Курсовая работа: Система документационного обеспечения управления

– методическая работа по совершенствованию документационного обеспечения в организации;

– внедрение прогрессивных технологий на базе применения вычислительной и организационной техники.[9]

В состав типовых функций службы ДОУ входят разные виды работ, которые можно разделить на технологические, организационные, контрольные и методические.

К технологическим функциям относятся:

– осуществление первоначальной (экспедиционной) обработки поступающих документов;

– регистрация поступающих, отправляемых и внутренних документов;

– ведение информационно-справочной работы по документам организации;

– машинописное изготовление документов (набор текста на компьютере);

– копирование, тиражирование и оперативное размножение документов;

– разработка и проектирование бланков документов;

– подготовка документов к отправке.

Среди организационных функций службы ДОУ выделяются:

– подготовка к докладу руководству поступающих документов;

– организация своевременного рассмотрения документов руководством организации;

– регулирование хода исполнения документов, прохождения и исполнения документов в установленный срок;

– организация хранения документов в структурных подразделениях;

– организация работы архива в соответствии с правилами, инструкциями и методическими рекомендациями Росархива;

– повышение квалификации работников делопроизводственной службы и архивов;

– организация рабочих мест работников делопроизводственной службы, условий труда сотрудников делопроизводственной службы;

– организация делопроизводства по обращениям граждан;

– разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами.[10]

К контрольным функциям относят:

– контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству (т. е. отправляемых и внутренних документов);

– контроль за сроками исполнения документов;

– осуществление контроля за правильностью оформления и формирования в структурных подразделениях организации дел, подлежащих сдаче в архив;

– организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;

– обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;

– обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.

Методические функции, выполняемые службой ДОУ, включают: