Курсовая работа: Служба документационного обеспечения управления

( Утверждена, Приказом Росархива от 27.11.2000 г. № 68.)

При этом должны быть в необходимой мере приняты во внимание соответству­ющие положения других документов, регламентирующих те или иные направле­ния ДОУ. Помимо ГСДОУ, это, в частности, ГОСТ Р6.30-2003. На их основе со­ставляется текст инструкции по документационному обеспечению управления предприятия (организации, учреждения).

2.4. Инструкции по видам (направлениям) деятельности службы ДОУ

Инструкция по виду деятельности — нормативный документ, в котором излагается порядок осуществления какой-либо деятельности (порядок применения положений иных нормативно-правовых актов для осуществления такой деятельности) должностными лицами (структурными подразделениями) предприятий (орга­низаций, учреждений). Общий порядок и правила оформления инструкции по виду деятельности определены параграфом 4.2 Типовой инструкции по делопро­изводству.

Инструкция по виду деятельности подписывается начальником соответству­ющего структурного подразделения, ответственного за разработку документа, и утверждается руководителем предприятия. Утверждение документа должно оформляться в форме грифа утверждения или путем издания распорядительно­го документа об их утверждении.

Инструкция по виду деятельности должна оформляться на общем бланке пред­приятия. Текст документа должен излагаться в соответствии с требованиями Ме­тодических рекомендаций ВНИИДАД ФАС РФ (1998) и с учетом специфики вида деятельности предприятия (структурного подразделения), регламентиру­емой соответствующей инструкцией.

Содержание инструкции по виду деятельности следует излагать от 3-го лица единственного (множественного) числа. Заголовок к тексту документа должен формулироваться в предложном падеже, например: «Инструкция о порядке веде­ния служебной переписки в ... (указать наименование предприятия)».

Основной текст инструкции по виду деятельности обычно делится на главы, пункты и подпункты. Главы документа должны иметь названия и нумеруются римскими цифрами.

Нумерация пунктов и подпунктов документа должна производиться арабски­ми цифрами.

2.5. Инструкция по организации рабочих мест персонала службы ДОУ

Инструкция по организации рабочих мест — нормативный документ, в котором излагается порядок организации рабочих мест персонала структурного подразде­ления предприятия (персонала определенной квалификационной или професси­онально-должностной категории). При подготовке подобных инструкций следует руководствоваться вышеизложенными требованиями, регламентирующими по­рядок подготовки инструкций, а также положениями документов, устанавлива­ющими конкретные требования к организации рабочих мест в той или иной обла­сти деятельности.

Инструкция подписывается начальником соответствующего структурного под­разделения, ответственного за разработку документа, и утверждается руководите­лем предприятия.

Утверждение документа должно оформляться в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об его утверждении.

Инструкция должна оформляться на общем бланке предприятия. Текст доку­мента должен излагаться в соответствии с требованиями Методических рекомен­даций ВНИИДАД ФАС РФ (1998) и с учетом специфики вида деятельности предприятия (структурного подразделения), регламентируемой соответству­ющей инструкцией.

Содержание инструкции по виду деятельности следует излагать от третьего лица единственного (множественного) числа. Заголовок к тексту документа дол­жен формулироваться в предложном падеже. Основной текст инструкции по виду деятельности обычно делится на главы, пункты и подпункты. Главы документа должны иметь названия и нумеруются римскими цифрами.

Нумерация пунктов и подпунктов документа должна производиться арабски­ми цифрами.

2.6. Нормы времени на выполнение работ по ДОУ

Нормирование времени на выполнение работ по ДОУ, как правило, осуществля­ется на основе соответствующих документов — нормативов времени и норм вре­мени, разработанных органами по нормированию временных затрат на выполне­ние тех или иных видов работ. Так, в целях надлежащего нормирования времени на выполнение работ по ДОУ на предприятиях (в организациях, учреждениях) применяются Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по ДОУ, утвержденные Постановлением Минтруда РФ от 25.11.1994 г. № 72, а в управленческих структурах федеральных органов исполнительной власти — нор­мы времени на работы по документационному обеспечению, утвержденные По­становлением Минтруда и социального развития от 26.03.2002 г. № 23. На основе нормативов (норм) времени:

• определяется и обосновывается численность работников служб ДОУ;

• устанавливаются должностные обязанности работников;

• распределяются работы между работниками (категории «технический ис­полнитель»).

В необходимых случаях на основе указанных документов предприятиями (орга­низациями, учреждениями) разрабатываются уточненные нормы времени. В та­ких нормах, как правило, фиксируются:

• временные затраты на выполнение отдельных видов работ, не предусмот­ренных укрупненными нормативами (нормами);

• временные затраты на выполнение отдельных видов работ — в случае, если в связи со спецификой ДОУ в условиях конкретного предприятия (орга­низации, учреждения) фактические временные затраты на их выполнение существенно отличаются от установленных укрупненными нормативами (нормами).

«Расчет уточненных норм, как правило, производится методом технического нормирования, основанного на фиксации (хронометрировании с последующей записью) затрат рабочего времени на выполнение соответствующих видов работ. При этом должны, кроме того, приниматься во внимание затраты времени на орга­низационно-техническое обслуживание рабочих мест, отдых и личные потребно­сти работников.

Значения норм времени устанавливаются в часах (долях часа) на единицу из­мерения каждого конкретного вида работы — например, лист, коробка, папка,дело.

Нормы времени на выполнение наиболее распространенных операций по ДОУ представлены в приложении 5 к настоящему пособию».[13,С.213]

2.7. Документы планирования и отчетности службы ДОУ

«Обеспечение планирования и отчетности, а также своевременной и правильной подготовки соответствующих документов — планов, отчетов — является одной из основных обязанностей руководителя службы ДОУ предприятия. В общем слу­чае план работы — это документ, определяющий состав и содержание основных мероприятий (задач), выполнение которых возлагается на работника (руководи­мое им структурное подразделение, предприятие), сроки, места и ответственных за их проведение в пределах определенного периода времени (в течение дня, не­дели, месяца, квартала и т. д.)». [23,С.139]