Курсовая работа: Современные подходы к мотивации
- контролировать ход и выполнение решений;
- создать условия для реализации намеченных мероприятий.
Хочется отметить также какие существуют приемы для оценки и контроля за ходом делового совещания:
1. Сохранение единства участников совещания:
- в случае возникновения инцидента разрядить обстановку, сделать паузу;
-не принимать чью-то сторону до окончательного подведения итогов;
-не высказывать первым (если ты руководишь совещанием) свою точку зрения;
2.Для активизации участников делового совещания:
- иметь оптимальную стратегию принятия решения;
- создать условия для творческой работы;
-не использовать самому и не позволять другим оперировать деструктивной критикой;
-не давать участникам совещания возможности выключаться из работы;
-не оставлять без внимания даже самые незначительные предложения;
-умело осуществлять руководство групповым взаимодействием в
процессе принятия решений.
3.Для фокусирования внимания на обсуждаемой проблеме: актах и веских доказательствах;
-записывать все вносимые предложения;
-прогнозировать возможность внедрения предлагаемых идей, решений, проектов: наличие времени, ресурсов, материально-технического обеспечения, финансовых затрат и пр.
4.Для активизации обсуждения предложений:
-задавать основные вопросы и дополнительные по ходу ответов на них;_
-высказывать одобрение тем участникам совещания, кто вносит
конструктивные предложения;
-побуждать возникновение альтернативных точек зрения;
- не допускать резких выпадов в чей-либо адрес;
-оказывайте всестороннюю поддержку новым прогрессивным идеям;
-будьте готовы к отрицательному исходу коллективного обсуждения вопроса;
-если не выработать консенсусное решение, тогда идите на компромисс; не подавляйте мнение меньшинства, возможно, оно и есть перспективное.
В начале совещания необходимо ознакомить собравшихся с его целями, предметом, основными вопросами, предложить порядок проведения, оговорить условия работы. Собрание или совещание назначаются в срок, удобный для большинства участников, как правило, во второй половине дня, что обусловлено чисто практическим подходом: с утра люди обычно занимаются важными и срочными делами, в основном заканчивая их к обеду, а после завершения мероприятия они из-за возбуждения вряд ли смогут продолжать нормальную работу, и их лучше отпустить домой. С утра проводятся лишь оперативки.
При проведении собраний и совещаний необходимо строго придерживаться регламента, который должен быть известен заранее, и сообщать об имеющемся резерве времени. Мероприятие должно начинаться точно в назначенный срок, без ожидания опаздывающих, и, если не случается непредвиденных событий, закончится в предусмотренное время. Такой подход желателен и к производственным оперативкам, где происходит заслушивание кратких сообщений о текущих делах, информирование о принятых руководством решениях, коллективное инструктирование и прочие.
Оптимальная длительность оперативки 20 - 40 мин (ее целесообразно проводить 2 - 3 раза в неделю); проблемного совещания с насыщенной повесткой – 1,5 – 2ч, а обсуждения сложного вопроса в его рамках – 40 – 45 мин. Ограничение продолжительности такого рода мероприятий, за исключением чрезвычайных случаев, обусловлено тем, что уже через 30 – 40мин работы у их участников начинает ослабевать внимание; через 70 – 80 мин появляется физическая усталость; через 80 – 90 мин развивается “отрицательная активность” – начинаются разговоры и занятие посторонними делами; через 2 ч непрерывной работы люди готовы на все, чтобы побыстрее разойтись. В то же время через 30 – 40 мин отвлечения внимание вновь автоматически включается.
На практике лучше решить за одно совещание больше вопросов, так как в совокупности на это уйдет меньше времени, обеспечивается четкий ритм работы, люди меньше отвлекаются от темы.
Успех таких мероприятий во многом зависит от их руководителя. На собрании коллектива он не обязательно должен быть представителем администрации, но должен пользоваться уважением и авторитетом у собравшихся и лично знать многих со всеми их достоинствами и недостатками.