Курсовая работа: Служебные записки, распоряжения, инструкции и другие внутренние документы компании
Чтобы быстро найти необходимый документ среди множества других, их необходимо правильно систематизировать, т.е. разложить по признакам сходства. Простейшей классификацией документов является их группировка в дела. Группировка, как правило, осуществляется в соответствии со следующими признаками: номинальный, предметно-вопросный, авторский, корреспондентский, географический, хронологический, экспертный.
Номинальный признак предполагает группировку в одно дело документов одного вида — приказов, протоколов, актов и т.д.
Предметно-вопросный признак — это объединение в одну папку документов по одному вопросу, например: «Судебное дело» или «Документы о строительстве нового учебного корпуса».
Авторский признак берется за основу систематизации, когда в дело собираются документы одного автора (комиссии, учреждения, лица и т.п.).
Корреспондентский признак используется, когда формируется переписка с определенным корреспондентом, например: переписка с фабрикой «Рассвет».
В практике работы организаций часто бывает удобно сгруппировать в одну папку документы нескольких авторов или корреспондентов, находящихся на определенной территории (край, область, район). Такая группировка дела ведется по географическому признаку, например: переписка с дилерами Красноярского края о проведении совместной рекламной кампании.
Хронологический признак выступает на первый план, когда важно указание на временные параметры документов в деле, например: Отчеты об отгрузке товаров за январь (чаще всего этот признак используется при группировке бухгалтерских документов).
Кроме того, при раскладке документов в дела учитываются сроки их хранения — экспертный признак, так как документы с постоянным сроком хранения (свыше 10 лет) и временным (до 10 лет) не могут группироваться в одно дело.
При классификации документов, как правило, используется несколько признаков и всегда учитывается экспертный. Признаки группировки документов отражаются в заголовке дела. Например: Приказы директора института за 2001 год (номинальный, авторский, хронологический), Заявки дилеров Липецкой области на поставку холодильников (номинальный, географический, предметно-вопросный).
Что такое номенклатура дел?
Номенклатура дел — это специальный классификационный справочник, закрепляющий заголовки дел и определяющий порядок раскладки документов в дела. Основное требование, предъявляемое к номенклатуре, — охват всех документов, получаемых извне и создаваемых в процессе деятельности организации. Номенклатура должна давать возможность найти место для любого документа организации. Общие требования к номенклатурам изложены в основных нормативных документах по организации делопроизводства и архивного дела: Государственная система документационного обеспечения управления и Основные правила работы вневедомственных архивов.
Номенклатура дел бывает трех видов: конкретная (номенклатура дел организации), примерная и типовая. Типовые и примерные номенклатуры дел позволяют установить единую систему формирования дел, унифицировать заголовки дел однородных документов, установить для них единые сроки хранения. Разрабатывают такие номенклатуры дел документационные службы и архивы центральных ведомств для подведомственных им организаций. У каждой организации есть своя конкретная номенклатура дел, которая при наличии соответствующих примерных и типовых номенклатур должна на них основываться.
При формулировании заголовков дел, включенных в номенклатуры, учитывается требование краткости и предельной точности, так как именно по заголовку дела идет в дальнейшем поиск нужного документа. Начинается заголовок с указания рода заводимого дела (переписка, дело, документы) или вида документа (приказы, протоколы, планы, отчеты), затем уточняется автор, вопрос, корреспондент и период, за который откладываются документы. Заголовки дел в номенклатуре располагаются в определенной последовательности, с учетом важности документов и их взаимосвязи.
Как осуществляется формирование и хранение дел?
Под формированием дел понимается отнесение документов к определенному делу и систематизация документов внутри дела. Распределение документов в дела производится в соответствии с номенклатурой дел. Основными нормативными документами, в которых достаточно полно изложены требования к формированию, оформлению и хранению дел, являются «Основные правила работы вневедомственных архивов» и «Государственная система документационного обеспечения управления».
Формируют и хранят дела либо в структурных подразделениях по месту образования документов, либо в секретариате (канцелярии). Если появляются документы, дело для которых не предусмотрено номенклатурой, то на них заводится самостоятельное дело, название которого дописывается в номенклатуру под резервным номером.
Для текущего хранения документов используют папки-скоросшиватели или папки-регистраторы. Документы подшиваются в дело в одном экземпляре. Толщина дела не должна превышать 250 листов (3-4 см). Если документов набирается больше, формируются новые тома. Как правило, документы формируются в дело за один календарный год. Внутри дела документы помещаются в хронологическом порядке в сочетании с вопросно-логическим (т.е. документ-ответ за документом-запросом). Возможна также алфавитная систематизация однородных документов внутри дел, когда используются фамилии авторов, названия учреждений, корреспондентов, наименования административно-территориальных единиц и т.п. Документы, имеющие порядковую нумерацию (квитанции, накладные и т.п.) группируются в нумерационном порядке.
Дела хранятся по месту формирования до передачи их в архив организации. Подготовка дел к сдаче в архив для их последующего хранения и использования — завершающий этап работы с документами в текущем делопроизводстве. Дела для сдачи в архив готовятся в соответствии с требованиями, разработанными архивными учреждениями (см. Основные правила работы вневедомственных архивов). Подготовка дел и сдача их в архив включает: проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описей на дела с постоянным и долговременным сроками хранения.
Экспертиза ценности документов должна проводиться систематически с целью установления сроков их хранения. Конкретные сроки хранения документов устанавливаются с помощью специально разработанных и утвержденных архивными учреждениями перечней наиболее типичной для большинства организаций и предприятий документации. Коммерческие организации могут также пользоваться вышедшим в 1996 г. справочным пособием «Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов)».
В зависимости от значимости документов сроки их хранения устанавливаются постоянные или временные: один год, три года, пять лет, десять лет, пятнадцать лет и т.д. Срок хранения исчисляется на 1 января года, следующего за годом окончания дела.
Уточнив сроки хранения документов, приступают к оформлению дел. На дела с истекшими сроками хранения, отобранные к уничтожению, составляют акт. Оформление дела зависит от ценности собранных в нем документов и сроков их хранения. Дела временного (до 10 лет) хранения подлежат упрощенному оформлению. Проверяется их наличие в соответствии с номенклатурой дел, проводится их систематизация, и они передаются в архив. Такие дела остаются на скоросшивателях и не нумеруются.
Дела постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) и по личному составу подлежат полному оформлению, которое включает: переплет или подшивку дела, нумерацию листов, оформление реквизитов обложки. В конце дела вкладывают чистый бланк формы листа-заверителя (приведена в приложениях к Основным правилам работы вневедомственных архивов) для заверительной надписи. Затем дело подшивают в твердую папку (обложку) в 4 прокола или переплетают. На листе-заверителе делается надпись, в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов. Для особо ценных дел составляются внутренние описи.
После подшивки и нумерации оформляется обложка дела. Ее элементы определены ГОСТ 17.914-72 «Обложки для длительного хранения. Типы, размеры, технические требования».
На все оформленные и подготовленные к сдаче в архив дела составляются описи. По каждому делу в опись вносятся: порядковый номер, индекс дела, заголовок дела (в т.ч. и аннотация), дата, количество листов, примечания, срок хранения дела. Все эти данные переписываются с обложки дела. Если дело состоит из нескольких томов, то каждый том описи получает самостоятельный номер.
Дела постоянного срока хранения в установленном порядке передаются в государственные архивы. Руководителям негосударственных предприятий часто неизвестно, что их документы составляют негосударственную часть Архивного фонда Российской Федерации. Собственники таких документов имеют право на передачу их по соглашению на хранение в государственные архивы (см. Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах).
3. Правила подготовки служебных записок.
В чем заключаются функции служебных записок?
Служебная записка — это письменное сообщение для использования внутри организации. Традиционно письма применяют для внешних связей, в то время как служебные записки обычно предназначены исключительно для внутренних коммуникаций. Исследователи обнаружили, что 90% сообщений, написанных деловыми людьми, существует в форме писем или служебных записок. Эти же исследователи выяснили, что деловые люди пишут больше служебных записок, чем писем.
Основное объяснение популярности служебных записок заключается в том, что в организациях, особенно в больших, внутренние коммуникации чрезвычайно нужны. Организации растут, проблемы координации становятся все более серьезными. Служебные записки помогают различным подразделениям организации поддерживать связь.
Служебные записки выполняют множество функций: передают информацию из одного отдела в другой, поддерживают связь между филиалами, их могут подшивать в архив, чтобы обратиться к ним еще раз. Фактически, служебная записка — это наиболее широко используемая форма письменной коммуникации внутри организации.