1. СУБД разрабатываются с целью обеспечения эффективной обработки больших объёмов информации, намного больших, чем те, с которыми справляются электронные таблицы.

2. СУБД может легко связывать две таблицы так, что для пользователя они будут представляться одной таблицей. Реализовать такую возможность в электронных таблицах практически невозможно.

3. СУБД минимизируют общий объём базы данных. Для этого таблицы, содержащие повторяющиеся данные, разбиваются на несколько связанных таблиц.

3.1 Сопровождение баз данных

3.1.1 Необходимость модернизации БД

Объем информации и ее структура со временем эксплуатации СУБД растет и становится неуправляемой, если не принять мер по упорядочиванию БД. Как правило изменения касаются не только данных и их структуры, но и объектов БД. Пример: Сведения о заказчиках могут стать неполными, если не включить в их адреса E-mail и Web-узлы.

3.1.2 Модификация таблиц

Чтобы включить в БД новые сведения, в одних случаях достаточно ввести в поле сущ. Таблицы, а в других необходимо создать новую таблицу.

Таблицы БД описывают определенные объекты или темы. Если включаемые данные представляющие собой доп. характеристику существующего объекта. Если нужно включить в новый объект тему, нужно создать новую таблицу.

Прежде чем приступить к созданию таблицы, нужно создать список полей, а также определить их форматы и другие свойства.

3.1.3 Создание таблицы с помощью мастера

В окне БД нажать на кнопку Создать и выбрать Мастер таблиц.

Ключ таблицы – одно или несколько полей, однозначно идентифицирующих запись в таблицы. Ключевые записи служат нескольким целям: Если сортировка таблиц не задана, записи упорядочиваются по значению ключа. Также ключи используются для взаимосвязи таблиц, с помощью которых устанавливаются взаимоотношения записей. Счетчик – присваивает уникальный номер. Поля типа Счетчик – используют в качестве ключей.

3.1.4 Использование конструктора для модернизации таблиц

Конструктор может быть использован для создания новой таблицы.

3.1.5 Связывание таблиц с БД

При дополнении новой таблицы, необходимо выяснить как она взаимодействует с другими таблицами и установить взаимосвязь между таблицами, записи которых логически связаны. Только в этом случай форму запроса показывают поля различных таблиц. Существует 2 способа. Можно установить 2 типа отношений: 1:1 и 1 ко многим – распространенный.

Пример: 1:1 – используется для обеспечения доступа ограниченным лицам.

Практическое применение:

1) Создать с помощью мастера таблиц таблицу.

2) Заполняем таблицу в соответствии с требованиями предприятия. Получили:

3) Откроем таблицу в конструкторе.

4) Повторяя шаги 1,2,3 создаем таблицы «Клиенты», «Поставщики», «Заказы», «Сотрудники» и «Товары».

5) Созданные таблицы необходимо связать между собой для этого инициируем Сервис – Схема данных:

6) Удерживая левой кнопкой мыши перетаскиваем название поля «КодПоставщика» из таблицы «Поставщки» на одноименное поле в таблицу «Товары»: