Курсовая работа: Сравнительный анализ Основных правил работы ведомственных архивов и Основных правил работы
1. Основными учетными документами в ведомственном архиве являются:
- утвержденные ЦСУ СССР формы отчета о составе и объеме фондов, хранящихся в архиве.
- В делах по личному составу составляются внутренние описи документов. На каждый фонд ведется дело фонда.
1. Основными учетными документами в архиве организации являются:
список фондов (для регистрации принятых на хранение архивных фондов и архивных коллекций, присвоения им номеров, учета количества и состава архивных фондов и архивных коллекций, находящихся на хранении и выбывших);
реестр описей - для регистрации описей дел и документов, учета их количества и состава;
паспорт архивохранилища (произвольной формы) - для суммарного учета фондов и документов каждого архивохранилища архива организации;
книга учета поступления и дело фонда - комплекс документов по истории фондообразователя и фонда, ведется на каждый архивный фонд и архивную коллекцию;
Для централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации в архиве организации составляются следующие документы:
паспорт архива организации, хранящей управленческую документацию на 1 декабря .... г.;
паспорт организации, хранящей документы отраслевого фонда на 1 декабря .... г.
2. Вспомогательными учетными документами являются: книги и карточки учета выбытия дел, книги учета дел по личному составу, паспорта фондов, внутренние описи дел и т.д.
3. Сведения о каждой единице учета ЭД вводятся в учетную БД ЭД или в учетную карточку ЭД
ЭД учитываются в составе архивного фонда организации-фондообразователя по описям, единицам учета и единицам хранения. Информационный объем ЭД указывается в мегабайтах (Мбайт).
Поступления ЭД на архивное хранение учитываются в общей книге поступления и выбытия документов В качестве вспомогательных учетных документов могут создаваться и использоваться журнал учета поступления и выбытия ЭД и журнал учета миграций и перезаписей ЭД.
В данном подразделе в «Основных правилах работы архивов организации» вводятся определения учет документов, архивный шифр, учетный документ, единица хранения.
Отдельными пунктами в правилах располагаются требования к заполнению учетных документов: дело фонда, реестр дел, описи дел, лист фонда, список фондов, книга учета поступления и выбытия документов.
В «Основных правилах работы архивов организации» раскрывается информация о учете дел и документов, находящихся на депозитарном хранении, ведении учетных баз данных.
Требования к составлению номенклатур дел и формированию дел
Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
|
Характеристики |
Ведомственный архив |
Архив организации |
|
Назначение |
Номенклатура дел составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве организации. Она намечает группировку исполненных документов в дела, систематизацию дел, индексацию и сроки хранения дел, является основой для составления описей дел постоянного и временного хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а ведомственном архиве и архиве организации используется для учета дел временного хранения. | |
|
Виды номенклатур дел |
1. типовая; 2. примерная; 3. индивидуальная. | |
|
Графы номенклатуры дел |
К-во Просмотров: 250
Бесплатно скачать Курсовая работа: Сравнительный анализ Основных правил работы ведомственных архивов и Основных правил работы
| |