Курсовая работа: Проектирование элементов информационной системы фирмы для автоматизации процессов продаж оргтехн

1.2 Цели автоматизированной системы и автоматизируемые функции

Целью создания системы является повышение эффективности работы сотрудников фирмы , за счет автоматизации на современном уровне функций основных должностных лиц, участвующих в производственно-управленческом процессе.

Для достижения цели необходима автоматизация следующих функций (Таблица 1):

Таблица 1 Функции, подлежащие автоматизации

Наименование группы функций	Функции
Информационная поддержка процесса обслуживания заказов	- ведение баз данных в объеме, необходимом для совместного функционирования всех должностных лиц фирмы, оснащенных средствами автоматизации, включая первоначальный ввод информации, внесение изменений и дополнений в данные, учтенные ранее, - формирование отчетов, предусмотренных регламентом, а также получение справочных данных произвольного содержания в объеме предоставленных полномочий.
Информационная поддержка бухгалтерского учета	- ввод и обработка бухгалтерских записей , - печать первичных документов и отчетности
Информационная поддержка правовой стороны бизнеса	- получение справок по действующему законодательству , - поддержание правовой базы данных на уровне актуальности без участия пользователя, - возможность получения последних форм документов , предусмотренных законодательством для оформления договоров, отчетов, контрактов
Планирование и организация служебной деятельности	- ведение ежедневника с заданием событий (работ, задач) и плановых сроков выполнения. - ведение записной книжки с адресами, телефонами, характеристикой деловых партнеров и пр., - напоминание о делах событиях, встречах за несколько дней, недель, месяцев. - автоматизацию телефонного общения (планирование, напоминание, автоматизированный набор №, автодозвон, фиксация времени, даты и длительности, заметок о разговоре путем набора с клавиатуры), - планирование производственных с учетом взаимоувязки с планами деловых партнеров
Обеспечение электронных коммуникаций	- поддержание режима удаленной работы руководителя организации с целью получения справок, отчетов и др. данных,

1.3 Характеристика функциональной структуры
информационной системы

Анализ исходных данных, перечисленных выше, и выявленных функций, подлежащих автоматизации, а также имеющихся сведений о возможностях современных пакетов прикладных программ позволили предложить следующее обобщенное описание функциональной структуры проектируемой системы. На схеме показан состав элементов функциональной структуры и связи между ними и внешней средой. В качестве элементов системы выделены следующие функциональные подсистемы:

- ФП "Заказы",

- ФП "Бухгалтерия",

- ФП "Органайзер",

К элементам внешней среды отнесены:

- заказчики

- банк

- Руководство предприятия

Взаимодействие элементов обеспечивается:

1) электронными средствами обмена данными — коммуникационной подсистемой (на схеме связи показаны сплошными линиями)

2) традиционными средствами (на схеме взаимодействие элементов показано пунктиром).

Предлагаемый регламент обмена данными представлен в табличной форме. Порядковые номера сообщений (документов, запросов и пр.), представлены на схеме рядом с соответствующей связью по правилам изображения комментариев. Реализацию перечисленных подсистем предлагается осуществлять, в основном, на основе типовых решений и, частично, путем использования технологии оригинального проектирования.