Курсовая работа: Принципы взаимодействия руководителя и секретаря

Выполнение работ на компьютере.

Организация копирования документов в соответствии с указаниями руководителя.

Вторая половина рабочего дня

Продолжение работы с посетителями и на телефоне.

Сбор и подготовка для подписи исполненных документов.

Доложить руководителю об исполненных документах, взять у руководителя отработанные им документы.

Обработать и отправить исходящие документы адресатам.

Наметить мероприятия на следующий день.

Конец рабочего дня

Просмотреть свой ежедневник и проинформировать соответствующие отделы о необходимости подготовки к проведению определенных мероприятий (прием делегации, подготовка к совещанию, заказ гостиницы и т.п.).

Если руководитель остается работать после окончания рабочего дня, обеспечить его всей необходимой информацией, материалами.

Привести в порядок свое рабочее место, убрать документы, закрыть на ключ сейф, все шкафы с документами, выключить из сети технические средства.

Рекомендации руководителю, как эффективно планировать время с помощью секретаря.

выделяйте каждый день время на обсуждение с секретарем своей рабочей нагрузки;

никогда не назначайте встречи сами, пусть это делает секретарь;

если вас нету в офисе, то вы должны звонить, как минимум, два раза в день, чтобы справиться об изменениях в планах и оставленных для вас сообщениях;

делайте пометки в ежедневнике о том, когда закончить выполнение той или иной работы. Если вы укажите время начала и окончания решения той или иной задачи, то наверняка уложитесь в этот промежуток. Согласуйте это время с секретарем. В этом случае, если кто-то позвонит, и попросит назначить с вами встречу, секретарь может судить по вашему ежедневнику, насколько вы доступны в это время;

планируя дневную работу, выделяйте время на нее с запасом. Например, если вам нужно написать отчет за час, отведите в ежедневнике полтора часа.

Исходя из выше сказанного, на наш взгляд, это поможет руководителю и секретарю, для более эффективной работы и взаимодействия.

Заключение

В заключении хотелось бы сказать, что взаимодействие секретарей и их руководителей - один из краеугольных камней работы любой организации, поэтому вопрос об эффективности такого взаимодействия не оставляет равнодушным никого. Конечно, в каждой организации существуют свои законы, негласные правила общения в диаде "руководитель - секретарь", которые нужно принимать во внимание.

Руководитель - особый работник в организации и поэтому ему присуще некоторые особенности, которые отличают его от других членов коллектива. Секретарь - это лицо фирмы. Он первый, с кем сталкивается пришедший в учреждение посетитель, первый, с кем встречается, начиная свой трудовой день руководитель, первый, кто отвечает на телефонные звонки.

Эффективная совместная работа руководителя и секретаря возможна только при условии полного взаимного доверия между ними. Это доверие базируется на единстве взглядов, общем понимании целей и задач работы, увлеченности делом, стремлением добиться высокой эффективности работы своей организации, достаточной профессиональной подготовке, исполнительности и надежности секретаря, усвоении индивидуального стиля работы руководителя, умении понимать и прогнозировать ход его мыслей и логику суждений, взаимном уважении.