Курсовая работа: Технология прохождения договора на предприятии

5. Подписание коммерческого предложения

Коммерческое предложение подписывает (проставляет реквизит "подпись" на Бланке) Руководитель предприятия (или его заместитель, имеющий соответствующие права - далее "его заместитель"). Допускается подписывать только первый экземпляр Коммерческого предложения (отправляемый Заказчику). В этом случае его второй экземпляр (остающийся на предприятии) заверяют специалисты службы ДОУ (проставляют на Бланке реквизит "отметка о заверении копии ").

При наличии в Коммерческом предложении сведений, составляющих коммерческую тайну Исполнителя (предприятия) или Заказчика, а также в случае, когда условия сделки либо сам факт ее подготовки являются коммерческой тайной, Руководитель предприятия (его заместитель) на Бланке проставляет реквизит "гриф ограничения доступа к документу".

В специальных случаях (для придания юридической силы Коммерческому предложению, для наиболее важных и ответственных сделок и т.п.) после подписания Коммерческого предложения Руководителем предприятия (его заместителем) его подпись дополняется оттиском печати предприятия (на Бланке проставляется реквизит "печать").

При подписании Коммерческого предложения у Руководителя предприятия (его заместителя) могут возникнуть замечания, учет которых приведет к необходимости внесения изменений в условия предлагаемой сделки. В этом случае Ответственный исполнитель проводит повторную подготовку, оформление, согласование и подписание текста Коммерческого предложения.

ПРИНЯТИЕ РЕШЕНИЯ ПО КОММЕРЧЕСКОМУ ПРЕДЛОЖЕНИЮ

На данном этапе выполняются технологические операции, связанные с :

отправкой коммерческого предложения Заказчику;

регистрацией отправки коммерческого предложения Заказчику;

контролем получения и рассмотрения коммерческого предложения Заказчиком;

корректировкой коммерческого предложения;

получением решения по коммерческому предложению от Заказчика;

регистрацией получения решения по коммерческому предложению.

Подписанное Коммерческое предложение отправляется Заказчику (Контрагенту) для рассмотрения и принятия решения по условиям предлагаемой сделки.

6. Отправка коммерческого предложения Заказчику

Полностью подготовленное, оформленное и подписанное Коммерческое предложение перед отправкой его Заказчику регистрируется специалистами службы ДОУ. Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, их оперативного поиска, учета и контроля. Существует несколько форм регистрации документов: централизованная, децентрализованная и смешанная (в данном материале не будем останавливаться на их подробной характеристике).

Регистрация Коммерческого предложения - это фиксация факта его создания путем проставления специалистами службы ДОУ реквизитов "индекс" и "дата" на Бланке с последующей записью необходимых сведений о Коммерческом предложении в регистрационных формах (журналах и/или карточках).

Коммерческое предложение регистрируется только один раз - в день его подписания. При передаче зарегистрированного Коммерческого предложения из одного структурного подразделения предприятия в другое оно повторно не регистрируется.

Реквизит "дата" проставляется на Бланке после подписания Коммерческого предложения.

Реквизит "индекс" Коммерческого предложения, как правило, включает:

порядковый номер в пределах регистрируемого массива документов;

индекс по номенклатуре дел.

В состав индекса могут входить номера (коды) из дополнительных классификаторов предприятия (корреспондентов, структурных подразделений, вопросов деятельности и т.д.), для обеспечения оперативной работы с документами.

В индексе обычно соблюдается следующая последовательность составляющих его частей:

порядковый регистрационный номер в пределах данной группы документов;

номер направления по Номенклатуре дел предприятия;

номер дела внутри данного направления по Номенклатуре дел предприятия;

номер по дополнительному классификатору предприятия (при необходимости).

Пример: