Курсовая работа: Роль та значення ярмарків як елементу інфраструктурного забезпечення

в) організація укладень договорів;

г) ведення оперативної звітності про хід роботи виставки;

д) визначення порядку приймання і відвантаження експонатів;

е) забезпечення розміщення експонатів на стендах та їх схоронності;

ж)інші функції.

Якщо дирекцію чи директора не засновано, їх функції виконує ярмарком на чолі з головою.

Робочу групу формують одночасно зі створенням комітету. Вона потрібна лише на попередньому етапі організації ярмарку, до створення структурних підрозділів (служб). Робоча група розробляє положення про проведення ярмарку і розсилає листи потенційним учасникам з повною інформацією про умови участі у ярмарку. Вона готує й інші рекламні матеріали: запрошення, буклети, картки гостей, анкети опитування відвідувачів та учасників ярмарку тощо.

Про умови участі у ярмарку видається рекламна брошура, яка містить докладну інформація для учасників про:

1) вартість участі без експонатів;

2) ціни оренди виставкових площ;

3) ціни на додаткові послуги;

4) вартість заочної участі з використання експонатів і рекламних матеріалів та інше.

На попередньому етапі збирають відомості про учасників, підписують договори на участь, проводять організаційно-технічні заходи у приміщенні виставки і за її межами (бронюють квитки на зворотній проїзд учасників і місця в готелях, укладають договори на транспортне, екскурсійне і ресторанне обслуговування та ін.), публікують рекламний каталог учасників ярмарку.

На оптових ярмарках, де здійснюється укладення договорів на постачання (купівлю-продаж) товарів, ярмарком створює арбітраж.

Арбітраж виконує такі функції:

а) забезпечує правове обслуговування ярмарку;

б) консультує учасників ярмарку з правових питань;

в) розглядає переддоговірні суперечки.

Організаційний етап включає створення й організацію роботи функціональних підрозділів (служб), а саме:

· транспортної;

· рекламно-інформаційної;

· дизайнерської;

· служби безпеки;

· технічної;

· юридичної;

· медичної;

· фінансової та ін.

Наявність служб залежить від масштабів ярмарку, її спеціалізації та комплексу послуг, що надаються на виставці.

На організаційному етапі здійснюється вся оперативна робота – починаючи від заїзду учасників кінчаючи демонтажем ярмаркового устаткування.