Курсовая работа: Розробка автоматизованої системи обліку працівника бібліотечного фонду коледжу УДАУ
На базі всього вище сказаного для розробки БД бібліотечного фонду “Тальнівського будівельно-економічного коледжу УДАУ” вибирається СУБД Access.
3. Розробка автоматизованої системи для роботи з бібліотечним фондом “Тальнівського будівельно-економічного коледжу УДАУ"
3.1 Розробка таблиць БД бібліотечного фонду
Розробка будь-якої бази даних розпочинається з створення таблиць. Кількість таблиць та полів в них залежить від задач працівників, чиє місце автоматизується. Для створення бази бібліотечного фонду необхідно 19 таблиць, кожна з яких містить різну кількість полів.
Перед тим, як створювати таблиці, форми та інші об’єкти необхідно визначити структуру БД. Структура БД є основою для створення ефективної бази даних.
Основні етапи проектування БД:
1. Визначити ціль створення бази даних, основні її функції та інформацію, яку вона повинна містити. База даних повинна відповідати потребам тих, хто буде безпосередньо з нею працювати. Для цього потрібно визначити теми, які повинна розв’язувати БД, звіти, які вона повинна видавати, проаналізувати форми, які в даний час використовуються для запису даних;
2. Розробити структуру таблиць, яку повинна містити база даних. При проектуванні таблиць рекомендується користуватися наступними основними принципами.
Інформація в таблиці не повинна дублюватися. Не повинно бути повторень між таблицями. Коли певна інформація зберігається тільки в одній таблиці то і змінювати її доведеться тільки в одному місці. Це робить роботу більш ефективною, а також виключає можливість неспівпадіння інформації в різних таблицях.
Кожна таблиця повинна містити інформацію тільки на одну тему. Дані на кожну тему оброблюються набагато легше, якщо воно містяться в незалежних однієї від іншої таблицях.
3. Визначити необхідні в таблиці поля. Кожна таблиця містить інформацію на певну тему, а кожне поле в таблиці містить певні відомості по темі таблиці.
Проектування таблиць в Access можна здійснювати різними інструментами. В даній курсовій роботі для формування таблиць використовувався конструктор таблиць. Після запуску Access на екрані з’явиться вікно додатку, яке дозволяє створення нової БД.
Для створення таблиці потрібно вибрати вкладку Таблиця → Конструктор . З’являється вікно де ми вказуємо поля таблиці та тип даних. Потрібно визначити ім’я первинного ключа, який повинен міститись в кожній таблиці. Закінчивши створення таблиці при її закритті Конструктор запитає збереження для нової таблиці. Потрібно задати їй ім’я. Конструктор сформує таблицю (Рис.3.1).
Рис.3.1 Режим конструктора таблиці “Читачі”
Тепер можна приступити до введення даних, після чого ми отримуємо готову таблицю.
В процесі створення таблиць БД бібліотечного фонду було створено 19 таблиць: “Розробники", “Мови”, “Місце”, “Читачі", “Автори", “Упорядники”, “Редактори", “Художники", “Перекладачі", “Розміщення”, “Видача", “Перевидання", “Плетіння", “Видання”, “Характери", “Назви", “Вид видання", “Видавництва", “Анотації". (Додаток А, Б).
Створивши БД, де визначив кількість таблиць, ім’я полів таблиць, тип та розмір таблиць, необхідно перейти для встановлення зв’язків між таблицями бази даних.
3.2 Встановлення зв’язків таблиць БД бібліотечного фонду
Access представляє собою реляційну базу даних. Переваги реляційних БД складається в тому, що можна зберігати специфічно згруповані дані в різних таблицях та задавати зв’язки між цими таблицями, які з’єднують їх в єдину базу.
При роботі з формами, запитами та звітами, які базуються на даних декількох таблиць, Access буде використовувати встановлені зв’язки.
Для того, щоб зв’язати таблиці потрібно зайти в меню Сервіс → Схема даних. Під час створення схеми даних на екрані з’явиться діалогове вікно Добавлення таблиці . Вибираємо таблиці, які потрібно зв’язати між собою.
В списку знаходяться всі таблиці БД. Виділяємо таблицю і натиснути Добавити . Зробити так для всіх таблиць.
Наступний крок перехід до Схеми даних , в якій знаходяться всі таблиці. Внизу містяться всі поля, які містяться в таблиці.
В таблицях жирним шрифтом виділені назви полів з первинним ключем (ПК). Для формування зв’язків між таблицями необхідно перемістити поле із однієї таблиці на поле іншої. Поля, для яких встановлюються зв’язки, повинні містити спільну інформацію, бути спільним полем, яке міститься в обох таблицях. Ці поля необов’язково повинні мати однакові назви, але потрібно щоб співпадали типи даних та розміри цих полів.
Після перетягування поля першої таблиці на поле другої з’являється діалогове вікно Зв’язку . В цьому вікні міститься список з двома стовпцями:
Таблиця/запит и зв’язана Таблиця/запит (Рис.3.3).
Рис.3.2 Встановлення зв’язків між таблицями.
Головною є та таблиця, з якої перетягуються поля, а яка підпорядкована - та таблиця, куди їх перетягують. Одна і та ж таблиця може виступати в одному зв’язку, як головна, а в іншій як підпорядкована.
Дуже важливо розуміти в чому полягає різниця між головною та підпорядкованою таблицею. Різниця міститься в тому, як система керування даними буде забезпечувати цілісність даних при зміні значень в зв’язуючих таблицях при зміні значень в зв’язуючих полях чи при видаленні записів із зв’язаних таблиць. Хоча б в одній таблиці зв’язуючі поля являються первинним ключем та визначає запис в цій таблиці. Така таблиця і є головною.
Якщо в другій таблиці зв’язуюче поле не являється характеризуючим, запису поля, то така таблиця не може бути головною, а може виступати тільки як підпорядкована.