Форми. Застосовуються для перегляду, введення або зміни даних у таблицях. Форма також дозволяє відібрати дані з однієї або декількох таблиць і вивести їх на екран, використовуючи стандартний або створений користувачем макет.

Звіти. Відображають певним чином і друкують дані з таблиці або запиту. У звіті дані редагувати не можна. Звіти можуть містити дані, взяті з декількох таблиць або запитів.

Макроси. Автоматизують стандартні дії.

Модулі. Автоматизують складні операції, які не можна описати макросами.

Запит СКБД Access XP – це умови, за допомогою яких можна скласти набір необхідних полів (в тому числі і з декількох таблиць) і задати ті значення полів, за якими вибираються записи для обробки, тобто задати фільтр відбору інформації.

Етапи створення бази даних:

Спочатку на екрані монітора нажимаємо лівою клавішею мишки кнопку

“Пуск “, знаходимо в пункті “Програми” рядок “Microsoft Access” і виділяємо його лівою клавішею миші. Після виконання цих операцій, перед нами відкривається вікно “Microsoft Access”, і вікно, в якому знаходяться такі пункти: “Новая база данных”, ”Запуск мастера” і “Открыть базу данных”. В цьому вікні вибираємо пункт “Новая база данных” і нажимаємо кнопку “ОК”. Відкривається вікно “Файл новой базы данных”, в якому ми задаємо адресу розміщення нової бази даних, її назву і після цього нажимаємо кнопку “Создать” лівою клавішею миші.

Після цього перед нами відкриється вікно нашої нової бази даних і ми побачимо вікно з закладками: “Таблицы”, “Запросы”, ”Формы”, “Отчеты”, “Макросы”,” Модули”. Нажимаємо закладку “Таблицы” лівою клавішею миші, і побачимо в правому кутку вікна три кнопки “Открыть”, “Конструктор” і “Создать”. Нажимаємо кнопку “Создать” лівою клавішею миші і бачимо перед собою нове вікно “Новая таблица”, в якому бачимо п’ять режимів створення таблиць: “Режим таблицы”, “Конструктор”, “Мастер таблиц”, “Импорт таблиц” і “Связь с таблицами”. Виділяємо режим “Конструктор” і нажимаємо кнопку “ОК”, яка знаходиться в правому нижньому кутку вікна. В новому вікні “Таблица 1” в колонці “Назва поля” задаємо імена полів, а навпроти в колонці “Тип данных” вибираємо зі списку необхідні, і визначаємо їхні властивості. Після цього нажимаємо лівою клавішею миші кнопку “х” і задаємо ім’я нової таблиці. Відкриваємо нашу таблицю за допомогою кнопки “Открыть” і вносимо дані в таблицю, це і буде базою даних.

Для того, щоб робити вибірки з нашої бази даних створимо систему запитів. Для цього натискуємо лівою клавішею миші в вікні бази даних закладку “Запросы” і бачимо ті ж самі три кнопки що і в закладці “Таблицы”. Нажимаємо кнопку “Создать” і з’являється вікно “Новый запрос”, де з режимів “Конструктор”, “Простой запрос”, “Перекрестный запрос”, “Повторяющийся запрос”, “Записи без подчиненных”, ми вибираємо режим “Конструктор” і нажимаємо кнопку “ОК”. В новому вікні “Запрос 1” ми вибираємо зі списку поля за якими робитиметься запит.

Для того, щоб виводити дані на екран або редагувати їх в зручному режимі створимо форми. Для цього нажимаємо лівою клавішею миші закладку “Формы” і натискуємо кнопку “Создать”. Відкривається вікно “Новая форма”, де є таких шість режимів створення форм: “Конструктор”, “Мастер форм”, “Автоформа: в столбец”, “ Автоформа: ленточная”, “Автоформа: табличная”, “Диаграмма” і “Сводная таблица”. Вибираємо режим “Мастер форм” і нажимаємо кнопку “ОК”. В новому вікні “Создание форм” ми вибираємо поля, за якими створюватиметься форма зі списку, який надає нам комп’ютер. Нажимаємо кнопку “Далее” і бачимо можливі варіанти зовнішнього вигляду форм: “В один столбец”, “Ленточный”, “Выровненый”, “Табличный” і, вибираємо з них той, який є нам необхідний. Натискуємо кнопку “Далее” і на наступному кроці створення форм вибираємо стиль, в якому буде оформлена форма із тих, які надані в списку і нажимаємо кнопку “Далее”. На цьому етапі задаємо ім’я форми і натискаємо кнопку “Готово”. Вигляд новоствореної форми можна відредагувати в режимі конструктора.

Для того, щоб виводити дані на друк, для їх більш ширшого використання використовуються звіти. Для створення звіту виконаємо такі дії. Натиснемо лівою клавішею миші закладку “Отчеты” і вже знайому кнопку “Создать”. В вікні “Новый отчет” бачимо шість режимів створення звітів “Конструктор”, “Мастер отчетов”, “Автоотчет: в столбец”, “Автоотчет: ленточный”, “Мастер диаграмм” і “Почтовые наклейки”.

Створення звітів теж виконується за допомогою майстра, а потім в режимі конструктора підправляється до потрібного вигляду.

Як видно, весь звіт розбитий на секції, при чому кожна з них має своє призначення: у полі заголовку не можуть розміщуватись дані, а полі даних не потрібно вводити додаткові надписи, які будуть заважати сприйманні інформації при отриманні звіту.

3. Інструкція користування автоматизованою інформаційно-довідковою системою

Автоматизована інформаційно-довідкова система обліку проданих квитків записана на диску 1.44Мб., але для роботи з системою необхідно файл скопіювати на вінчестер у спеціально відведене для цієї системи місто. На вінчестері необхідно, щоб була встановлена операційна система Windows 95-98-2000 і програма Microsoft ACCESS XP ( з набору програм Microsoft OFFICE XP ). Треба також враховувати, що база даних може бути розширена, а тому на диску повинно бути додатково вільне місце, яке може бути використане системою для розширення бази даних системи. Інші ресурси система бере з ресурсів операційної системи, тобто система сама надає системі всі необхідні ресурси.Для запуску програми необхідно завантажити програму Microsoft ACCESS XP (або Microsoft ACCESS 2000), а потім через систему меню, наприклад, через меню “Файл” відкрити необхідний файл або завантажити “Провідник”, в якому достатньо лише подвійно натиснути файл і система запуститься. Найкращим виходом буде створення для системи відповідного “Ярлыка” на робочому столі або пункту меню.Також запуск програми здійснюється з панелі управління за допомогою кнопки “Пуск”. Після цього необхідно відкрити СКБД Access і вибрати потрібний файл. В результаті з’явиться головне меню системи. Основний режим роботи оператора з програмою – це вибір різних видів робіт з певними пунктами меню. За допомогою миші або клавіш зі стрілочками “ВВЕРХ”, “ВНИЗ”, “ВПРАВО”, “ВЛЕВО” ви можете обрати всі основні види робіт або закінчити роботу з системою.Рекомендується робити резервні копії баз даних періодично: у кінці робочого тижня, місяця та особливо року.

Головне меню складається з таких пунктів:

- список;

- пошук;

- форма;

- звіт;

- вихід.

За допомогою пункту меню “Список” можна переглянути всі записи таблиці, вилучити непотрібні або доповнити таблицю новими записами та відредагувати існуючі записи.

Пункт меню “Пошук” дозволяє знайти потрібні записи таблиці за декількома критеріями (за прізвищем, номером амбулаторної картки, хворобою та ін.).

”Форма” дозволяє переглянути записи таблиці в зручному для користувача вигляді.

За допомогою пункту меню “Звіт” можна вивести таблицю на друк. Він також дозволяє відібрати необхідні записи з таблиці за допомогою запита і роздрукувати їх.

Пункт меню “Вихід” дозволяє вийти з системи.

Висновки

Дана курсова робота торкається багатьох важливих аспектів по розробці будь-якої автоматизованої інформаційно-довідкової системи за допомогою найсучасніших засобів обчислювальної техніки.

Даний програмний комплекс розроблений на базі персонального комп’ютера третього покоління з мікропроцесором Pentium 166 та операційного середовища ACCESS, реалізує всі вимоги висунуті до автоматизованих систем такого типу.