного периода времени.
Затраты на сбор и обработку информации и ее польза должно быть соразмерны.
Системы показателей должны отражать существенное в концентрированной форме, но быть полными.
Система показателей должна способствовать рациональной работе, т.е. основная часть цифрового материала должна содержать только те показатели, в которых получатель нуждается регулярно, а специальные (дополнительные) части системы показателей должны предоставляться только в случае необходимости.
Поскольку показатели используются для отражения разнообразных ситуаций, на предприятии едва ли может существовать хоть одно подразделение, которое не охватывалось бы показателями. Поэтому возможности их использования и сферы применения чрезвычайно многосторонние. Важнейшие функции показателей и систем показателей можно сформулировать так:
вспомогательное средство при планировании, управлении и контроле на всех иерархических уровнях;
инструмент внутреннего (сравнение предприятий или бенчмаркинг) и внешнего (налоговые проверки) анализа деятельности предприятия;
составная часть информационных систем для всех иерархических уровней.
На практике особое значение имеют три аспекта: показатели как инструмент, помогающий принимать решения на месте (на рабочем месте) или менеджментом, как инструмент управления предприятием и как инструмент контроля. Эти аспекты дополняются функцией раннего распознавания.
Свою функцию поддержки при принятии решений показатели выполняют благодаря отбору и обработке информации, релевантной для принятия того или иного решения. Ответственный за принятие решений получает сжатую, систематизированную информацию (как правило, руководящие работники) и может тем самым оценить варианты и принять решение. Как вариант (и это становится все более традиционным на предприятиях с интенсивной ориентацией на сотрудников) ответственный за принятие решений получает простую и содержащую пояснения информацию о показателях для самоуправления на месте (уровень служащих низшего звена или рабочих).
Последнее обусловливает указание определенных целевых величин в форме конкретных плановых величин (показателей), которые или задаются руководящими работниками самостоятельно, или устанавливаются ими совместно с подчиненными инстанциями. Такая информация, связывающая показатели и бюджетные величины, может способствовать координации деятельности различных сфер предприятия. Контролирующая функция показателей (систем показателей) выполняется путем осуществления сравнительных расчетов, в которых действительно достигнутые показатели (факт) противопоставляются соответствующим плановым величинам (заданное). Если сравнительный расчет касается одного и того же объекта (например, выручки от оборота), но разных временных периодов, то говорят о сравнении во временном аспекте. Расчет, предпринятый с целью контроля в рамках одного периода, но относящийся к разным предметам (продуктам), называют сравнением объектов.
Для раннего распознавания при помощи показателей центральное значение имеет сравнение соответствующих величин во временном аспекте. В рамках систем показателей, построенных по принципу пирамиды, больше возможностей идентифицировать шансы и риски уже в нижней части пирамиды, т.е. на уровне тех величин, степень объединения различных данных в которых незначительна.
Как важная форма раннего распознания могут рассматриваться и приблизительные расчеты конечного результата. В этом случае сравнение "заданное - факт" расширяется сравнением "заданное - будет". В то время как сравнения "заданное - факт" содержат объяснения уже состоявшихся событий или их результатов, приблизительные расчеты возможных фактических показателей на конец определенного периода или проекта позволяют заранее распознать намечающиеся отклонения (показатели "будет"), которые в противном случае могут четко проявиться только значительно позже (например, в конце периода или проекта) в сравнениях "заданное - факт".
Приблизительные расчеты конечного результата и уяснение тенденций развития показателей на протяжении многих периодов планирования предоставляют хорошие возможности для раннего распознавания. Современные концепции контроллинга интегрировали эту форму раннего распознавания (Forecast) в системы планирования и отчетности. Однако временной интервал, в рамках которого приблизительные расчеты конечного результата могут служить базой для раннего распознавания, зависит от масштабов планирования и отрасли (ср.: Hahn, Krystek, 2000, S.81).
2.4 Примеры показателей и систем показателей
2.4.1 Измеряемые величины в сбалансированной системе показателей
Как было показано в главе 7, сбалансированная система показателей (BSC) является важным инструментом реализации стратегии. Главное требование к этой системе состоит в том, чтобы сделать реализацию стратегических целей, охватываемых ею, измеряемой. Для этого необходимо создать систему показателей, пригодных для поддержки стратегического управления. В контексте BSC эти показатели называют "измеряемыми величинами".
Измеряемые величины служат для ясного и недвусмысленного выражения стратегических целей, а также создают основу для отслеживания достижения предприятием этих целей. Благодаря измерению стратегических целей должно задаваться направление функционирования предприятия. Перед выбором величин для будущих измерений целесообразно ознакомиться с обзором существующих измеряемых величин, что уже с самого начала создаст предпосылки для эффективной работы. Таким образом, уже на начальной стадии можно увидеть, какими из существующих измеряемых величин может оперировать сбалансированная система показателей. Для управления измеряемыми величинами необходимо сначала описать их (определения, формулы, параметры). Анализируя существующие измеряемые величины, необходимо выяснить возможности использовать их (например, источники данных, частота сбора информации, наличие плановых показателей и т.п.). Если же речь идет об измеряемых величинах, отсутствующих в практике предприятия, то необходимо инициировать шаги по их расчету.
Для создания системы измеряемых величин на начальном этапе рекомендуется собрать и проработать предложения по ним. Эффективный подход при этом состоит в разработке предложений по измеряемым величинам ко всем стратегическим целям в малых группах. Модератор этого процесса, например, контроллер одного из подразделений, должен руководить рабочей группой так, чтобы измеряемые величины были найдены и для таких целей, которые на первый взгляд кажутся трудно измеряемыми, скажем, "повышение квалификации сотрудников".
При измерении финансовых величин можно опираться на традиции и опыт. Что же касается измерения нефинансовых величин, то здесь традиционно "пронизанный" финансовой идеей контроллинг находится лишь на начальном этапе. При этом в различных дисциплинах - от психологии через статистику, от маркетинга через информатику до инженерных наук - накоплены богатые знания о методах измерения и постановке вопросов нефинансового характера.
Следующий шаг состоит в выборе подходящих измеряемых величин. В идеальном случае каждая стратегическая цель точно определяется одной измеряемой величиной. Однако это не всегда возможно. Поэтому для упрощения и максимальной фокусировки количество измеряемых величин по каждой стратегической цели не должно превышать 3. Если же возникает необходимость в большем количестве измеряемых величин, то целесообразным может быть "расщепление" одной цели на две или несколько. Как свидетельствует опыт, для стратегических целей чаще подбирают слишком много, нежели слишком мало измеряемых величин. На рис.2 отражены отправные точки для определения измеряемых величин. При выборе измеряемых величин особое значение имеет вопрос о возможности влиять на поведение сотрудников при помощи измеряемых величин, а также максимально точное отражение уровня достижения цели.
При определении измеряемых величин необходимо постоянно держать в поле зрения возможности их интеграции в систему отчетности. Мы идентифицировали пять критериев, которые на начальном этапе определения измеряемых величин играют второстепенную роль, однако имеют большое значение на этапе внедрения. Поэтому до принятия окончательного решения в пользу или против измеряемой величины, необходимо обратить внимание на эти критерии: наличие измеряемой величины, затраты на ее измерение, положительное восприятие, возможность формализации, установление частоты измерения.
Каждая выбранная измеряемая величина должна быть точно определена и задокументирована, с тем чтобы были обеспечены условия для постоянной проверки реализации цели на основании сбора информации об одних и тех же данных и на базе одних и тех же расчетов показателей. Документация измеряемых величин должна осуществляться в виде таблиц по каждой стратегической цели. На рис. 3 показан пример определения отдельных измеряемых величин (ср.: Horvdth&Partners, 2001, S. 197ff).
Наряду с показателями и системами показателей, ориентированными на все предприятие, все большее значение как инструмент децентрализованного управления предприятием приобретают показатели, ориентированные на отдельные функциональные сферы предприятия. Необходимость создания специальных показателей внутри функциональных сфер предприятия обусловлена тем обстоятельством, что при помощи показателей, касающихся всего предприятия в целом (ROI или валовой оборот), невозможно отразить цели отдельных функциональных подразделений. Особое значение при этом имеет тот факт, что в таких случаях нельзя однозначно проанализировать, какие причины обусловили изменение ключевого показателя.
Поэтому в каждой функциональной сфере предприятия существуют специальные показатели, которые могут отличаться один от другого в плане размерности и времени. Анализ при помощи показателей используется в следующих функциональных сферах: финансы, снабжение (= закупки), производство, логистика или материальное хозяйство, сбыт (включая маркетинг) и расчет затрат, общий объем производимой продукции или предоставляемых услуг, а также инвестиционные расчеты.