Курсовая работа: Служба документационного обеспечения управления

• инструкцией по ДОУ;

• инструкциями по отдельным видам (направлениям) деятельности службы;

• инструкцией по организации рабочих мест персонала службы;

• нормами времени на выполнение работ по ДОУ;

• документами планирования и отчетности;

• должностными инструкциями персонала службы.

В необходимых случаях службой ДОУ разрабатываются и другие документы —

частности, документы по совершенствованию деятельности службы ДОУ.

1.4. Организационная структура и численный состав службы

Организационная структура и численный состав службы ДОУ определя­тся в соответствии со штатным расписанием.

Для определения оптимальной организационной структуры службы ДОУ, в наибольшей степени отвечающей потребностям конкретного предприятия в документированной информации, представляется целесообразным обратиться к соответствующим положениям ГСДОУ. Данным документом предусмотрены нижеследующие типовые варианты организационной структуры службы ДОУ:

«На государственных предприятиях (объединениях) — от­дел документационного обеспечения управления или канцелярия. В их состав, как правило, включаются:

а) подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств;

б) рассмотрению писем (жалоб);

в) секретариат;

г) экспедиция;

д) машинописное бюро;

е) копировально-множительное бюро;

ж) архив.

В ассоциациях и концернах состав и структура службы ДОУ определяется ру­ководством организации. В совместных предприятиях (организациях) — правле­нием. В акционерных обществах — учредительной конференцией. В кооперати­вах — состав и структура службы ДОУ определяется общим собранием членов кооператива. В органах местного самоуправления и в аппарате, управлениях об­щественных организаций — общий отдел. В состав общего отдела включаются:

а) секретариат;

б)канцелярия;

в) группа контроля;

г) протокольная группа;

д) группа совершенствования работы с документами;

е) группа писем (жалоб);

ж) машинописное бюро;

з) копировально-множительное бюро;

и)архив.