- по сбору первичных документов;

- контролю их достоверности;

- подготовке для машинной обработки;

- вводу данных в ПК и записи их на носители (диски, дискеты);

- управлению их обработки на машине;

- получению регистров выходной информации;

- контролю, анализу и регулированию расчетов.

Все вычислительные и группировочные операции, выборку, форми­рование и хранение информационных массивов, а также печать выход­ных ведомостей выполняет ПК.

Кроме того, использование в качестве технического средства АРМ бухгалтера современных персональных ЭВМ дает возможность одновременно с децентрализованной обработкой учетных данных обеспечить интегра­цию информационной базы, сократить время обработки; ликвидировать разрыв во времени между хозяйственным процессом, получением пер­вичной информации, ее обработкой и выдачей итоговой информации,

Локальные сети обеспечивают доступ к более мощным ЭВМ и общим базам данных, а также распределение баз данных по сети. Локальные сети могут иметь различную типологию построения, объединять одно­типные и разнотипные ЭВМ:

— наиболее часто используется так называемая звездообразная организа­циялокальной сети, когда одна микро-ЭВМ выполняет роль управляющей и к ней подключаются подчиненные АРМы на базе микро-ЭВМ. Таким образом можно организовать многоуровневую систему обработки данных на базе использования различных типов ЭВМ и операционных систем;

- при организации АРМ бухгалтера используются также сети с кольцевым подключением микро-ЭВМ или через общую шину. Если микро-ЭВМ кольцевой сети выполняет управляющие функции, то она может обеспечить информационно-вычислительное обслуживание опреде­ленного участка учета.

Объединение микро-ЭВМ в локальную вычислительную сеть в преде­лах одного предприятия дает возможность использовать их в качестве средства построения взаимосвязанных АРМ, обеспечивающих полную автоматизацию бухгалтерского учета. АРМ бухгалтера организуется по функ­циональному признаку и охватывает участки учета основных средств, мате­риальных ценностей, труда и заработной платы, финансово-расчетных операций; затраты на производство готовой продукции, а также сводный учет и отчетность (рис. 1).

Рис. 1. Структура бухгалтерии на базе АРМ (автоматизированных рабочих мест)

3. Выбор информационных технологий и программ

Компьютер как физический объект (hardware) не решает все пробле­мы. Необходимо иметь также программы (software), которые помогут обеспечить эффективное функционирование предприятия во всех аспектах — в производстве (производительность), менеджменте, бухгалтерском учете, финансах, делопроизводстве и т. д. Для достижения гарантированного успе­ха при автоматизации бухгалтерского дела необходимо наличие следую­щих семи факторов:

1) система, которую выбирают, должна удовлетворять следующим тре­бованиям:

• быть адаптируемой, то есть ее можно приспособить для существующего бизнеса и модифицировать, если время от времени меняютсявнутренние и внешние условия его функционирования;

• быть хорошо документированной и легкой в использовании;

• иметь поддержку и сопровождение со стороны местного представи­тельства производителя программ, которое в состоянии профессио­нально и в срок отвечать на все вопросы пользователя;

2) перед переходом на автоматизированную систему необходимо иметь хо­рошо отлаженную систему бухгалтерского учета с ручной обработкой;

3) один из сотрудников фирмы должен нести полную ответственность за проект;

4) весь персонал, так или иначе связанный с проектом (включая даже тех, кто будет вводить данные), должен участвовать как в планирова­нии, так и во внедрении системы;

5) директор фирмы обязан знать весь проект в деталях;

6) менеджер по внедрению должен определять приоритет задач и быть готовым к их поэтапному выполнению;

7) фирма должна спланировать бюджет для закупки необходимых ком­пьютерных и программных средств в соответствии с уровнем ожидае­мых результатов.

Рынок программных продуктов по автоматизации бухгалтерского уче­та непрерывно меняется, причем это касается структуры как предложе­ния, так и спроса. Такие перемены обусловлены ростом уровня компью­терной подготовки специалистов-бухгалтеров, потребностями развиваю­щихся малых предприятий, а также появлением более совершенного тех­нического обеспечения по доступным ценам. Зачастую пользователю предлагаются десятки и сотни программных продуктов одного назначе­ния, значительно отличающихся друг от друга по качеству и по цене. При этом как цена, так и количество продаж зачастую мало зависят от реального качества программного продукта. Это создает серьезную про­блему для потенциальных пользователей. Перед ними стоит задача сори­ентироваться в многообразии программных продуктов и сделать пра­вильный выбор.

Если бы разработчики программ заранее, еще до начала проектирова­ния, имели возможность получить достоверные данные о потребитель­ских свойствах существующих программных продуктов, то вряд ли воз­никла необходимость наводнять рынок слишком большим числом про­грамм одного назначения, несопоставимых по качеству.

При этом если бы покупатель мог сам оценить качество программно­го продукта, сравнить экономическую эффективность предлагаемых про­граммных средств, провести оценку достоверности информации, содер­жащейся в рекламных сведениях, то наверняка было бы меньше разоча­рования после покупки программных продуктов данного направления.

Такая ситуация не выгодна никому: ни самому продавцу, поскольку производить и предлагать рынку программные средства с заведомо худ­шими эксплуатационными возможностями бессмысленно, ибо слишком велики затраты на их разработку и слишком велик риск, что они не оку­пятся; ситуация не выгодна и обществу, которое несет при этом прямые и косвенные убытки. Произведенный, но не востребованный покупате­лем программный продукт, не имеет остаточной потребительской стои­мости, его нельзя продать на запчасти, переплавить и т. д. Общество не получает отдачи от затрат интеллектуальных и финансовых средств, от­влеченных из других сфер.