Курсовая работа: Развитие видов и формуляра документов в учреждениях России XVIII в.
Генеральным регламентом определялось, что «коллежская корреспонденция» состоит из доношений царю и Сенату, копий решений, отчетов о деятельности, «реляций» (отчетов) и ведомостей губернаторов и воевод. При этом оговаривалось, что деловая переписка должна быть серьезно обоснованной. Указом «О должности Сената» 1722 г. Коллегиям и местным учреждениям предписывалось представлять в определенные сроки Сенату отчетные ведомости. Ежемесячно коллегии подавали в Сенат ведомости о входящих и исходящих документах.
Закон «Учреждения для управления губерний» подробнее определил порядок обмена документами между учреждениями. Губернаторы получали от верховной власти указы, представляли рапорты, доношения, давали учреждениям губернии предложения, получая от них представления. С городничими и земскими исправниками губернаторы сносились предписаниями, получая от них рапорты и доношения.
Итак, сверху вниз шли указы и повеления, снизу вверх – рапорты и доношения. Равностоящие учреждения обменивались сношениями и сообщениями. Создавалась иерархия не только учреждений, но и документов. Некоторыми актами пытались определить порядок направления основных документопотоков. Так, указом «О должности Сената» определялось, что губернаторы и воеводы могут писать в канцелярию Сената лишь по тем вопросам, которые не правомочны решать коллегии: «…яко о начатии какой войны, мора, какого замешания (беспорядка) или каких припадков» (особых происшествий). Указами 1700 г. «О неподаче просьб мимо присутственных мест государю, кроме великих государственных дел» и 1718 г. «О неподаче государю прошений о таких делах, которые принадлежат до рассмотрения на то учрежденных правительственных мест» определялись уровень решения вопроса и порядок движения документов, а также какие вопросы правомочны были решать Сенат, коллегии и губернские присутствия. Указом 1719 г. Запрещалось подавать просьбы в высший суд, минуя низший.
Регламентировался порядок решения вопросов. Указом от 9 марта 1711г. «О порядке заседаний и делопроизводства…» устанавливался принцип единогласного решения дел, рассматривавшихся в Сенате. Однако такой порядок был отменен указом от 4 апреля 1714 г., где предписывалось «куда больше голосов явиться, так и вершить», т.е. выносить решения по большинству голосов. Если же Сенат не мог вынести решение, то свои предложения и мнения должен был сообщать государю. Обсуждение и решение вопросов, подведомственных Сенату, проводилось присутствием, т.е. общим собранием сенаторов.
Порядок обсуждения вопросов в Сенате подробно описан в указе от 27 апреля 1722 г. «О должности Сената». Дела слушались в порядке, определенном особым реестром («а не выбором»). Обер-секретарь докладывал присутствию дела «по очереди» или степени их важности. С помощью песочных часов генерал-прокурор, ведущий заседание, устанавливал регламент выступлений. Решенные вопросы записывались в протокол, который подписывали все члены Сената. Особым пунктом указа определялось: «Никакое дело исполнено бытии надлежит словесно, но все письменно». Менее важные вопросы рассматривались в возникших в разное время структурных подразделениях Сената.
В коллегиях сначала рассматривались государственные дела, а затем частные. После доклада секретаря каждое дело обстоятельно обсуждалось, и члены коллегии высказывали свое мнение свободно «по своей присяге», по правому своему разумению и совести». Особое мнение записывалось в протокол. Все члены коллегии скрепляли решение и подписывали указы по принятым решениям.
Принимали документы секретари. Причем и в Генеральном регламенте, и в «Учреждениях для управления губерний» подчеркивалось, что документы принимались только в присутствии, т.е. в самом учреждении. Указы царя и Сената предписывалось распечатывать президенту или вице-президенту коллегии, старший советник принимал и распечатывал письма от других коллегий и из провинций. Регламентировался порядок приема доношений: они принимались в коллегии («а не в дому» президента), вскрывались секретарем в присутствии членов коллегии, регистрировались, и назначался день рассмотрения дела. Отметку о поступлении дела в верхнем правом углу или по верхнему полю первой лицевой стороны документа делал секретарь: проставлял дату поступления, номер. Пометку на поле, кому передать документ на исполнение. Исполнитель, принимая документ, расписывался в квитанционной книге.
Статьей VIII указа «О должности генерал-прокурора» 1722 г. Был определен порядок рассылки правительственных документов: не по почте, а с экзекутором, который должен был отчитываться рапортом о том, «что сделано» или «зачем нельзя было сделать».
4. Регистрация документов и контроль за их исполнением
Большое внимание в законодательных актах XVIII в. Уделялось охране интересов государства и государственной тайны. Например, глава 1 Генерального регламента предписывала «тайные дела содержать в тайне». Задачу охраны документов ставила их регистрация. Одновременно регистрационные журналы исполняли роль справочного аппарата: «…по журналу можно найти, что в регистратуре искать надобно». Кроме того, регистрация оказывала помощь в осуществлении контроля за исполнением документов, их систематизации, так как регистрационные журналы велись по каждой группе документов.
На поступившем документе регистратор проставлял номер и дату получения. В общем журнале («повседневной записке») давалось содержание документа с указанием, которое послано на исполнение. Кроме того, для учета входящих документов велись две книги («регистратуры»): в книгу «С» записывались в хронологической последовательности документы, полученные от государя и Сената, к ней прилагался реестр зарегистрированных документов; в книгу «Д» - документы других коллегий и местных учреждений. К книге «Д» составлялся реестр с указанием адресатов – коллегий и провинций, откуда получены документы.
Регистрация исходящих документов проводилась следующим образом. В книги «А» регистрировались документы, адресованные царю. Указывались дата «посланного» документа, его краткое содержание, «к кому, куда отправлено».
Затем копиист переписывал в книгу текст документа «с числом и подписанием всех чинов». В книге «В» таким же образом регистрировались документы, отправляемые в другие коллегии, губернским учреждениям и отдельным лицам.
Аналогичный способ регистрации вводился и в местных учреждениях. Согласно закону «Учреждения для управления губернией» 1775 г. для получаемых документов велся «реестр входящих бумаг», для отправляемых – реестр документов, посылаемых в вышестоящие учреждения (рапорты, донесения, представления), и реестр документов, посылаемых равным и подчиненным учреждениям и лицам.
Принятый в государственных учреждениях порядок делопроизводства (в том числе и регистрация) копировался и в вотчинных хозяйствах. Так, в наказе Б.П. Шереметьева дается распоряжение надзирателям записывать в особые тетради мирские приговоры о раскладке повинностей, в наказе А.М. Черкасского 1719 г. Приказчику предписывалось регистрировать крестьянские челобитные в «книге для справы», в инструкции по ведению учетных и отчетных документов 1726 г. Указывалось: «Присланные государя нашего указы все записывать в книги именно и всем быть за рукою приказною».
В особый вид работы с документами выделяется контроль за их исполнением. При Петре I одновременно с созданием нового аппарата управления образуются органы контроля. По указам от 2 и 5 марта 1711 г. Учреждается должность фискала – специальная централизованная надзорная система. Важнейшей задачей, которой было путем негласного надзора и изучения канцелярского делопроизводства следить за исполнением указов и регламентов должностными лицами, за соблюдением имущественных интересов казны. Контрольные функции осуществляли последовательно генерал-ревизор, обер-секретарь сената и с 1722 г. – генерал-прокурор. В инструкции «Должность генерал-прокурора» определена главная его обязанность: «Следить, чтобы Сенат во всех делах, которые к сенацкому рассмотрению и решению подлежат, истинно, ревностно и порядочно, без потеряния времени по указам и регламентам, отправлял», следить за очередностью рассмотрения челобитных, за тем, чтобы «не совершалось подлогов документов и не плодилась волокита».
В указе от 27 апреля 1722 г. «О должности сената» устанавливалось иметь подробную роспись неисполненных дел. Особо отмечалась необходимость исполнять немедленно указы и памяти государя, «ибо как может государево управлено быть, егда указы действительны не будут: нонеже призрение указов ничем рознится с изменою…». Во многих указах оговаривались сроки исполнения документов: отправлять в тот же день, когда принято решение, а срочные «того же часу сказывать». При Сенате была учреждена специальная должность экзекутора, в обязанности которого входило записывать в особую книгу исходящие документы с отметкой о времени и способе их отправления, составлять рапорты об исполнении. Устанавливать штрафы за «недоношение» об исполнении сенаторских указов: за первый просроченный месяц – 100 руб., за второй – 200, за третий – 300, за четвертый – 400, и за пятый – лишение всего и вечная работа в галерах. Обязанность исполнять сенатские указы и докладывать об этом Сенату в установленные сроки была закреплена в наказе губернаторам и воеводам в 1728 г.
Непосредственный контроль за исполнением документов должен был осуществляться следующим образом. Прокурор коллегии наблюдал за порядком, законностью решения дел, за деятельностью канцелярии, за исполнением указов местными учреждениями. Он вел книгу, в которой записывалось, когда какой указ составлен, что по указу исполнено и в какое время.
За исполнением решений, принятых коллегий, наблюдал нотариус, который вел «роспись», «какие дела в прошлой неделе не вершены», т.е. в нее вносились все документы, прежде всего указы Сената и царя, намеченные к слушанию. Эта роспись во время заседаний находилась на столе перед президентом, поэтому называлась настольным реестром. В канцелярии велись реестры по «исполненным и вершенным, но не исполненным» документам.
Устанавливались сроки исполнения отдельных групп документов. На решение государственных дел отводилась одна неделя, на справки по ним в губерниях устанавливался «поверстный» срок: по два дня на 100 верст в один конец. Частные дела по жалобам должны были решаться не более чем в течение шести месяцев.
В настоящем реестре местных учреждений предписывалось указывать, когда какой документ поступил, когда должен рассматриваться на заседании, какое принято решение, что указы по этому поводу разосланы и исполнены. Однако, несмотря на угрозу смертной казни за просрочку решения вопроса, документы исполнялись медленно, а многие просто не исполнялись.
5. Систематизация документов и организация их хранения
Систематизация документов и формирование их в дела в XVIII в. были более четкими, чем в период XVI – XVII вв. В отдельные дела группировались указы царя и Сената, журналы и протоколы. В основе объединения этих документов лежали номинальный, авторский и хронологический признаки. Основная масса первичных комплексов коллегий и местных учреждений формировалась по предметно-вопросному признаку. Так как структурные подразделения коллегий и местные учреждения ведали определенными территориями, то нередко в основе объединения документов лежали корреспондентский и географический признаки. В Военной коллегии дела формировались отдельно на каждый полк, например: «Ярославского пехотного полку списки и сказки».
В XVIII в. утверждается термин для обозначения хранилищ документов – «архив». В Генеральный регламент 1720 г. Была включена специальная глава «О архивах», в которой говорилось, что «книги, документы и дела» хранятся в канцеляриях три года. Это – так называемые текущие архивы. По истечении трех лет документы. Кроме тех, которые оставались в канцеляриях «для справки» («особлевые уставы, регламенты» и книги), должны были сдаваться в архив коллегии «с распискою архивариусу».
Кроме того, предполагалось создавать и государственные архивы. Ими должны были стать архивы при Коллегии иностранных дел, для хранения документов, не касающихся «приходу и расходу», и при Ревизион-коллегий для документов по учету доходов и расходов.
Однако государственные архивы при этих коллегиях не были созданы. Указом 1724 г. был образован архив старых государственных дел, где хранились документы Посольского приказа. Сформировался архив вотчинной коллегии. Создавались архивы Сената и Синода. В связи с проходившим в 60-х годах XVIII в. Генеральным межеванием в 1768 г. При Московской межевой канцелярии был учрежден специальный архив – «межевая архива».
В «Общем наказе губернаторам, воеводам и их товарищам» 1728 г. было указано учредить особые провинциальные (губернские) архивы. Согласно «Учреждениям для управления губерний» в местных учреждениях создавались два архива: текущий для документов, использовавшихся в справочной работе, и окончательный, куда сдавались по описи, исполненные и законченные производством дела.
Организации хранения документов придавалось значение и в вотчинных хозяйствах. В наказе А.М. Черкасского была специальная глава «О расписке новому приемщику с прежним», в которой устанавливалась процедура приема-сдачи дел при смене приказчиков.
В архиве дела описывались, к описям составлялись алфавиты личных имен. В коллегиях архивом ведал актуариус. Он должен был все исполненные документы «прилежно собирать» и описывать их в особом реестре, по которому отмечались выдача во временное пользование и возвращение документов.