Курсовая работа: Служебные записки, распоряжения, инструкции и другие внутренние документы компании

Методика (правило): Клиент должен расписаться в акте за возвращенные деньги

Только для одной этой цели можно составить длинный список руководств и правил. Обратите внимание на то, что чем правее графа таблицы, тем меньше свободы имеет сотрудник в своих действиях.

Как определить, нужно ли моей компании сформулировать общие принципы своей работы?

Не все компании имеют письменно оформленную политику и методики ее осуществления. Чем больше размер компании, тем вероятнее наличие письменно оформленной политики и тем большим будет количество имеющихся методик. При изложении основных принципов функционирования компании могут использоваться разные документы, ими необязательно должны быть именно цели, политика и методики, эти же три документа, к примеру, могут быть составляющими одного. Но самым важным является то, чтобы они были ясными и понятными и чтобы им следовали.

Если Вы ответите положительно на хотя бы один из приведенных ниже вопросов, Вам стоит всерьез задуматься о необходимости формулирования в том или ином виде общих принципов работы Вашей организации:

Приходится ли организации часто бросать персонал с одной работы на другую?

Высок ли уровень текучести кадров среди сотрудников?

Не считает ли начальство, что их подчиненные все быстро забывают?

Много ли сотрудникам приходится выполнять сложных и часто повторяющихся действий?

Склонно ли начальство к формализации коммуникаций путем «отражения всего в письменном виде»?

Приходится ли начальникам часто повторять указания?

Бывает ли, что работники забывают важные шаги при решении сложных задач?

Бывает ли, что работники жалуются на то, что они не знали, что при выполнении какой-либо задачи требовалось предпринять тот или иной шаг?

В процессе совей работы Вам, скорее всего, придется столкнуться с необходимостью написания политики/методики работы компании в одной из трех ситуаций: (1) при организации новой компании; (2) если возникает необходимость в новой политике/методике; (3) если перерабатываются уже существующие принципы и методики.

По-видимому, Вам придется разрабатывать политику и методики, посвященные разнообразным вопросам. Во время работы пользуйтесь принципами, упомянутыми ранее. Подготовленный Вами документ должен быть конкретен, понятен, исчерпывающ, последователен и эффективен.

В эффективной политике/методике должны содержаться ответы на пять вопросов: Кто? Что делать? Когда? Как? Почему?

Помните, что политика (общие принципы) должна предшествовать методике (руководствам, положениям и правилам), а методика должна быть расписана по шагам. Старайтесь четко разграничивать шаги методики. Отдельные шаги методики обычно подразумевают разные действия. В идеале в каждом шаге не должно быть описано белее одного действия. Если при выполнении методики должна быть соблюдена какая-либо последовательность действий, то обязательно нумеруйте шаги.

Обычно заявления о политике и применяемых процедурах должны иметь такой формат:

1. Общие принципы

2. Стратегии, касающиеся конкретных вопросов

3. Методики (руководства, положения, правила)

По своему содержанию общие принципы деятельности компании являются инструктивными документами, поэтому в процессе их подготовки Вы можете также пользоваться рекомендациями, приведенными в п. 5 настоящей главы — «Как написать хорошую инструкцию или основные принципы создания инструктивной документации».

2. Особенности работы с внутрифирменной документацией.

Кто в компании должен заниматься работой с внутрифирменной документацией?

Информационно — документационное обеспечение деятельности любой организации является очень важной обслуживающей функцией. В крупных и средних организациях эти функции обычно выполняет специальное структурное подразделение, которое может иметь различные названия: управление делами, общий отдел, канцелярия, секретариат. В небольших компаниях эти функции, как правило, возложены на секретаря.

Основным нормативным документом, определяющим работу по документационному обслуживанию организации, является инструкция по делопроизводству. Разрабатывается она на основе общегосударственных нормативных документов: Основных положений Государственной системы документационного обеспечения управления, Основных правил работы вневедомственных архивов, государственных стандартов на унифицированные системы документации, методических материалов архивных органов, ведомственных правил.

Что такое внутренний документооборот и каковы его основные этапы?

Документооборотом называется движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Вся документация организации делится на три документопотока: входящие (поступающие) документы; исходящие (отправляемые) документы; внутренние документы. Каждый из потоков имеет свои особенности в составе, количестве, обработке и движении. Общее количество документов всех потоков за год составляет объем документооборота организации.

От четкости и оперативности обработки и движения документов зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решений. В технологической цепочке обработки и движения документов можно выделить следующие этапы:

Прием и первичная обработка документов;