Курсовая работа: Работа с базами данных в MS Excel

Среднее по полю Физика

4

Добавление итогов осуществляется после предварительной сортировки БД по нужному полю (например, по номеру группы) следующей последовательностью действий:

- Выбрать Данные –- Итоги , в результате чего БД будет автоматически выделена и на экране появится диалоговое окно « Промежуточные итоги ».

- В строке «При каждом изменении в » указать поле, при изменении значения которого следует подводить промежуточный итог, для чего щелкнуть на стрелке справа и выбрать нужное название поля ( например, «Группа» для нашей БД).

- В строке «Операция» , щелкнув на стрелке справа , выбрать в появившемся перечне возможных операций необходимую ( например, «Среднее» ).

- Для выполнения той же операции с данными в других полях необходимо отметить их названия, щелкнув в списке строки «Добавить итоги по»(например, названия всех предметов и поля Ср.балл ).

- Убедиться, что параметр «Заменить текущие итоги» установлен и щелкнуть на кнопке ОК .

Excel выполнит указанную операцию и добавит промежуточные итоги в тех столбцах с данными, на основании которых подсчитывались результаты. В конец БД будет добавлена строка с общим итогом по всей БД (см. Рис.1.1).

Excel можно перевести в режим структуры , чтобы отобразить на экране только часть итоговой информации, что очень важно при работе с БД, особенно большими. Щелчками на маленьких кнопках со знаком «минус» и с цифрами «1», «2», «3» можно прятать или выводить на экран различные уровни структуры .БД. Чтобы убрать данные по группе 219 в приведенной БД, достаточно щелкнуть по кнопке со знаком «минус» слева от строки 33 с промежуточными результатами по этой группе (см. Рис.1.1). Чтобы убрать с экрана все, кроме промежуточных и общих итогов , нужно щелкнуть по кнопке второго уровня (с цифрой «2»).Чтобы убрать все, кроме общего итога, нужно щелкнуть по кнопке «1». Чтобы возвратить на экран все записи, нужно щелкнуть по кнопке «3».

В Excel имеется 12 фун