Курсовая работа: Проектирование модуля АИС ДОУ "Оформление обходного листа на принятие сотрудника"

Вводится сервер документооборота. Загрузку на сервер производит отдел кадров. Остальные участники процесса взаимодействуют с документами также через сервер. Это экономит временные затраты. Теперь каждый пользователь может видеть на каком этапе находится документ, у кого на подписании, согласовании и т.д.

Мнемосхема предлагаемого процесса:

5.2 Функциональная модель предлагаемого процесса

На входе к моделям идет заявление на принятие. Оно поступает на вход заполнения обходного листа. Управлением в автоматизированном процессе является АИС ДОУ, поступающий на все этапы проектирования. На выходе утверждения– утвержденный обходной лист.

Функциональная модель предлагаемого процесса:

6. Обоснование выбора программного продукта для реализации предлагаемой системы

«ЕВФРАТ-Документооборот» – система электронного документооборота, позволяющая построить полноценную систему управления бизнес-процессами и документами организации. «ЕВФРАТ-Документооборот» содержит весь необходимый инструментарий для успешной организации электронного документооборота в любой компании, независимо от численности и формы собственности, и рассчитана на работу как в рамках небольшого отдела, например, секретариата или локальной организации в целом, так и в рамках территориально-распределенной организации со сложной схемой информационных потоков. Разработчиком системы является российская компания Cognitive Technologies.

«ЕВФРАТ-Документооборот» — система электронного документооборота корпоративного уровня, совмещающая в себе отлаженность и готовность к работе коробочного продукта и гибкость проектного решения. Благодаря этому система, с одной стороны, готова к быстрому вводу в эксплуатацию, что обеспечивает быструю отдачу от инвестиций во внедрение СЭД, а с другой содержит инструменты адаптации, которые позволяют учесть специфику деятельности конкретного предприятия и используемых им информационных систем в рамках «мини-проектов». В настоящее время система установлена более чем в 3000 организаций.

Функционал системы позволяет решать различные задачи работы с документами (автоматизация делопроизводства и организация корпоративного документооборота):

автоматизировать регистрацию документов и заданий;

обеспечить эффективное взаимодействие сотрудников в рамках работ по документам;

осуществлять мгновенный поиск информации;

контролировать выполнение работ, инициируемых документами и заданиями;

проводить мониторинг состояния выполняемых процессов и анализ загрузки персонала за счет формирования различных журналов и отчетов;

организовать долговременное хранение документов организации;

обеспечить разграничение прав доступа сотрудников к информации.

Подсистема взаимодействия удаленных серверов, реализованная в системе «ЕВФРАТ-Документооборот», позволяет создать единый и прозрачный корпоративный документооборот в территориально-распределённой структуре. Имеется возможность не только обмениваться документами между филиалами, но и выдавать и контролировать исполнение заданий и поручений, а также получать отчеты об их выполнении. Кроме этого, наличие внутренней почты позволяет сотрудникам удалённых офисов быстро общаться между собой и отправлять документы по электронной почте внешним адресам с использованием почтовых программ.

Новые возможности системы ЕВФРАТ-Документооборот, представленные в данной версии продукта:

- почтовый клиент для связи системы ЕВФРАТ-Документооборот с электронной почтой;

- регистрация нового документа на основе ранее зарегистрированного;

- принятие к исполнению или отказ от исполнения поручений с оповещением контролирующего;

- возможность проверки дублирования значений реквизитов в базе (недопущение повторной регистрации одного и того же документа);

- поддержка автоподатчика при сканировании и возможность выбора формата сохранения изображения;

- поддержка иерархических (многоуровневых) словарей;

- возможность настройки состава, расположения и названий столбцов в папках главного окна;