Курсовая работа: Проблемы внедрения новых информационных технологий

1.2 Автоматизация делопроизводства

Автоматизация производства – процесс в развитии машинного производства, при котором функции управления и контроля, ранее выполнявшиеся человеком, передаются приборам и автоматическим устройствам. Цель процесса заключается в повышении эффективности труда, улучшении качества выпускаемой продукции, в создании условий для оптимального использования всех ресурсов производства. Различают автоматизацию частичную, комплексную и полную. [10; 11]

Автоматизация работы службы делопроизводства (канцелярии):

- установка нескольких компьютеров в службе делопроизводства;

- внедрение электронных регистрационных карточек вместо традиционных журналов и картотек;

- автоматизированный поиск документов, хранящихся в службе делопроизводства по различным реквизитам;

- автоматизированный контроль исполнения документов;

- хранение электронных документов в памяти компьютера наряду с традиционным хранением дел. [21; с.142]

Автоматизация делопроизводства в рамках организации:

- внедрение локальной электронной сети внутри предприятия;

- перемещение части внутренних и исходящих документов организации по электронной сети;

- установка сервера в службе делопроизводства для хранения регистрационных форм самой службы и регистрационных форм документов структурных подразделений;

- автоматизированный поиск и автоматизированное сопровождение хода исполненных документов;

- формирование отчетных данных о документообороте предприятия. [21; с.142]

В автоматизации делопроизводства можно условно выделить следующие основные этапы :

o традиционная технология делопроизводства на бумажных носителях:

· получение документов по почте;

· регистрация документов в журналах и на карточках;

· ведение контрольно-сроковых картотек;

· копирование документов и передача их в соответствии с резолюцией исполнителям (структурным подразделениям);

· формирование дел с исполненными документами;

· передача дел на архивное хранение;

o электронный документооборот между организациями:

· замена перемещения и размножения бумажных документов между предприятиями пересылкой электронных документов;

· автоматизированная регистрация в электронных журналах;

· внедрение сканирования поступивших бумажных документов и дальнейшая работа с их электронными копиями;

· использование электронно-цифровой подписи;

· внедрение санкционированного доступа к документам, потокового сканирования и других технологий электронного документооборота;

· создание электронного архива организации;